Quand remboursements Les frais admissibles peuvent être remboursés via Perk. Après votre approbation, Perk planifie le remboursement, paie l'employé et facture ensuite l'entreprise au moyen d'un relevé de remboursement..

Avant de commencer

• Un administrateur de compte doit activer les remboursements dans Paramètres > Gestion des dépenses > Remboursements.

• L'employé doit ajouter ses coordonnées bancaires valides et sa date de naissance à son profil Perk. Perk ne peut pas effectuer de remboursement sans ces informations.

• Vous devez avoir le réviseur financier rôle permettant d'accéder à l'écran de révision et d'approuver les remboursements.

Ouverture de la file d'attente des avis

1. Dans Perk, accédez à Finance > Révision > Dépenses et factures.
2. Vous verrez les dépenses en cours d'examen et éligibles au remboursement. Il s'agit généralement de frais non remboursés qui ont été approuvés et qui attendent une vérification financière.

Utilisez les filtres (entreprise, date, expéditeur, statut) selon vos besoins pour trouver les dépenses que vous souhaitez traiter.

Examen des dépenses

1. Ouvrez une note de frais et vérifiez qu'elle respecte la politique de l'entreprise : catégorie, justificatif, montant, objet de coût (par exemple, service ou projet) et toutes autres règles en vigueur dans votre entreprise.
2. Veuillez vérifier qu'il s'agit bien d'une dépense remboursable (par exemple, repas, taxis, frais divers). Les frais de déplacement, les indemnités kilométriques et les indemnités journalières ne sont pas remboursés dans la version actuelle.
3. En cas d'erreur, renvoyez la note de frais avec un commentaire afin que l'employé ou l'approbateur puisse la corriger. Ne programmez pas de remboursement tant que la note n'est pas correcte.

Remarque : Si les coordonnées bancaires de l'employé sont manquantes, le paiement échouera. L'employé doit mettre à jour son profil pour être payé, mais vous pouvez toujours exporter la dépense pour votre comptabilité une fois qu'elle est « Prête à exporter ».

Approbation et planification du remboursement

1. Lorsque la dépense est correcte, approuvez-la (par exemple, approuvez-la ou marquez-la comme approuvée dans l'écran de révision).
2. Lorsque la dépense est approuvée pour remboursement, elle passe à l'état « Prête à être exportée » et le remboursement est programmé. pour le prochain cycle de paiement. Vous ne choisissez pas de date de paiement précise : Perk effectue les paiements selon la fréquence définie dans Paramètres > Gestion des dépenses > Remboursements (par exemple, hebdomadaire).

Remarque : Les paiements sont effectués selon un calendrier fixe : paiements hebdomadaires tous les vendredis, paiements bihebdomadaires le 15 et le dernier jour du mois, et paiements mensuels le dernier jour du mois.

Après votre approbation, l'employé verra que son remboursement est programmé. Perk l'intégrera au prochain traitement, effectuera le paiement sur le compte bancaire de l'employé et l'ajoutera ultérieurement au relevé de remboursement envoyé à l'entreprise.

Vérification de l'état d'un remboursement

1. Allez à Finance > Revoir > Rembourser pour consulter le statut.

1. Recherchez les étiquettes d'état comme programmé, traitement, ou remboursé.

2. En cas d'échec d'un paiement (par exemple, coordonnées bancaires invalides), le statut affichera « Action requise ».L'employé doit mettre à jour son profil et le remboursement pourra être retenté lors d'un cycle ultérieur. Vous pouvez toujours exporter la dépense pour votre comptabilité ; l'entreprise n'est facturée par Perk qu'une fois le paiement effectué.

   

   Pour en savoir plus, consultez Remboursements dans Perk et Mettre en place un système de remboursement pour les employésPour faire correspondre les paiements à vos comptes, voir Gérer et rapprocher les remboursements.

   Pour les employés, voir Obtenez le remboursement de vos dépenses privées.