La page « Analyse d'équipe » de Perk offre aux responsables hiérarchiques, aux responsables des centres de coûts et aux approbateurs une visibilité directe sur les dépenses de voyage de leur équipe. Au lieu de demander des rapports à un administrateur de compte, les responsables peuvent accéder eux-mêmes aux données, limitées à leur équipe.
Remarque : Cette fonctionnalité est actuellement disponible pour un nombre limité de comptes dans le cadre d'une version préliminaire. Pour y accéder, veuillez contacter votre gestionnaire de compte.
Accéder aux informations de l'équipe
Les informations sur l'équipe apparaissent dans le menu de navigation de gauche pour les utilisateurs éligibles. L'accès dépend de votre rôle dans Perk, et vous pouvez remplir plusieurs conditions. Vous êtes éligible si vous êtes :
- Un responsable hiérarchique — ce qui signifie qu'au moins un utilisateur actif de Perk vous a désigné comme son responsable.
- Un propriétaire d'objet de coût — ce qui signifie que vous êtes désigné comme approbateur pour au moins un objet de coût.
- Un approbateurVous êtes explicitement désigné(e) dans une politique d'approbation des déplacements (en une ou plusieurs étapes) et au moins un déplacement a été approuvé conformément à cette politique. Les approbateurs suppléants et délégués qui n'ont couvert que les déplacements pendant l'absence d'un responsable ne sont pas admissibles par cette voie.
Si vous remplissez plusieurs conditions, votre accès est cumulatif : vous voyez les données combinées pour chacune d’elles.
Remarque : L'outil « Analyse d'équipe » est uniquement disponible pour les comptes disposant d'un service de gestion des déplacements. Il n'apparaît pas pour les comptes utilisant uniquement la gestion des dépenses.
Si vous ne voyez pas les informations d'équipe dans le menu de navigation, vérifiez que votre organisation dispose d'un abonnement Premium ou supérieur et que votre rôle est correctement configuré dans Perk.
Remarque : Si vous êtes administrateur de compte et responsable hiérarchique, responsable d'un centre de coûts ou approbateur, vous pouvez accéder à la fois aux statistiques d'équipe et à la section Rapports dans Perk. La section Rapports offre aux administrateurs de compte une visibilité globale sur l'ensemble de l'organisation ; les statistiques d'équipe affichent les données relatives à votre équipe uniquement.
Comprendre votre périmètre de données
La section « Analyse d'équipe » affiche des données de voyage adaptées à votre équipe, en fonction de votre rôle dans Perk : responsable hiérarchique, responsable d'objet de coût, approbateur ou une combinaison de ces rôles.
- Responsables hiérarchiques consulter les données de leurs subordonnés directs.
- Propriétaires d'objets de coûts Consultez les données des personnes ayant effectué des réservations en fonction de leurs objets de coûts au cours de la période sélectionnée.
- Approbateurs Les personnes ayant approuvé un voyage peuvent consulter les données le concernant, ainsi que celles dont un délégué a approuvé un voyage en leur nom pendant leur absence. Les personnes chargées de l'approbation suppléante, qui n'ont couvert que les voyages, n'ont pas accès aux données des personnes pour lesquelles elles ont assuré cette couverture.
Si vous remplissez plusieurs conditions, les données correspondantes seront regroupées. Il n'y a pas de doublons : si une même personne entre dans plusieurs catégories, elle n'apparaîtra qu'une seule fois.
Remarque : Ce rapport porte uniquement sur les dépenses de voyage. Les données relatives aux dépenses ne sont pas incluses dans ce document.
Team Insights est conçu dans le respect de la confidentialité. Vous pouvez uniquement consulter les données des personnes qui vous sont directement rattachées, qui ont réservé un voyage imputé à un poste de dépenses dont vous êtes responsable, ou dont vous avez approuvé les déplacements. Vous n'avez aucune visibilité sur les équipes homologues, les autres services ou toute personne extérieure à votre périmètre d'action. Seuls les collaborateurs directs sont affichés, et non leurs propres équipes. Si vous encadrez une personne qui encadre également une équipe, les données de cette équipe ne sont pas visibles.
Remarque : L'analyse des équipes présente les dépenses engagées hors annulations, et non les dépenses nettes après annulations et remboursements. Cette présentation diffère volontairement d'autres rapports dans Perk afin d'offrir une vue d'ensemble des coûts plus claire.
Utilisation de l'onglet Vue d'ensemble
L'onglet Aperçu La section « Analyse d'équipe » vous offre un résumé de haut niveau des activités de déplacement de votre équipe pour la période sélectionnée.
Au sommet se trouve le Nécessite une intervention Cette carte affiche les approbations ou actions de voyage en attente de votre validation. Les approbations et actions de voyage en attente sont comptabilisées séparément. Sélectionnez Afficher tout pour accéder à la page Voyages et effectuer les opérations. Si aucune opération n'est en attente, la carte affiche Tout est à jour.
Le Nécessite une intervention La fiche n'est pas affectée par le filtre de date ou d'objet de coût. Elle affiche toujours toutes les approbations en attente et les actions de voyage, quels que soient la plage de dates ou l'objet de coût sélectionnés.
En dessous, trois fiches récapitulatives couvrent la période sélectionnée :
- Dépenses totales de l'équipe — les dépenses de voyage cumulées de toutes les personnes concernées, hors réservations annulées.
- Les plus dépensiers — la personne qui dépense le plus en voyages.
- Pourcentage hors politique — Le pourcentage de voyages effectués en dehors du cadre de la politique de voyage de votre organisation. Toute réservation effectuée hors politique au cours d'un voyage sera considérée comme non conforme. Une étiquette sous le pourcentage indique la principale raison de non-respect de la politique.
Si le délai de réservation moyen de votre équipe (le nombre de jours avant le voyage auxquels les réservations sont effectuées) est plus court que la moyenne de l'entreprise, vous pouvez réaliser des économies sur le délai de réservation. Une fiche s'affiche. Elle compare la moyenne de votre équipe à la moyenne de l'entreprise afin d'indiquer dans quelle mesure votre équipe pourrait réserver plus tôt. Cette fiche apparaît uniquement lorsque la fenêtre de réservation de votre équipe est inférieure à la moyenne de l'entreprise et ne peut pas être fermée.
Ces cartes se mettent à jour lorsque vous modifiez la date ou le filtre de l'objet de coût.
Sous les fiches récapitulatives, le graphique d'évolution des dépenses illustre l'évolution des dépenses totales de voyage de votre équipe sur la période sélectionnée. Il affiche deux courbes : la période actuelle et la période précédente, permettant ainsi une comparaison directe des dépenses. La période précédente correspond à la même période décalée d'un an en arrière ; pour une vue cumulée sur un an, cela signifie du 1er janvier à aujourd'hui de l'année précédente. Vous pouvez exporter le graphique au format PNG.
Utilisation de l'onglet Personnes
Le Personnes L'onglet « Analyse de l'équipe » affiche un tableau de toutes les personnes incluses dans votre périmètre de reporting, ainsi que des données récapitulatives sur les dépenses de chaque personne.
Les personnes qui apparaissent dans le tableau dépendent de votre rôle :
- Responsables hiérarchiques voir tous leurs subordonnés directs, qu'ils aient ou non des dépenses de voyage pendant la période sélectionnée.
- Propriétaires d'objets de coûts Afficher les personnes ayant effectué une réservation de voyage en utilisant leur objet de coût pour la période sélectionnée. Les personnes n'ayant effectué aucune réservation pour cette période ne sont pas affichées.
- Approbateurs Les personnes ayant approuvé les voyages de leur choix peuvent les voir, ainsi que celles dont un délégué a approuvé les voyages en leur nom pendant leur absence. Les personnes n'ayant qu'un rôle de suppléant ne voient pas les personnes pour lesquelles elles ont assuré l'intérim.
Si vous remplissez plusieurs conditions, vous verrez l'ensemble des personnes concernées par tous les critères.
Chaque ligne du tableau comporte un menu déroulant. Voir les voyages Accède à la page Voyages filtrée pour cette personne. Ouvrir le profil ouvre le profil de cette personne — cette option n'apparaît que si vous avez l'autorisation de consulter les profils des utilisateurs dans Perk.
Filtrer vos données
Les filtres de la section « Statistiques d'équipe » s'appliquent à l'ensemble de la page, y compris aux onglets « Vue d'ensemble » et « Personnes ». Le filtre de date utilise la date de dépense, c'est-à-dire la date de paiement de chaque réservation.
Utilisez le filtre de date Sélectionnez la période à consulter. Toutes les données de la page seront mises à jour en fonction de la période sélectionnée.
Si vous possédez plusieurs objets de coûts, utilisez le filtre objet de coûts Pour limiter toutes les données à un élément spécifique, cela affecte également les personnes affichées dans l'onglet « Personnes » : seules les personnes ayant effectué des réservations pour cet objet de coût durant la période sélectionnée seront affichées.
Utilisez le filtre personne Pour limiter la page à un ou plusieurs utilisateurs spécifiques, son fonctionnement est identique à celui du filtre d'objet de coût et il s'applique aux deux onglets.
Téléchargement de vos données
Team Insights vous permet de télécharger vos données au format CSV grâce à l'option « Téléchargement de rapport personnalisé ». L'exportation couvre les mêmes données que celles affichées sur la page : les données relatives aux responsables hiérarchiques, aux centres de coûts et aux approbateurs, organisées de la même manière que le reste de Team Insights.
Les filtres de plage de dates et d'objet de coût s'appliquent à l'exportation ; par conséquent, ce que vous téléchargez reflète ce qui est actuellement sélectionné sur la page.
Le fichier CSV comprend 21 colonnes couvrant les détails du voyageur, les informations sur le voyage et la réservation, les dépenses, les violations de la politique et la répartition des coûts.