Cet article explique comment faire correspondre les paiements de Perk à votre comptabilité et rapprocher les remboursements dans votre système comptable. Utilisez-le lors de la clôture d'un exercice, lorsque vous devez rapprocher les opérations de remboursement avec votre compte de transfert.

Vous avez besoin d'accéder à Finance > Review > Reimbursements et au relevé de remboursement envoyé par Perk.

Une fois que Perk a versé les salaires des employés pour le compte de votre entreprise, Perk émet un relevé de remboursement détaillant ces paiements. Votre tâche consiste à vérifier le statut des paiements dans Perk, à exporter les dépenses, à les rapprocher du relevé de remboursement et à effectuer le rapprochement bancaire avec le compte de transfert configuré pour les remboursements.

Fonctionnement des enregistrements de remboursement

Comprendre ce que représente le compte de transfert simplifie grandement la suite de cet article.

Lorsque Perk rembourse un employé en votre nom, l'obligation de votre entreprise ne disparaît pas. Elle est simplement transférée. Vous ne devez plus rien à l'employé, mais à Perk.

Perk enregistre une écriture comptable par dépense :

• Débit : le compte de charges, pour le coût
• Crédit : votre compte de transfert, pour le montant dû

Votre compte de transfert accumule donc un crédit par dépense remboursée sur la période.

Le compte de transfert est un compte de passif, et non un enregistrement d'un paiement effectué. Un solde sur ce compte signifie que le montant est toujours dû à Perk.

Ce solde n'est pas automatiquement soldé. Vous devez le solder vous-même en enregistrant les frais de Perk sur le compte de transfert dès leur réception sur votre compte bancaire. Ceci est expliqué dans Saisie et rapprochement dans votre système comptable ci-dessous.

Cela a deux conséquences utiles :

• Le solde du compte de transfert représente votre dette de remboursement en cours, à condition d'y imputer les frais de Perk dès leur réception. Il n'est pas nécessaire de le calculer séparément ni de comptabiliser une provision supplémentaire.
• À la fin de la période, y compris la fin de l'année, ce solde correspond déjà à votre passif. Les dépenses exportées en décembre et facturées par Perk en janvier seront comptabilisées sur le compte de transfert au 31 décembre, conformément à leur exactitude. Aucune régularisation manuelle ni reprise en janvier n'est requise.

Avant de commencer

• Il est nécessaire de mettre en place un système de remboursement pour l'entreprise, incluant le compte de virement utilisé pour le rapprochement bancaire.
• Vous configurez le compte de transfert par entité juridique. Si votre entreprise possède plusieurs entités juridiques utilisant des remboursements, chacune d'elles doit avoir son propre compte de transfert, et chaque compte doit exister dans le plan comptable de cette entité.
• Les remboursements doivent avoir été planifiés et traités. Certains ont peut-être été effectués, d'autres ont peut-être échoué ou nécessitent une intervention.
• Vous devez avoir accès à Finance > Review > Reimbursements et au relevé de remboursement que Perk envoie, par e-mail ou dans la zone de facturation selon votre configuration.

Vérifier le statut des paiements dans Perk

1. Dans Perk, allez dans Finance > Review > Reimbursements.
2. Examinez l'état des paiements pour la période que vous rapprochez : Remboursé, En cours de traitement, Planifié ou Nécessite une action.

Remboursé signifie que le montant a été transféré sur le compte bancaire de l'employé. Action requise signifie généralement que l'employé doit corriger une information, par exemple ses coordonnées bancaires, avant que le versement puisse être effectué. Votre entreprise n'est facturée par Perk que lorsqu'un versement est effectivement réalisé.

Dépenses dans « Nécessite une intervention »

Attention : Avant d’exporter, veuillez prendre connaissance des conséquences d’un échec du paiement. L’exportation crédite votre compte de transfert. Si le paiement est annulé ou n’aboutit jamais, Perk ne facturera pas votre entreprise et ne procédera pas à un remboursement automatique. Le montant reste sur votre compte de transfert sans que vous ayez à le compenser par des frais Perk.

Si vous exportez des dépenses dont les paiements sont encore en attente, suivez-les et annulez l'écriture dans votre système comptable si le paiement n'est pas effectué. Pour éviter cela, résolvez les éléments en attente avant l'exportation.

Utilisez cette vue pour confirmer quels remboursements ont été effectués au cours de la période et pour repérer ceux qui ont échoué ou qui sont en attente.

Annulation d'un remboursement

Les administrateurs financiers peuvent annuler un remboursement avant tout mouvement de fonds, au lieu de le laisser bloqué ou d'ouvrir un ticket d'assistance.

1. Ouvrez le remboursement dans Finance > Révision > Remboursements.
2. Sélectionnez Annuler le remboursement. Cette option est disponible lorsque le remboursement est Planifié (en attente de paiement) ou Nécessite une action (échec du paiement).
3. Choisissez un motif d'annulation et confirmez.

Attention : L'annulation n'est pas possible une fois que le paiement atteint le stade de traitement ou de remboursement. Le statut d'exportation n'a aucune incidence sur cela : une dépense exportée peut toujours être annulée si son remboursement est toujours en cours. Programmer ou Nécessite une interventionUne fois le paiement effectué ou finalisé, le remboursement ne peut plus être annulé dans Perk.

Obtenir le relevé de remboursement de Perk

Perk émet un relevé de remboursement pour la période concernée. Ce relevé détaille les paiements effectués (et éventuellement des informations complémentaires telles que les identifiants de dépense, les montants et les bénéficiaires) afin que vous puissiez les rapprocher de vos enregistrements.

1. Obtenez le relevé de remboursement pour la période que vous rapprochez. Il peut être disponible dans la section facturation de Perk ou envoyé à votre adresse courriel de facturation ou de finance ; suivez la procédure de votre entreprise.
2. Ouvrez le relevé et vérifiez que la liste des paiements et des totaux correspond bien à ce que vous attendez du statut des paiements dans Perk.

Si des informations sont manquantes ou ne correspondent pas, corrigez le problème (par exemple, vérifiez les retards de paiement ou les échecs de paiement qui apparaîtront dans un relevé ultérieur) avant de comptabiliser dans votre grand livre.

Exportation des dépenses et rapprochement avec le relevé

Le relevé de remboursement fait foi des sommes versées par Perk et des frais facturés à votre entreprise.

Rapprochez les comptes ligne par ligne, ou par lot si votre processus est basé sur des lots, afin que chaque paiement figurant sur le relevé soit comptabilisé dans vos exportations et dans votre comptabilité.

1. Exportez les dépenses de Perk pour la même période. Utilisez l'exportation incluant les identifiants de dépense, les montants, les dates et tous les champs nécessaires à votre comptabilité, tels que l'objet de coût ou le projet.
2. Faites correspondre les dépenses exportées au relevé de remboursement. Chaque versement figurant sur le relevé doit correspondre à une ou plusieurs dépenses planifiées et payées au cours de cette période.

Note sur le timing

Les dépenses sont exportées lorsqu'elles sont marquées comme prêtes à l'exportation, indépendamment du cycle de paiement. Une dépense peut être exportée avant même que son paiement n'ait été effectué.

Ceci est normal et ne constitue pas une erreur. Cela explique pourquoi le compte de transfert présente un solde entre les exportations et les frais prélevés par Perk sur votre compte bancaire.

Saisie et rapprochement dans votre système comptable

La manière dont les dépenses sont comptabilisées dépend de la façon dont votre entreprise exporte depuis Perk.

• Si vous utilisez une intégration comptable (connecteur API), Perk enregistre automatiquement les dépenses dans votre système comptable lors de leur exportation. Vous n'avez pas besoin de les saisir à nouveau.
• Si vous utilisez une exportation par fichier, importez ce fichier dans votre système comptable selon votre procédure habituelle. Le fichier contient les mêmes écritures que celles décrites dans la section « Fonctionnement des écritures de remboursement » ci-dessus.

Dans les deux cas, une seule entrée vous incombe toujours : le paiement à Perk.

1. Lorsque le paiement de Perk arrive sur votre compte bancaire, imputez-le au compte de transfert configuré pour les remboursements dans Paramètres > Gestion des dépenses > Remboursements :

   • Débit : le compte de transfert
   • Crédit : votre compte bancaire

   Les frais Perk sont facturés une seule fois par cycle de paiement, couvrant toutes les demandes de remboursement de ce cycle. Vous enregistrez une seule entrée par frais, en soldant les crédits accumulés sur une seule ligne. Consultez le relevé de remboursement pour voir quelles demandes de remboursement et quelles dépenses sont couvertes par les frais.

2. Rapprochez le compte de transfert. Les mouvements de la période doivent correspondre au total du relevé de remboursement et aux dépenses exportées comptabilisées durant cette période. Le solde restant correspond aux sommes versées par Perk pour votre compte, mais non encore facturées.

Si vous utilisez un compte de transfert dédié aux remboursements, toutes les opérations de versement d'avantages liés à cette fonctionnalité doivent transiter par ce compte afin que le rapprochement reste clair et vérifiable.

Conseil : Conservez le relevé de remboursement et l’exportation dans la même période, par exemple par date de relevé ou date de paiement, afin que votre période comptable et la période de relevé de Perk s’alignent et que le rapprochement soit simple.

Ce que Perk publie et ne publie pas

Pour être explicite quant à la limite :

• Perk enregistre : le coût de la dépense et le crédit sur votre compte de transfert représentant le montant dû à Perk.
• Perk ne traite pas le paiement de votre compte bancaire vers Perk. Perk n'a aucune visibilité sur votre compte bancaire ; il vous incombe donc toujours d'effectuer cette saisie, en utilisant le relevé de remboursement pour identifier la nature de chaque dépense.

Vous n'avez pas besoin de comptabiliser une provision distincte pour les frais Perk à venir. Le crédit sur votre compte de transfert constitue déjà cette provision.

Pour en savoir plus, consultez Remboursements dans Perk, Mettre en place un système de remboursement pour les employés, et Envoyer un remboursement à un employé.

Pour les employés, voir Obtenez le remboursement de vos dépenses privées.