Vous devez avoir accès à Finance > Révision > Remboursement et à la déclaration de remboursement Avantage envoie.

Une fois que Perk a versé les salaires des employés au nom de votre entreprise, Perk émet un relevé de remboursement détaillant ces paiements. Votre tâche consiste à vérifier le statut des paiements dans Perk, à exporter les dépenses et le relevé de remboursement, puis à enregistrer et rapprocher toutes les opérations avec le compte de transfert configuré par votre entreprise pour les remboursements dans Paramètres > Gestion des dépenses > Remboursements.

Avant de commencer

• Il est nécessaire de mettre en place un système de remboursement pour l'entreprise, incluant le compte de virement utilisé pour le rapprochement bancaire.
• Les remboursements doivent avoir été planifiés et traités (certains peuvent avoir été payés, d'autres peuvent avoir échoué ou nécessiter une intervention).
• Vous devez avoir accès à Finance > Révision > Remboursement (et toute vue de remboursement ou de versement) et au relevé de remboursement que Perk envoie (par exemple par e-mail ou dans la zone de facturation, selon votre configuration).

Vérifier le statut des paiements dans Perk

1. Dans Perk, allez dans Finance > Révision > Rembourser (ou la section relative au remboursement ou au versement, selon le cas).
2. Vérifiez l'état des paiements pour la période que vous rapprochez : Remboursé, Traitement, Programmer, ou Nécessite une action.

Remboursé Cela signifie que l'argent a été transféré sur le compte bancaire de l'employé. Nécessite une intervention Cela signifie généralement que l'employé doit régler un problème (par exemple, ses coordonnées bancaires) avant que le versement puisse avoir lieu.

Vous pouvez toujours exporter les dépenses dont le statut est « Prêt à exporter », même si leur remboursement est en attente ; votre clôture comptable n'est pas bloquée. L'entreprise n'est facturée par Perk qu'une fois le paiement effectif.

Utilisez cette vue pour confirmer quels remboursements ont été effectués au cours de la période et pour repérer ceux qui ont échoué ou qui sont en attente.

Obtenir le relevé de remboursement de Perk

Perk émet un relevé de remboursement pour la période concernée. Ce relevé détaille les paiements effectués (et éventuellement des informations complémentaires telles que les identifiants de dépense, les montants et les bénéficiaires) afin que vous puissiez les rapprocher de vos enregistrements.

1. Obtenez le relevé de remboursement pour la période que vous rapprochez. Il peut être disponible dans la section facturation de Perk ou envoyé à votre adresse courriel de facturation ou de finance ; suivez la procédure de votre entreprise.
2. Ouvrez le relevé et vérifiez que la liste des paiements et des totaux correspond bien à ce que vous attendez du statut des paiements dans Perk.

Si des informations sont manquantes ou ne correspondent pas, corrigez le problème (par exemple, vérifiez les retards de paiement ou les échecs de paiement qui apparaîtront dans un relevé ultérieur) avant de comptabiliser dans votre grand livre.

Exportation des dépenses et rapprochement avec le relevé

1. Exporter les dépenses de Perk pour la même période (par exemple, depuis Finance > Révision > Rembourser) ou la zone d'exportation ou de reporting). Utilisez l'exportation qui inclut les identifiants de dépenses, les montants, les dates et tous les champs nécessaires à votre comptabilité générale (par exemple, objet de coût, projet).
2. Faites correspondre les dépenses exportées au relevé de remboursement. Chaque versement figurant sur le relevé doit correspondre à une ou plusieurs dépenses planifiées et réglées durant la période concernée. Le relevé de remboursement fait foi des montants versés par Perk et des montants facturés à l'entreprise.

Rapprochez les comptes ligne par ligne (ou par lot si votre processus est basé sur des lots) afin que chaque paiement figurant sur le relevé soit comptabilisé dans votre exportation et dans votre comptabilité.

Saisie et rapprochement dans votre système comptable

1. Dans votre système comptable, enregistrez les dépenses et le paiement à Perk (relevé de remboursement) selon votre procédure habituelle. Imputez le paiement (ou la dette puis le paiement) au compte de transfert configuré pour les remboursements dans Paramètres > Gestion des dépenses > Remboursements..
2. Rapprochez le compte de transfert : le solde (ou les mouvements) pour cette période doit correspondre au total du relevé de remboursement et aux dépenses exportées que vous avez enregistrées.

Si vous utilisez un compte de transfert dédié aux remboursements, toutes les opérations de versement d'avantages liés à cette fonctionnalité doivent transiter par ce compte afin que le rapprochement reste clair et vérifiable.

Conseil : Conservez le relevé de remboursement et l'exportation dans la même période (par exemple, par date de relevé ou date de paiement) afin que votre période comptable et la période de relevé de Perk s'alignent et que le rapprochement soit simple.

Pour en savoir plus, consultez Remboursements dans Perk, Mettre en place un système de remboursement pour les employés, et Envoyer un remboursement à un employé.

Pour les employés, voir Obtenez le remboursement de vos dépenses privées.