Le remboursement via Perk signifie que Perk rembourse à vos employés leurs frais professionnels approuvés (tels que les repas, les taxis et les dépenses diverses) pour le compte de votre entreprise. L'employé reçoit le remboursement de Perk, et votre entreprise est ensuite facturée séparément pour ces paiements.

L'approbation, le paiement, la facturation et l'historique des transactions sont centralisés dans Perk. Vous n'avez donc plus besoin de fichiers PAIN ni d'effectuer de paiements manuels via votre portail bancaire. Les remboursements sont disponibles une fois la fonctionnalité activée pour votre compte ; vous pouvez toutefois choisir de l'utiliser ou non pour une entreprise en particulier.

Pourquoi utiliser les remboursements dans Perk ?

• Approbation, paiement, facturation et une piste d'audit unique sont regroupés au même endroit dans Perk.
• Vous n'avez pas besoin de générer ni de télécharger de fichiers de paiement sur votre compte bancaire ; Perk gère les paiements.
• Aucune heure n'est consacrée à la création et au téléchargement des lots de paiement.
• Les paiements et le relevé de remboursement de Perk correspondent parfaitement.
• De la dépense à l'approbation, jusqu'au paiement dans vos comptes, vous restez dans un flux continu sans avoir à jongler entre différents systèmes.
• Les employés peuvent voir quand leur remboursement est programmé, en cours de traitement ou payé.
• Une fois que le responsable financier a approuvé et programmé le remboursement, les paiements sont effectués selon le cycle de Perk (par exemple, hebdomadaire) au lieu d'attendre votre processus de paiement interne.

Remarque : Perk effectue les paiements par lots selon une fréquence fixe définie pour votre entreprise : chaque vendredi, toutes les deux semaines le 14 et le dernier jour du mois, et le dernier jour du mois. Tous les paiements sont effectués à 11 h 00 UTC. Une fois déclenché, le délai de réception des paiements varie selon la région : jusqu’à 1 jour ouvré (J+1) pour le Royaume-Uni, jusqu’à 2 jours ouvrés (J+2) pour l’Union européenne et 1 à 2 jours ouvrés pour les paiements ACH aux États-Unis. Les jours fériés et les week-ends ne sont pas inclus dans ces délais.

Traitement fiscal : Perk en tant que payeur

Perk effectue des paiements aux employés pour le compte de l'entreprise, en agissant comme intermédiaire. Ces paiements correspondant à des remboursements de frais professionnels légitimes, ils ne sont pas considérés comme un revenu imposable pour les employés dans les pays où Perk opère (États-Unis, Royaume-Uni, Espagne, Pays-Bas, Irlande et Belgique). Le versement figurant sur le relevé bancaire de l'employé ne modifie en rien cette situation.

Les exigences en matière de documentation et de déclaration de la paie varient selon les pays. Les entreprises ayant des employés dans plusieurs juridictions doivent vérifier leurs obligations locales auprès d'un conseiller fiscal.

Conseil : Pour en savoir plus, consultez Mettre en place des remboursements a posteriori pour la Belgique, l'Estonie, l'Irlande, les Pays-Bas, l'Espagne et le Royaume-Uni.

Comment fonctionnent les remboursements de bout en bout

Une fois configuré, le flux fonctionne comme suit :

1. L'employé crée une note de frais dans Perk (par exemple, déjeuner avec un client, taxi) et l'envoie pour approbation.
2. La dépense suit votre circuit d'approbation habituel (par exemple, approbateur de l'objet de coût, puis réviseur financier).
3. Une fois que le vérificateur financier a approuvé et programmé le remboursement, Perk effectue le paiement sur le compte bancaire de l'employé au nom de votre entreprise.
4. Perk émet un relevé de remboursement (document de facturation) détaillant les paiements effectués. Votre entreprise est facturée de ces montants.
5. Votre équipe financière enregistre et paie la note de remboursement de Perk dans votre système comptable.

L'employé est payé par Perk ; l'entreprise est facturée par Perk et règle ensuite la facture. L'entreprise n'effectue jamais de virement bancaire direct sur le compte de l'employé.

Statut de dépense vs statut de remboursement

Perk suit deux choses distinctes : le statut des dépenses (pour la comptabilité et l'exportation) et le statut des remboursements (pour le paiement).

Une fois que le vérificateur financier a approuvé et programmé le remboursement, la dépense passe à l'état Prête à être exportée statut et remboursement Elle obtient son propre statut qui reflète le cycle de vie du paiement.

Les responsables et administrateurs financiers peuvent consulter l'état des remboursements dans Finance > Vérification > Rembourser. Les employés peuvent consulter l'état des remboursements (souvent intitulé « En cours de traitement » ou « Remboursé ») dans Mes tâches.

Remarque : Pour plus d’informations sur ce que les employés voient et comment vérifier le statut, consultez Vous recevrez le remboursement de vos frais engagés (hors des États-Unis). ou, pour les employés basés aux États-Unis, Liez votre compte bancaire pour recevoir les remboursements (États-Unis).

Comment fonctionne le processus comptable pour les réviseurs financiers

Les vérificateurs financiers procèdent généralement comme suit pour justifier le remboursement :

1. Examinez les dépenses à votre charge (police, reçu, montant, objet de coût, etc.) dans Finance > Examiner > Rembourser.
2. Approuvez la dépense et planifiez-la pour le prochain cycle de remboursement (paiement). La dépense passe à l'état « Prête à être exportée » et le remboursement est planifié.
3. Perk traite le paiement par lots et effectue le virement sur le compte bancaire de l'employé. Vous n'avez rien à faire auprès de votre banque ; c'est Perk qui s'en charge.
4. Perk envoie à l'entreprise un relevé de remboursement qui répertorie les versements effectués au cours de cette période.
5. Dans Finances > Vérification > Remboursement, vous pouvez consulter l'état du paiement (par exemple, effectué, refusé). Utilisez cette information et le relevé de remboursement pour confirmer le montant effectivement payé.
6. Exportez les dépenses et le relevé de remboursement Perk dans votre système comptable. Rapprochez le paiement avec le compte de transfert spécifique que vous utilisez pour le remboursement afin que votre comptabilité corresponde au relevé.

Le rapprochement s'effectue en faisant correspondre les paiements figurant sur le relevé de remboursement (et dans les vues de remboursement de Perk) aux dépenses que vous exportez et au compte de transfert de votre comptabilité générale. Le relevé de remboursement établit le lien entre les sommes versées par Perk et celles que votre entreprise doit à Perk.

Conseil : Pour une réconciliation étape par étape, voir Gérer et rapprocher les remboursementsPour envoyer des paiements, voir Envoyer un remboursement à un employé.