Avant de commencer à mettre en place les remboursements, assurez-vous de savoir quelles entreprises doivent utiliser le remboursement, à quelle fréquence vous souhaitez effectuer les paiements, quelle devise utiliser et lesquelles compte de transfert Vous utiliserez votre système comptable pour le rapprochement. En cas de doute, consultez votre service financier ou comptable.

Les remboursements ne peuvent actuellement pas être utilisés avec Oracle Netsuite ou Microsoft Dynamics 365 Finance (anciennement Finance & Operations).

Choisir les entreprises qui utilisent le remboursement

Déterminez si le remboursement s'applique à toutes les entreprises du compte ou seulement à certaines d'entre elles.
Vous pouvez effectuer cette tâche si vous avez le rôle d'administrateur de compte ou de vérificateur financier, mais vous accédez à cet écran depuis différents endroits.

1. Dans Perk, accédez à Paramètres > Gestion des dépenses > Remboursements (administrateur du compte) ou Finances > Vérification > Remboursements (analyste financier).
2. Indiquez si vous souhaitez activer le remboursement pour ce compte, c'est-à-dire pour toutes les entreprises (si vous gérez plusieurs entreprises) ou sélectionnez des entreprises spécifiques.
   
   

Analystes financiers ne peuvent sélectionner que les entreprises qu'ils sont autorisés à gérer.

Si vous activez cette fonctionnalité uniquement pour certaines entreprises, les employés des entreprises qui ne la possèdent pas devront utiliser votre ancien processus, comme la paie ou les virements bancaires manuels.

Avertissement : Les remboursements sont actuellement disponibles pour employés éligibles du Royaume-Uni et d'Espagne Les paiements s'effectuent uniquement en euros et en livres sterling. Si votre compte comprend d'autres pays ou devises, ces derniers ne sont pas concernés par cette configuration.

Définir la fréquence et la devise de remboursement

La fréquence que vous choisissez s'applique à toutes les entreprises sélectionnées. Vous ne pouvez pas définir des fréquences différentes pour chaque entreprise. Pour la paramétrer :

1. Dans Paramètres > Paramètres des dépenses > Remboursements, ouvrez les paramètres de remboursement de l'entreprise (ou du compte).

2. Définir la fréquence de remboursement— par exemple, chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois. Cela détermine la fréquence à laquelle un lot de remboursements approuvés est envoyé pour paiement.
   Conseil : Choisissez une fréquence adaptée à vos approbations et à votre clôture mensuelle. Les remboursements hebdomadaires permettent des paiements plus rapides aux employés tout en vous laissant la possibilité d'exporter et de rapprocher les données régulièrement.

   

3. Sélectionnez la devise pour les paiements. Dans la version actuelle, les devises GBP et EUR sont prises en charge.
4. Pour chaque devise sélectionnée, sélectionnez le profil de paiement Ce document servira à facturer les remboursements effectués en votre nom. La devise choisie doit correspondre au profil de paiement et au(x) pays de paiement (par exemple, les employés britanniques payés en GBP).

Le profil de paiement utilisé pour les versements (la façon dont votre entreprise paie Perk) détermine les devises de versement disponibles. Dans cette version, la devise de versement et la devise du profil de paiement de l'entreprise correspondent : vous ne pouvez pas payer vos employés dans une devise différente de celle configurée pour payer Perk.

Exigences relatives au mode de paiement : Les cartes ne peuvent pas être utilisées comme moyen de paiement pour les remboursements. Si le seul mode de paiement disponible pour la devise sélectionnée est une carte, vous ne pourrez pas configurer le remboursement pour cette entreprise. Veuillez contacter votre gestionnaire de compte Perk pour ajouter un autre mode de paiement avant de poursuivre.

Dépenses en autres devises : Les employés peuvent soumettre leurs notes de frais dans n'importe quelle devise ; par exemple, un employé britannique en déplacement aux États-Unis peut soumettre un reçu en dollars américains. Perk convertit automatiquement le montant de la dépense dans la devise de paiement de l'employé (GBP ou EUR) en utilisant le taux de change en vigueur au moment du traitement. Aucune action n'est requise de la part de l'employé ni du vérificateur financier.

Indication du compte de transfert

Dites à Perk lequel compte de transfert (Compte GL) de votre système comptable, vous l'utiliserez pour enregistrer et rapprocher ces paiements. Votre équipe financière l'utilise pour faire correspondre les données de Perk. relevé de remboursement au compte approprié.

1. Dans Paramètres > Gestion des dépenses > Remboursements, trouvez le numéro de compte de transfert (ou domaine équivalent) pour l'entreprise.
2. Saisissez ou sélectionnez le code ou l'identifiant du compte de transfert que votre système comptable utilise pour les remboursements.

Vos auditeurs financiers utilisent ce compte pour exporter les dépenses et le relevé de remboursement des avantages sociaux, puis pour rapprocher les paiements. En cas de doute, veuillez consulter votre contrôleur de gestion ou votre équipe comptable.

Conseil : Utilisez un compte de transfert dédié (ou un sous-compte) aux remboursements afin de ne pas les mélanger avec d'autres types de paiements. Cela simplifie le rapprochement bancaire et facilite les audits.

Enregistrement et confirmation

Après avoir défini les sociétés, la fréquence, la devise et le compte de virement, enregistrez les paramètres de remboursement.

Vérifiez que le récapitulatif affiche bien les sociétés, la fréquence, la devise et le compte de virement corrects.

Une fois les fonds enregistrés, le remboursement est activé pour les entreprises sélectionnées. Les employés de ces entreprises peuvent ajouter les coordonnées bancaires à leur profil (s'ils ne l'ont pas déjà fait), et les examinateurs financiers peuvent commencer à approuver et planification des remboursements de Finances > Analyse > Remboursements.