Cet article explique comment approuver les dépenses et programmer les remboursements dans Perk afin que Perk rembourse les frais engagés par les employés. Consultez-le lorsque vous êtes prêt à traiter les demandes de remboursement issues de la file d'attente de validation.

Vous examinez les dépenses comme d'habitude (politique, reçu, montant, centre de coûts). Lorsque vous approuvez une dépense et que l'entreprise a activé les remboursements, vous la planifiez pour le prochain cycle de paiement. Perk effectue ensuite le paiement sur le compte bancaire de l'employé au nom de l'entreprise et facture ultérieurement cette dernière via un relevé de remboursement.

Avant de commencer

• Les remboursements doivent être configurés pour l'entreprise (par un administrateur de compte dans Paramètres > Gestion des dépenses > Remboursements).
• L'employé doit disposer d'un rôle actif dans la plateforme Perk. Les utilisateurs sans rôle d'accès ne peuvent ni soumettre de notes de frais ni être remboursés.
• L'employé doit avoir des coordonnées bancaires valides dans son profil Perk (et, pour les employés hors des États-Unis, une date de naissance) ; sinon, le paiement ne peut pas être envoyé ou peut échouer.
• Vous avez besoin du rôle de réviseur financier pour voir Finance > Examiner > Rembourser et pour planifier les remboursements.

Ouverture de la file d'attente des révisions

1. Dans Perk, accédez à Finance > Révision > Dépenses et factures.
2. Vous verrez les dépenses en cours d'examen et éligibles au remboursement. Il s'agit généralement de frais non remboursés qui ont été approuvés et qui attendent une vérification financière.

Utilisez les filtres (entreprise, date, expéditeur, statut) selon vos besoins pour trouver les dépenses que vous souhaitez traiter.

Examen des dépenses

1. Ouvrez une note de frais et vérifiez qu'elle respecte la politique de l'entreprise : catégorie, justificatif, montant, objet de coût (par exemple, service ou projet) et toutes autres règles en vigueur dans votre entreprise.
2. Veuillez vérifier qu'il s'agit bien d'une dépense remboursable (par exemple, repas, taxis, frais divers). Les frais de déplacement, les indemnités kilométriques et les indemnités journalières ne sont pas remboursés dans la version actuelle.
3. En cas d'erreur, renvoyez la note de frais avec un commentaire afin que l'employé ou l'approbateur puisse la corriger. Ne programmez pas de remboursement tant que la note n'est pas correcte.

Remarque : Si les coordonnées bancaires de l’employé sont manquantes ou invalides, la dépense peut tout de même être approuvée et planifiée, mais le paiement échouera et l’employé devra mettre à jour son profil. Vous pourrez toujours exporter la dépense pour la comptabilité une fois qu’elle sera « Prête à exporter ».

Approbation et planification du remboursement

1. Lorsque la dépense est correcte, approuvez-la (par exemple, approuvez-la ou marquez-la comme approuvée dans l'écran de révision).
2. Lorsque la dépense est approuvée pour remboursement, elle passe à l'état « Prête à être exportée » et le remboursement est programmé. pour le prochain cycle de paiement. Vous ne choisissez pas de date de paiement précise : Perk effectue les paiements selon la fréquence définie dans Paramètres > Gestion des dépenses > Remboursements (par exemple, hebdomadaire).

Lorsque Perk effectue chaque cycle de paiement :

Hebdomadaire : tous les vendredis à 11 h 00 UTC
Toutes les deux semaines : le 14 et le dernier jour de chaque mois à 11 h 00 UTC
Mensuel : le dernier jour du mois à 11 h 00 UTC

Il n'y a pas de date limite ; les dépenses approuvées avant le début du traitement sont prises en compte. Une fois déclenchés, les paiements sont effectués sous un jour ouvré (J+1 au Royaume-Uni et aux États-Unis, J+2 dans l'UE) – les jours fériés et les week-ends ne sont pas inclus dans ce délai. Les paiements ponctuels ne sont pas disponibles ; si une dépense manque un traitement, elle sera prise en compte lors du prochain traitement programmé.

Après votre approbation, l'employé verra que son remboursement est programmé. Perk l'intégrera au prochain traitement, effectuera le paiement sur le compte bancaire de l'employé et l'ajoutera ultérieurement au relevé de remboursement envoyé à l'entreprise.

Résolution des problèmes de remboursement

Dans Finance > Révision > Remboursement (ou la liste des remboursements ou des dépenses), vous pouvez voir l'état du remboursement, par exemple planifié, en cours de traitement ou remboursé.

Les coordonnées bancaires sont manquantes ou incorrectes.

Ce que vous voyez : Le remboursement ne peut pas être traité car aucun compte bancaire valide pour l’employé n’est enregistré.

Que faire : Amener l’employé à Ajoutez ou corrigez vos coordonnées bancaires dans leur profil.Le compte doit être à leur nom. Une fois cette opération effectuée, le remboursement sera automatiquement inclus dans le prochain cycle de paiement programmé.

Les dépenses dépassent le plafond de remboursement.

Ce que vous voyez : Un message indiquant que la dépense dépasse le plafond de remboursement (par exemple, plus de 10 000 dans la devise de votre entreprise).

Que faire : Les dépenses dépassant la limite ne peuvent pas être remboursées par Perk. Vous devez les rembourser selon votre procédure comptable habituelle (par exemple, par virement bancaire ou par paie).

Les réservations payées à Perk ne peuvent pas être remboursées par Perk.

Ce que vous voyez : Un message indiquant que les dépenses versées à Perk ne peuvent pas être remboursées.

Que faire : Vous devez rembourser l’employé par un autre moyen, par exemple par virement bancaire ou via la paie. La dépense fait l’objet d’une alerte dans votre file d’attente de vérification indiquant qu’elle ne sera pas remboursée par Perk, ainsi que la raison.

La limite de crédit de l'entreprise a été dépassée — impossible de traiter d'autres paiements.

Ce que vous voyez : Un message indiquant que les paiements ne peuvent pas être traités pour le moment car votre limite de crédit (ou similaire) a été atteinte.

Que faire : Vous devez contacter Perk pour ajuster la limite ou régler le solde avant d’effectuer tout autre remboursement.

Vous pouvez toujours exporter la dépense pour votre comptabilité ; la société n'est facturée par Perk qu'une fois le paiement effectué.