Remboursement Dans Perk, Perk rembourse à vos employés les frais personnels approuvés (comme les repas, les taxis et les dépenses diverses) pour le compte de votre entreprise. L'employé reçoit le paiement de Perk, et votre entreprise est ensuite facturée séparément pour ces paiements.

L'approbation, le paiement, la facturation et l'historique des modifications restent tous dans Perk.Vous n'avez donc pas besoin de fichiers PAIN ni d'effectuer de paiements manuels sur votre portail bancaire. Les remboursements sont disponibles une fois la fonctionnalité activée pour votre compte ; vous pouvez toutefois choisir de l'utiliser ou non pour une entreprise en particulier.

Administrateurs de compte ou analystes financiers Configurer la fonctionnalité pour une entreprise ; analystes financiers approuver et planifier les remboursements ; employés recevoir des paiements.
 

Le remboursement s'applique actuellement à :

• Clients admissibles : Sociétés du Royaume-Uni, d'Espagne, des Pays-Bas, d'Irlande et de Belgique dans n'importe quel compte
• Devise de paiement : GBP et EUR. Les dépenses peuvent être soumises dans n'importe quelle devise ; Perk effectue la conversion automatiquement.
• Types de dépenses : Frais payés à titre privé uniquement, comme les repas, les taxis, les dépenses diverses et autres dépenses quotidiennes.

Si votre entreprise utilise le remboursement, uniquement les dépenses payées à titre privé Les dépenses répondant aux critères ci-dessus peuvent être remboursées par Perk. Les autres types de dépenses suivent votre procédure de remboursement ou de paie habituelle.

Avertissement : Actuellement, les remboursements ne peuvent pas être utilisés avec Oracle Netsuite ou Microsoft Dynamics 365 Finance (anciennement Finance & Operations).

Pourquoi utiliser les remboursements dans Perk ?

• Approbation, paiement, facturation et historique unique des opérations vivre au même endroit à Perk.
• Vous ne générez ni ne téléchargez de fichiers de paiement sur votre compte bancaire ; Perk gère les paiements.
• Aucune heure n'est consacrée à la création et au téléchargement des lots de paiement.
• Les paiements et le relevé de remboursement de Perk correspondent parfaitement.
• De la dépense à l'approbation, jusqu'au paiement dans vos comptes, vous restez dans un flux continu sans avoir à jongler entre différents systèmes.
• Les employés peuvent voir si leur remboursement est planifié, en cours de traitement ou payé.
• Une fois que le vérificateur financier a approuvé et programmé le remboursement, les paiements sont effectués selon le cycle de Perk. (par exemple, hebdomadairement) au lieu d'attendre votre processus de paiement interne.

Perk exécute les lots de paiements selon un calendrier fixe basé sur la fréquence configurée pour votre entreprise :
Hebdomadaire : Tous les vendredis :
Toutes les deux semaines : Le 15e et dernier jour du mois :
Mensuel : Le dernier jour du mois.

Pour en savoir plus, consultez Mettre en place un système de remboursement pour les employés.

Comment fonctionnent les remboursements de bout en bout

Une fois configuré, le flux fonctionne comme suit :

1. L'employé crée une dépense payée à titre privé dans Perk (par exemple, un déjeuner d'affaires ou un taxi) et l'envoie pour approbation.
2. La dépense suit votre circuit d'approbation habituel (par exemple, approbateur de l'objet de coût, puis vérificateur financier).
3. Une fois que le vérificateur financier a approuvé et programmé le remboursement, Perk effectue le paiement sur le compte bancaire de l'employé au nom de votre entreprise..
4. Perk émet une déclaration de remboursement (Document de facturation) récapitulant les paiements effectués. Votre entreprise est facturée pour ces montants.
5. Votre équipe financière enregistre et paie la note de remboursement de Perk dans votre système comptable.

L'employé est payé par Perk ; l'entreprise est facturée par Perk et règle ensuite la facture. L'entreprise n'effectue jamais de virement bancaire direct sur le compte de l'employé.

Statut de dépense vs statut de remboursement

Perk suit deux choses distinctes:

• État des dépenses (pour la comptabilité et l'exportation)
• État du remboursement (pour paiement)

Une fois que le vérificateur financier a approuvé et programmé le remboursement, la dépense passe à l'état Prête à être exportée. statut et remboursement Elle obtient son propre statut qui reflète le cycle de vie du paiement.

Les responsables et administrateurs financiers peuvent consulter l'état des remboursements dans Finances > Vérification > Rembourser.

Les employés peuvent consulter l'état du remboursement (souvent intitulé En cours de traitement). ou Remboursé) dans Mes tâches.

Pour plus d'informations sur ce que les employés voient et comment vérifier leur statut, consultez Obtenez le remboursement de vos frais personnels.

Comment fonctionne le processus comptable pour les réviseurs financiers

Les vérificateurs financiers procèdent généralement comme suit pour justifier le remboursement :

1. Les vérificateurs financiers procèdent généralement comme suit pour justifier le remboursement :
2. Examinez la dépense payée à titre privé (police, reçu, montant, objet de coût, etc.) dans Finance > Révision > Remboursement.
3. Approuvez la dépense et planifiez-la pour le prochain remboursement. La dépense passe à l'état Prête à être exportée. et le remboursement est prévu.
4. Perk traite le lot de paiements et verse le paiement sur le compte bancaire de l'employé. Vous ne déclenchez pas cela dans votre banque ; c'est Perk qui s'en charge.
5. Perk envoie à l'entreprise un relevé de remboursement qui répertorie les versements effectués au cours de cette période.
6. Dans Finances > Révision > Remboursement, vous pouvez voir le statut du paiement (par exemple, Payé ou ÉchecUtilisez ce document et le relevé de remboursement pour confirmer le montant réellement payé.
7. Exportez les dépenses et le relevé de remboursement Perk dans votre système comptable. Rapprochez le paiement avec le compte de transfert spécifique utilisé pour le remboursement afin que votre comptabilité corresponde au relevé.

Le rapprochement s'effectue en faisant correspondre les paiements figurant sur le relevé de remboursement (et dans les vues de remboursement de Perk) aux dépenses que vous exportez et au compte de transfert de votre comptabilité générale. Le relevé de remboursement établit le lien entre les sommes versées par Perk et celles que votre entreprise doit à Perk.

Pour une réconciliation étape par étape, voir Gérer et rapprocher les remboursementsPour envoyer des paiements, voir Envoyer un remboursement à un employé.