Les rapports personnalisés sont l'exportation de rapports Perk qui combine un catalogue fixe de colonnes statiques avec le colonnes dynamiques Chaque compte configure ses paramètres, tels que les champs de voyage personnalisés et les groupes d'utilisateurs.

Cet article vous permettra de découvrir le contenu des rapports personnalisés, quand les consulter, comment Perk les envoie par e-mail, comment fonctionnent les modèles, comment chaque colonne est définie et comment les colonnes personnalisées sont étiquetées dans le fichier.

Que sont les rapports personnalisés ?

Les rapports personnalisés de Perk sont des exportations configurables de données de voyage et de réservation issues des rapports de voyage. Ils vous permettent de filtrer les résultats et de choisir les colonnes à inclure, puis d'obtenir le résultat au format CSV ou Excel. Vous les trouverez sous Analyser > Rapports de voyage > Rapports et calendriers, dans l'onglet Générer un rapport.

Les rapports personnalisés sont conçus pour l'analyse et la création de rapports, et non pour la consultation opérationnelle en temps réel. Le processus de génération des rapports s'exécute pendant la nuit, avec une interruption vers 1 h du matin. Par conséquent, les données ajoutées à Perk après cette heure ne seront pas incluses dans l'exportation du jour. En pratique, les rapports personnalisés, comme tous les rapports Perk, accusent un retard d'environ 24 heures par rapport aux données en temps réel. Il est donc déconseillé d'obtenir des chiffres mis à jour le jour même.

L'exportation combine deux types de colonnes. Les colonnes statiques correspondent aux champs standard que Perk publie pour chaque compte, tels que le nom du voyageur, le statut du voyage et les dépenses. Les colonnes dynamiques, quant à elles, correspondent aux champs personnalisés et aux groupes d'utilisateurs configurés par votre entreprise ; leur composition exacte varie donc d'un compte à l'autre.

Quand utiliser des rapports personnalisés

Les rapports personnalisés sont l'outil idéal lorsque vous avez besoin d'un ensemble de données structuré, ligne par réservation, que vous pouvez ouvrir dans un tableur, transmettre à votre équipe financière ou intégrer à un système externe. Ces rapports couvrent les données relatives aux déplacements et aux dépenses, l'analyse des approbations, les rapports de développement durable et le rapprochement avec votre ERP ou vos outils comptables.

Utilisez les rapports personnalisés pour analyser les données de voyage selon vos besoins : par exemple, extraire toutes les réservations d’hôtel pour un poste de dépenses donné au cours du dernier trimestre, exporter les émissions de CO2 liées aux vols pour vos différentes unités commerciales ou créer un fichier de rapprochement financier qui aligne les réservations sur les factures. Grâce à la maîtrise des filtres et de la sélection des colonnes, vous pouvez adapter chaque exportation à une question précise, au lieu de vous contenter d’un rapport fixe.

Générer et télécharger un rapport personnalisé

Les rapports personnalisés de Perk sont désormais envoyés par e-mail au lieu d'être téléchargés directement dans votre navigateur. Auparavant, vous génériez l'export et le fichier était téléchargé une fois prêt. Maintenant, sélectionnez Obtenir le rapport, choisissez un Format (CSV ou Excel), ajoutez les Destinataires, puis sélectionnez Obtenir. Les destinataires peuvent être tous les utilisateurs actifs de votre compte.

Perk génère le rapport en arrière-plan. Chaque destinataire reçoit un courriel contenant un lien de téléchargement temporaire (et non une pièce jointe). Ce lien ouvre une page Perk intitulée « Télécharger le rapport », qui lance automatiquement le téléchargement. Les destinataires doivent être connectés à leur compte Perk pour ouvrir le lien, mais ils n'ont pas besoin des autorisations nécessaires pour générer des rapports.

Les liens et fichiers de rapports personnalisés expirent après 7 jours. Un lien expiré affiche un message indiquant que le rapport a expiré ou n'existe plus, et Perk ne peut pas régénérer le fichier expiré à partir de ce lien. L'utilisateur doit alors sélectionner Générer un nouveau rapport pour exécuter à nouveau le rapport et en recevoir une copie par courriel.

Pour obtenir des instructions étape par étape, consultez la section « Obtenir un rapport personnalisé par courriel ».

Réutilisation des configurations de rapports avec des modèles

Les modèles de Perk enregistrent une sélection de champs et de filtres d'un rapport personnalisé. Vous n'avez ainsi pas besoin de tout recommencer à chaque fois que vous exécutez un rapport fréquemment utilisé. Par exemple, vous pouvez enregistrer un modèle nommé « Dépenses hôtelières du 3e trimestre par objet de coût » et obtenir une copie actualisée de ce rapport dès que vous en avez besoin.

Les modèles fonctionnent différemment des paramètres personnels. Perk partage les modèles pour l'ensemble du compte ; ainsi, tout administrateur ou analyste peut les consulter, les modifier et les supprimer. Seuls les administrateurs et les analystes ont accès à cette fonctionnalité. Si vous modifiez ou supprimez un modèle, tous les membres du compte voient la modification. Il est donc conseillé de convenir d'un nom et d'une responsabilité avec votre équipe. Les modèles ne prennent pas en charge les périodes personnalisées.

Vous trouverez des modèles dans l'onglet Modèles de la page Rapports et planifications. Pour créer, modifier, utiliser ou supprimer un modèle, consultez la section Enregistrer et réutiliser des modèles de rapports personnalisés. Pour envoyer un modèle par courriel de façon récurrente, consultez la section Planifier l'envoi de rapports personnalisés par courriel.

Référence de terrain — chaque colonne expliquée

Le rapport personnalisé présente toutes les colonnes de reporting publiées par Perk pour l'exportation administrateur, regroupées ici par catégorie. Consultez la liste des champs ci-dessous pour connaître la signification de chaque colonne et l'expliquer à vos collègues ou à votre équipe.

Informations pour les voyageurs et les voyages

Détails des coûts, de la devise et des taxes

Colonnes dynamiques : champs et groupes personnalisés

Les rapports personnalisés incluent une colonne dynamique pour chaque champ de voyage personnalisé et chaque catégorie de groupe d'utilisateurs configurée sur le compte. Dans le rapport personnalisé, chaque nom défini est publié dans sa propre colonne, et l'en-tête de cette colonne comporte un préfixe de type indiquant son type : `Champ personnalisé` pour les champs personnalisés et `Groupe` pour les groupes d'utilisateurs. Bien que ce préfixe soit affiché à la fin de l'en-tête visible, il est également pris en compte pour le nom de la colonne dynamique.

Par exemple, un champ personnalisé que vous avez nommé Projet apparaît dans l'exportation sous la forme d'une colonne intitulée Projet - Champ personnalisé. Une catégorie de groupe d'utilisateurs nommée Région apparaît sous la forme d'une colonne intitulée Région - Groupe.

Le préfixe de type est appliqué systématiquement à chaque colonne dynamique. Cela garantit la prévisibilité des en-têtes pour les utilisateurs ultérieurs, facilite le débogage des exportations et évite les conflits de données lorsqu'un champ personnalisé ou un groupe d'utilisateurs que vous avez configuré partage un nom avec une colonne statique.

Champs et groupes personnalisés archivés

Les rapports personnalisés conservent les champs personnalisés et les groupes d'utilisateurs même après leur archivage, ce qui permet aux réservations historiques de conserver les valeurs qui leur avaient été attribuées. Dans le rapport personnalisé, les colonnes dynamiques archivées sont identifiées par le suffixe (archivé) ajouté après le préfixe « type ».

Par exemple, un champ personnalisé archivé nommé à l'origine Ancien projet apparaît dans l'exportation sous la forme Ancien projet - Champ personnalisé (archivé).

Exportations CSV et Excel

Les rapports personnalisés sont disponibles en deux formats : CSV et Excel. Leur fonctionnement est identique dans les deux formats : les mêmes colonnes sont disponibles, les mêmes filtres s’appliquent et les mêmes règles de nommage régissent les en-têtes.

Cela inclut le préfixe de type des colonnes dynamiques. Que vous exportiez Projet - Champ personnalisé au format CSV ou Excel, l'en-tête de colonne reste identique et les colonnes archivées portent le suffixe (archivé) dans les deux formats. Choisissez le format le plus adapté à vos outils de traitement ; les données et les en-têtes sont cohérents dans les deux cas.

Montants par voyageur et précision des exportations

Les champs indiquant la part par voyageur d'une réservation — Dépenses par voyageur (devise d'origine) et Taxe par voyageur (devise d'origine) — sont calculés en divisant le montant total de la réservation par le nombre de voyageurs. Ces valeurs sont exportées avec une précision décimale complète aux formats CSV et Excel. Ainsi, la somme des valeurs de la colonne dans votre feuille de calcul correspondra au total de la réservation, que vous choisissiez l'option de téléchargement avec ou sans formatage.

Remarque : Auparavant, le choix de l’option de téléchargement formaté entraînait un arrondi à deux décimales de ces champs avant l’exportation, ce qui pouvait engendrer un léger écart lors du calcul des sommes (par exemple, 2 × 3,575 $ apparaissait comme 7,16 $ au lieu de 7,15 $). Ce problème est désormais résolu : les deux options de téléchargement exportent maintenant la valeur avec la précision maximale.

Conseils de rapprochement : Pour le rapprochement avec votre ERP, votre système comptable ou vos relevés bancaires, utilisez toujours les champs en devise d'origine : Dépenses par voyageur (devise d'origine) et Taxe par voyageur (devise d'origine). Ces champs reflètent les montants réellement facturés dans la devise de la transaction et constituent la source de référence fiable pour faire correspondre les données Perk aux enregistrements externes. Les équivalents en devise utilisateur appliquent un taux de conversion au moment de la production du rapport, qui peut différer du taux utilisé par votre banque ou votre prestataire de paiement, les rendant ainsi inadaptés au rapprochement financier.