Cet article explique comment activer et configurer les remboursements dans Perk afin que Perk puisse rembourser vos employés pour leurs frais professionnels approuvés, au nom de votre entreprise. Consultez-le lorsque vous serez prêt à activer cette fonctionnalité au niveau de l'entreprise.

Autoriser Perk à rembourser au nom de votre entreprise

Les remboursements en Belgique, en Estonie, en Irlande, aux Pays-Bas, en Espagne et au Royaume-Uni fonctionnent selon un modèle de financement différé : Perk paie d’abord vos employés, puis facture votre entreprise par la suite les montants versés, via votre relation de facturation existante avec Perk.

Avant de commencer, assurez-vous de bien identifier les entreprises concernées par le remboursement, la fréquence des paiements, la devise et le compte de transfert de votre système comptable à utiliser pour le rapprochement. En cas de doute, consultez votre service financier ou comptable.

Choisir les entreprises qui utilisent le remboursement

Déterminez si le remboursement s'applique à toutes les entreprises du compte ou seulement à certaines d'entre elles.

Remarque : Vous pouvez effectuer cette tâche si vous disposez des droits d’administrateur de compte ou de vérificateur financier. Toutefois, l’accès à cet écran se fait depuis des emplacements différents. Les vérificateurs financiers ne peuvent sélectionner que les sociétés qu’ils sont autorisés à gérer.

1. Dans Perk, allez dans Paramètres > Gestion des dépenses > Remboursements (administrateur du compte) ou Finance > Examen > Remboursements (examinateur financier).
2. Indiquez si vous souhaitez activer le remboursement pour ce compte, c'est-à-dire pour toutes les entreprises (si vous gérez plusieurs entreprises) ou sélectionnez des entreprises spécifiques.

Si vous activez cette option uniquement pour certaines entreprises, les employés des autres entreprises ne verront pas la possibilité de se faire rembourser leurs frais engagés via Perk ; ils suivront votre procédure habituelle (par exemple, la paie ou le virement bancaire manuel).

Remarque : Les remboursements a posteriori sont actuellement disponibles dans les pays suivants : Belgique, Estonie, Irlande, Pays-Bas, Espagne et Royaume-Uni. Selon le pays, les paiements seront effectués en euros (EUR) ou en livres sterling (GBP) uniquement. Si votre compte comprend d’autres pays ou devises, ces derniers ne sont pas concernés par cette configuration.

Définir la fréquence et la devise de remboursement

Définissez la fréquence des remboursements effectués par Perk et la devise dans laquelle les employés sont payés.

2. Définissez la fréquence de remboursement (par exemple, hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle). Cela détermine la fréquence à laquelle un lot de remboursements approuvés est envoyé pour paiement.

   • Hebdomadaire : tous les vendredis
   • Toutes les deux semaines : le 14 et le dernier jour de chaque mois
   • Mensuel : le dernier jour du mois

   Les paiements sont effectués à 11h00 UTC. Il n'y a pas d'heure limite avant le paiement. Si une dépense est manquée lors d'un cycle de paiement, elle sera prise en compte lors du prochain cycle programmé. Une fois déclenché, le délai de réception du paiement varie selon la région : jusqu'à 1 jour ouvré (J+1) pour le Royaume-Uni et jusqu'à 2 jours ouvrés (J+2) pour l'Union européenne. Les jours fériés et les week-ends ne sont pas inclus dans ces délais.

Attention : la fréquence s’applique à toutes les entreprises sélectionnées. Il n’est pas possible de définir des fréquences différentes pour chaque entreprise.

Conseil : Choisissez une fréquence adaptée à vos approbations et à votre clôture de fin de mois. Les remboursements hebdomadaires permettent des paiements plus rapides aux employés tout en vous laissant la possibilité d’exporter et de rapprocher les données régulièrement.

1. Sélectionnez la devise pour les paiements. GBP et EUR sont pris en charge.
2. Sélectionnez le profil de paiement pour chaque devise. La devise doit correspondre au profil de paiement.

Deux modes de paiement sont possibles pour les remboursements :

• Virement bancaire : Perk émet une facture après chaque versement et effectue le paiement par virement bancaire. Ce profil est disponible lorsque sa période de facturation est égale ou supérieure à votre cycle de versement. Les profils dont la période de facturation est inférieure apparaissent dans la catégorie « Non disponible ».
• Prélèvement automatique : Perk prélève le montant sur le compte de votre entreprise à chaque versement. Les profils de prélèvement automatique sont compatibles avec tous les cycles de paiement.

Avertissement : Les profils de paiement par carte ne peuvent pas être utilisés pour les remboursements. Si le seul profil disponible pour une devise est une carte, veuillez contacter votre gestionnaire de compte Perk afin d’ajouter un profil de virement bancaire ou de prélèvement automatique avant de poursuivre.

La devise de votre profil de paiement et votre devise de versement doivent correspondre : vous ne pouvez pas payer vos employés dans une devise différente de celle que vous avez configurée pour payer Perk.

Si vous choisissez un profil de prélèvement automatique et que sa période de facturation est plus courte que votre cycle de versement (par exemple, une facturation mensuelle pour des versements hebdomadaires), un message s'affichera à l'écran. Cela signifie que Perk prélèvera le montant sur votre compte avant l'émission de la facture correspondante. Les frais apparaîtront sur votre compte bancaire avant la réception de la facture ; ce processus est normal et n'a aucune incidence sur les versements aux employés.

Remarque :Dépenses dans d’autres devises : Les employés peuvent soumettre leurs notes de frais dans n'importe quelle devise ; par exemple, un employé britannique en déplacement aux États-Unis peut soumettre un reçu en dollars américains. Perk convertit automatiquement le montant de la dépense dans la devise de paiement de l'employé (GBP ou EUR) en utilisant le taux de change en vigueur au moment du traitement. Aucune action n'est requise de la part de l'employé ni du vérificateur financier.

Indication du compte de transfert

Indiquez à Perk le compte de transfert (compte général) de votre système comptable que vous utiliserez pour enregistrer et rapprocher ces paiements. Votre équipe financière l'utilisera pour faire correspondre les données de Perk.relevé de remboursement au compte correct.

1. Dans Paramètres > Gestion des dépenses > Remboursements, trouvez le Numéro de compte de virement (ou champ équivalent) pour l'entreprise.
2. Saisissez ou sélectionnez le code ou l'identifiant du compte de transfert que votre système comptable utilise pour les remboursements.

Conseil : Utilisez un compte de transfert (ou un sous-compte) dédié aux remboursements afin de ne pas les mélanger avec d’autres types de paiements. Cela simplifie le rapprochement bancaire et facilite les audits.

Enregistrement et confirmation

Vérifiez que le récapitulatif affiche bien les sociétés, la fréquence, la devise et le compte de virement corrects.

Une fois les fonds enregistrés, le remboursement est activé pour les entreprises sélectionnées. Les employés de ces entreprises peuvent ajouter les coordonnées bancaires à leur profil (s'ils ne l'ont pas déjà fait), et les examinateurs financiers peuvent commencer à approuver et planification des remboursements de Finances > Examen > Remboursements.