Si votre entreprise utilise le système de remboursement Perk, Perk peut vous rembourser vos dépenses personnelles approuvées directement sur votre compte bancaire. Votre entreprise active la fonctionnalité et approuve votre dépense ; Perk se charge du paiement.

Actuellement, les frais de voyage (hôtels, vols, billets de train, locations de voiture, etc.) réservés via Perk ne sont pas remboursables ; seuls les frais personnels (repas, taxis, dépenses diverses, etc.) le sont. Si vos frais de voyage personnels dépassent le plafond autorisé, votre entreprise vous remboursera par un autre moyen. Renseignez-vous auprès de votre service financier.

Comment votre entreprise organise les paiements

L'administrateur du compte de votre entreprise active le remboursement et choisit les entreprises, la devise et la fréquence des paiements. Lorsqu'un vérificateur financier approuve votre dépense personnelle, il la programme pour le prochain cycle de paiement. Perk vous paie alors au nom de l'entreprise et facture ensuite cette dernière.
Vous n'avez rien de plus à faire pour cette partie : une fois votre dépense approuvée et programmée, Perk se charge du paiement.

Pour être payé, vous avez besoin de vos coordonnées bancaires. et date de naissance dans votre profil Perk, et votre compte bancaire doit être dans une devise prise en charge par le système de remboursement de votre entreprise (par exemple GBP pour le Royaume-Uni).
Le compte doit être à votre nom et correspondre au nom figurant dans votre profil Perk.

Configurer votre profil pour recevoir les paiements

Ajout de vos coordonnées bancaires

1. Ouvrez votre profil dans Perk (par exemple via votre nom ou votre avatar dans la barre supérieure).
2. Trouvez les informations bancaires (ou coordonnées bancaires). Si votre entreprise a activé le remboursement, vous pouvez remplir cette section.
3. Saisissez les informations demandées par Perk. Les champs dépendent de la configuration de votre entreprise :
   • Royaume-Uni (GBP) : Vous devrez généralement saisir un code de tri (6 chiffres) et numéro de compte (8 chiffres).
   • Espagne (EUR) : Vous devez saisir un IBAN.

Le compte doit être à votre nom et correspondre au nom figurant sur votre profil Perk. Perk vérifie cela afin que vous seul puissiez recevoir des remboursements sur votre propre compte.

Remarque : Si vous ne voyez pas les informations bancaires Si vous ne trouvez pas cette section, il se peut que votre entreprise n'ait pas encore activé les remboursements, ou que votre profil ne soit pas dans un pays ou une devise pris en charge. Veuillez contacter votre administrateur ou votre service financier.

Mise à jour de votre date de naissance

Perk a besoin de votre date de naissance dans votre profil à des fins de conformité et pour correspondre au titulaire du compte. Si ces informations sont manquantes ou incorrectes :

1. Ouvrez votre profil dans Perk.
2. Trouvez la date de naissance Saisissez ou corrigez les informations dans ce champ.
3. Enregistrez votre profil.

Sans date de naissance précise, le remboursement peut être bloqué ou retardé.

Ce que vous voyez lorsque votre dépense est en attente de paiement

Une fois que vous avez soumis une dépense personnelle, elle suit le processus d'approbation de votre entreprise. Dès qu'un responsable financier l'a approuvée et a programmé le remboursement, vous pouvez consulter son statut dans Perk.

Dans Mes tâches (ou l'endroit où vous consultez vos dépenses), le statut de remboursement vous indique quand vous pouvez vous attendre à être payé. Vous pourriez voir l'un de ces statuts :

• Traitement : Votre dépense a été approuvée et sera incluse dans le prochain cycle de paiement. Perk vous paiera prochainement. Vous n'avez rien à faire.
• Remboursé : Le paiement a été envoyé sur votre compte bancaire. Son affichage peut prendre un peu de temps selon votre banque.
• Nécessite une révision ou Nécessite une action : Une erreur s'est produite (par exemple, coordonnées bancaires invalides). Voir Résolution des problèmes de paiement.

Vérification de l'état du remboursement

1. Accéder à Mes tâches (ou la zone où vous voyez vos dépenses).
2. Ouvrez la dépense qui vous intéresse ou utilisez des filtres pour afficher les dépenses par statut (par exemple, remboursement en attente, remboursée).
3. Consultez l'état du remboursement pour cette dépense. Le système indiquera si le paiement est en attente, s'il a été effectué ou s'il nécessite une action.

Si votre entreprise envoie des e-mails pour les mises à jour concernant les remboursements, vous recevrez également un message lorsque le statut change (par exemple, lorsqu'un paiement échoue et que vous devez mettre à jour vos coordonnées bancaires).

Résolution des problèmes de paiement

Coordonnées bancaires manquantes

• Ce que vous voyez : Il vous est demandé d'ajouter vos coordonnées bancaires, sans quoi votre remboursement ne pourra pas être traité car aucun compte bancaire n'est enregistré.
• Que faire : Ajoutez vos coordonnées bancaires à votre profil (voir « Ajouter vos coordonnées bancaires » ci-dessus). Le compte doit être à votre nom. Une fois l’enregistrement effectué, le prochain paiement pourra inclure votre remboursement (ou votre service financier devra peut-être le reprogrammer).

Devise du compte bancaire non prise en charge par le remboursement de votre entreprise

• Ce que vous voyez : Un message indiquant que la devise de votre compte bancaire n'est pas prise en charge, ou que vous devez utiliser un compte dans une devise spécifique (par exemple GBP pour le Royaume-Uni).
• Que faire : Le système de remboursement de votre entreprise est configuré pour certaines devises (par exemple, GBP et EUR). Veuillez ajouter un compte bancaire dans la devise souhaitée ou en utiliser un autre. Si vous possédez déjà un compte dans une autre devise, renseignez-vous auprès de votre service financier pour savoir s'il prend en charge ce type de remboursement ; dans le cas contraire, vous devrez peut-être recourir à une autre méthode de remboursement (par exemple, la paie) pour cette dépense.

Les dépenses dépassent 5 000 € et ne peuvent être remboursées par Perk.

• Ce que vous voyez : Un message indiquant que la dépense dépasse le plafond de remboursement (par exemple, plus de 5 000 EUR ou l’équivalent dans votre devise).
• Que faire : Les dépenses dépassant la limite ne peuvent pas être remboursées par Perk. Votre entreprise vous remboursera par un autre moyen (par exemple, virement bancaire ou paie). Veuillez vous renseigner auprès de votre service financier.

La limite de crédit de l'entreprise a été atteinte et elle ne peut plus effectuer de paiements.

• Ce que vous voyez : Un message indiquant que les paiements ne peuvent pas être traités pour le moment car la limite de crédit de l'entreprise (ou similaire) a été atteinte.
• Que faire : Il s'agit d'une limite fixée par l'entreprise ; vous ne pouvez pas la modifier dans votre profil. Votre service financier ou administratif doit la régler auprès de Perk (par exemple, en ajustant la limite ou en régularisant le solde). Votre remboursement sera traité une fois le compte de l'entreprise à jour. Veuillez vous renseigner auprès de votre service financier pour obtenir des informations complémentaires.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement du remboursement dans votre entreprise, consultez Remboursements dans Perk.