Cet article explique comment configurer votre profil Perk pour recevoir le remboursement de vos frais professionnels approuvés (repas, taxis, dépenses diverses, etc.) lorsque votre entreprise utilise le système de remboursement, et comment consulter l'état de vos remboursements et résoudre les problèmes de paiement courants. Consultez-le pour recevoir vos remboursements sur votre compte bancaire et comprendre les informations affichées dans Perk.
Remarque : Cet article s’adresse aux employés situés hors des États-Unis. Si vous êtes un employé basé aux États-Unis, veuillez consulter la section « Lier votre compte bancaire pour les remboursements (États-Unis) ».
Si votre entreprise utilise le système de remboursement Perk, Perk peut vous rembourser vos frais professionnels approuvés directement sur votre compte bancaire, sans passer par la paie ni aucun autre processus manuel. Votre entreprise active la fonctionnalité et approuve votre dépense ; Perk se charge du paiement.
Avant de commencer
Pour être remboursé(e), vous devez posséder un compte bancaire à votre nom, dans une devise prise en charge par le système de remboursement de votre entreprise (par exemple, GBP pour une entreprise britannique ou EUR pour une entreprise de la zone euro). Ce compte doit être à votre nom et correspondre au nom indiqué sur votre profil Perk.
Vous aurez également besoin de votre date de naissance dans votre profil Perk — Perk utilise cette information à des fins de conformité et pour associer le titulaire du compte.
Actuellement, les frais de voyage réservés via Perk (hôtels, vols, billets de train, locations de voiture) ne sont pas remboursables ; seuls les frais personnels (repas, taxis, dépenses diverses, etc.) le sont. Si vos frais de voyage personnels dépassent le plafond autorisé par votre entreprise, celle-ci vous remboursera par un autre biais ; renseignez-vous auprès de votre service financier.
Ajout de vos coordonnées bancaires
Suivez ces étapes pour ajouter vos coordonnées bancaires :
- Accédez à Profil > Personnel > Informations bancaires. Si votre entreprise a activé les remboursements, vous pouvez remplir cette section.
- Saisissez les informations demandées par Perk. Les champs dépendent de la configuration de votre entreprise et du pays ; par exemple, un code guichet et un numéro de compte pour un compte au Royaume-Uni, ou un IBAN pour un compte dans la zone euro.
- Enregistrez vos informations.
Le compte doit être à votre nom et correspondre au nom indiqué sur votre profil Perk. Perk vérifie cela afin que vous seul puissiez recevoir les remboursements sur votre propre compte.
Remarque : Si la section « Informations bancaires » n’apparaît pas, il est possible que votre entreprise n’ait pas encore activé les remboursements ou que votre profil ne soit pas associé à un pays ou une devise pris en charge. Veuillez contacter votre administrateur ou votre service financier.
Mise à jour de votre date de naissance
Si votre date de naissance est manquante ou incorrecte dans votre profil Perk :
- Ouvrez votre profil dans Perk.
- Trouvez le champ date de naissance et saisissez-le ou corrigez-le.
- Enregistrez votre profil.
Sans date de naissance précise, le remboursement peut être bloqué ou retardé.
Suivi de votre remboursement
L'état de votre remboursement indique où en est votre paiement, indépendamment de l'état d'approbation de votre dépense. Une dépense passe par différentes étapes avant d'être comptabilisée (soumission, approbation, vérification et exportation), mais le fait d'avoir atteint ces étapes ne signifie pas que vous avez déjà été payé.
Une fois qu'une dépense est approuvée pour paiement, votre remboursement passe par 3 étapes :
- Planifié : votre paiement est mis en file d’attente pour le prochain cycle de paiement.
- Traitement : Perk a envoyé votre paiement, et il est en route vers votre banque.
- Remboursé : l’argent est arrivé sur votre compte bancaire.
Si Perk a besoin que vous fassiez quelque chose avant de vous payer (généralement parce que vos coordonnées bancaires sont manquantes, invalides ou dans une devise non prise en charge), le statut de votre remboursement affiche Action requise. Veuillez corriger vos coordonnées bancaires pour que le remboursement puisse être effectué.
Vous (ou un vérificateur financier) pouvez annuler un remboursement tant qu'il est planifié ou en attente d'action. Une fois en cours de traitement, le paiement est déjà en cours et ne peut plus être annulé.
Vous pouvez consulter l'état de votre remboursement sur la dépense elle-même, ainsi que dans votre liste de dépenses.
Remarque : Vérifiez toujours le statut de votre remboursement, et non celui de votre dépense, pour savoir si vous avez bien été payé. Une dépense peut apparaître comme exportée pour la comptabilité avant même que le remboursement n’ait été crédité sur votre compte bancaire.
Mise à jour ou suppression de vos coordonnées bancaires
Vous pouvez modifier ou supprimer vos coordonnées bancaires à tout moment depuis Profil > Personnel > Informations bancaires. Par exemple, si Alex Macdonald change de banque, il met à jour ses coordonnées bancaires avec celles de son nouveau compte.
- Pour utiliser un compte différent, mettez à jour vos coordonnées bancaires avec les nouvelles informations de compte.
- La suppression de vos coordonnées bancaires signifie que Perk ne pourra pas effectuer de nouveaux remboursements tant que vous n'aurez pas ajouté et enregistré un nouveau compte.
Attention : La mise à jour de vos coordonnées bancaires n’affecte que les remboursements futurs. Si un remboursement est déjà programmé ou en cours de traitement au moment de la modification, Perk le versera sur le compte enregistré lors de sa programmation ; un paiement déjà en cours ne sera pas redirigé.
Résolution des problèmes de paiement
Les coordonnées bancaires sont manquantes ou incorrectes.
Ce que vous voyez : Il vous est demandé d'ajouter vos coordonnées bancaires, sinon votre remboursement ne pourra pas être traité car aucun compte bancaire valide n'est enregistré.
Que faire : Ajoutez ou corrigez vos coordonnées bancaires dans votre profil (voir « Ajouter vos coordonnées bancaires » ci-dessus). Le compte doit être à votre nom. Une fois l’opération enregistrée, le prochain paiement pourra inclure votre remboursement (ou votre service financier devra peut-être le reprogrammer).
Devise du compte bancaire non prise en charge par le remboursement de votre entreprise
Ce que vous voyez : Un message indiquant que la devise de votre compte bancaire n’est pas prise en charge ou que vous devez utiliser un compte dans une devise spécifique (par exemple GBP pour le Royaume-Uni).
Que faire : Le système de remboursement de votre entreprise est configuré pour des devises spécifiques (par exemple, GBP ou EUR). Ajoutez un compte bancaire dans cette devise ou changez de compte. Si vous possédez déjà un compte dans une autre devise, demandez à votre service financier s’il prend en charge ce mode de remboursement ; dans le cas contraire, vous devrez peut-être utiliser une autre méthode de remboursement (par exemple, la paie) pour cette dépense.
Les dépenses dépassent le plafond de remboursement de votre entreprise.
Ce que vous voyez : Un message indiquant que la dépense dépasse le plafond de remboursement (par exemple, plus de 10 000 dans la devise de votre entreprise).
Que faire ? Les dépenses dépassant la limite ne peuvent pas être remboursées par Perk. Votre entreprise vous remboursera par un autre moyen (par exemple, virement bancaire ou paie). Veuillez vous renseigner auprès de votre service financier.
Les réservations payées à Perk ne peuvent pas être remboursées par Perk.
Ce que vous voyez : Un message indiquant que les dépenses versées à Perk ne peuvent pas être remboursées.
Que faire ? Votre entreprise vous remboursera par un autre moyen (par exemple, virement bancaire ou paie). Consultez votre service financier.
La limite de crédit de l'entreprise a été dépassée — impossible de traiter d'autres paiements.
Ce que vous voyez : Un message indiquant que les paiements ne peuvent pas être traités pour le moment car la limite de crédit de l’entreprise (ou similaire) a été atteinte.
Que faire : Il s'agit d'une limite d'entreprise, que vous ne pouvez pas modifier dans votre profil. Votre service financier ou administratif doit la régler avec Perk (par exemple, ajuster la limite ou régulariser le solde). Votre remboursement sera traité une fois le compte de l'entreprise à jour. Demandez des nouvelles à votre service financier.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement des remboursements dans votre entreprise, consultez la section Remboursements dans Perk.