Vous pouvez ajouter un prix du voyage Ajoutez une condition à vos règles d'approbation, ce qui vous permet de soumettre des itinéraires complets à l'approbation en fonction de leur coût total. Cet article explique comment ajouter une condition de prix du trajet à vos règles d'approbation et comment plusieurs règles interagissent entre elles.

Que font les approbations de prix de voyage

Lorsque vous ajoutez une condition de prix de trajet à une règle, Perk évalue le prix total d'un trajet et le soumet à approbation uniquement si ce prix correspond à la condition que vous avez définie. Vous pouvez combiner les conditions de prix avec n'importe quel type de déclencheur de règle (« hors politique », « dans la politique » ou « tous les trajets ») et avec n'importe quel type d'approbateur.
 

Qu'est-ce qui est inclus dans le prix du voyage ?

Le prix du voyage correspond au total indiqué dans le détail des prix du voyage, et non pas seulement au tarif de base d'un vol, d'un hôtel, d'un train ou d'une voiture.

Il comprend :

• Les services de voyage de base comprennent les vols, les hôtels, les trains, les voitures, les options supplémentaires et les services manuels.
• Certains services et options supplémentaires, tels que les bagages, le choix du siège, les repas, l'embarquement prioritaire, le petit-déjeuner à l'hôtel, le Wi-Fi, le parking, le service en chambre et les options pour la voiture.
• Les taxes applicables aux prestataires, telles que la taxe de séjour hôtelière, le cas échéant.
• Les frais applicables au niveau du voyage, tels que les frais ou majorations de carte de crédit, les frais de réservation de siège, les frais de tarif entreprise, les frais FlexiTravel™ ou Green Trip et les frais d'abonnement, lorsqu'ils s'appliquent.

Le prix du voyage comprend les montants payés d'avance et ceux à régler à l'arrivée. Les options et frais non sélectionnés ou non ajoutés au voyage ne sont pas inclus. Les articles annulés sont exclus, et les crédits appliqués peuvent réduire le montant total utilisé pour l'approbation.

Ajouter une condition de prix du voyage à une règle

Pour ajouter une condition de prix de voyage :

1. Accédez aux Paramètres > Gestion des voyages > Autorisations de voyage.
2. Créer un nouveau processus d'approbation (ou modifier un processus existant)
3. Sélectionnez la règle que vous souhaitez modifier ou créez-en une nouvelle.
4. Sélectionnez le type de voyage (hors politique, tous les voyages ou conforme à la politique) et désignez un approbateur si vous ne l'avez pas déjà fait.
5. Cliquez sur + prix du voyage dans les limites de la règle.
6. Sélectionnez un type de condition dans la liste déroulante : Plus de, Inférieur ou égal à, ou Entre.
7. Saisissez le montant seuil. Pour Plus de ou Inférieur ou égal à, saisissez une seule valeur. Pour EntreVeuillez saisir une valeur minimale et une valeur maximale. L'interface utilisateur ne vous permettra pas d'enregistrer tant que tous les champs obligatoires ne seront pas remplis.
8. Cliquez sur Enregistrer

Types de conditions

La condition relative au prix du voyage comporte 3 options.

• Plus deCette règle s'applique aux voyages dont le prix total dépasse le montant que vous avez défini. Par exemple, « plus de 500 » correspond à tout voyage coûtant plus de 500 dans la devise par défaut de votre entreprise.
• Inférieur ou égal à: Cette règle s'applique aux trajets dont le prix est égal ou inférieur au montant que vous avez défini. Par exemple, « 500 ou moins » correspond aux trajets coûtant 500 ou moins.
• EntreCette règle s'applique aux voyages dont le prix total se situe dans la fourchette que vous avez définie. Cette condition est inclusive : une fourchette de 500 à 5 000 inclut les voyages coûtant exactement 500 et exactement 5 000.

Remarque : Lors de l'utilisation EntreLa valeur minimale doit être inférieure à la valeur maximale. Si elles sont inversées, Perk affiche une erreur afin que vous puissiez la corriger avant d'enregistrer.

Montants de devise et de seuil

Définissez des seuils dans la devise locale de votre entreprise. Perk calcule le total du voyage dans la devise locale de l'entreprise ou du compte concerné avant de le comparer au seuil.

Remarque : Lorsqu'il évalue un voyage, Perk résout le problème de change dans l'ordre suivant :

1. La devise par défaut de l'entreprise liée au profil de paiement du voyage, lorsqu'elle est disponible.
2. La devise par défaut du compte.
3. EUR, si aucune des options ci-dessus n'est disponible.

La règle d'approbation du prix du voyage n'est jamais ignorée parce qu'une devise ne peut être déterminée — Perk utilise toujours l'EUR.

Comment les règles interagissent

Lorsqu'un voyage est associé à plusieurs règles, Perk n'en utilise qu'une seule pour déterminer le circuit d'approbation. La règle dont le premier approbateur intervient est validée. Les autres règles correspondantes ne s'appliquent plus dès qu'un premier approbateur a agi. Pour une explication complète, incluant les flux en deux étapes et les voyages à plusieurs voyageurs, consultez la documentation. Comment plusieurs règles d'autorisation de voyage s'appliquent à un voyage.

Exemple : Vous avez deux règles :

• Règle 1 : le responsable hiérarchique approuve les voyages dont le coût est compris entre 500 € et 5 000 €.
• Règle 2 : Le directeur financier approuve les voyages de plus de 5 000 €.

Un voyage de 2 000 € correspond uniquement à la règle 1 et est donc attribué au responsable hiérarchique. Un voyage de 6 000 € correspond uniquement à la règle 2 et est donc attribué au directeur financier. En effet, la règle 1 utilise entre Avec une limite supérieure explicite de 5 000 €, les deux règles ne se chevauchent pas.

Conseil : Pour créer des niveaux d'approbation clairs et sans chevauchement, utilisez bentre Pour les règles de niveau inférieur, il convient de définir un plafond explicite. Une règle stipulant « plus de 500 € » sans limite supérieure correspondrait également à un voyage de 6 000 €, ce qui signifie que le responsable hiérarchique et le directeur financier pourraient tous deux en bénéficier, et que la première personne à agir déclencherait le processus d'approbation.

Réservation automatique des voyages en dessous d'un certain seuil

Il n'existe pas d'option de réservation automatique explicite. Si un voyage ne correspond à aucune règle d'approbation configurée, Perk le réserve sans passer par une phase d'approbation. Pour exempter les voyages à bas prix d'approbation, ajoutez plus de X €. Cette condition s'ajoute à votre règle existante. Les trajets d'un montant égal ou inférieur à ce seuil ne seront pas concernés par cette règle et n'auront pas besoin d'approbation, sauf si une autre règle s'applique également.

Évitez les lacunes et les chevauchements

Lors de la définition des conditions tarifaires d'un voyage, vérifiez que vos règles ne se chevauchent pas et qu'elles ne laissent aucune plage de prix non couverte.

Chevauchements Cela se produit lorsque deux règles ou plus peuvent correspondre au même trajet, par exemple, deux plus de Des règles avec des seuils différents, ou une règle sans condition de prix et une autre qui en comporte une, peuvent se chevaucher. En cas de chevauchement de règles, les approbateurs de toutes les règles concernées sont ajoutés à la demande.

Écarts Cela se produit lorsqu'aucune règle ne couvre une tranche de prix ou un type de voyage particulier. Les voyages correspondant à ces lacunes sont réservés sans approbation. S'ils nécessitent une approbation, ajoutez une règle pour les couvrir.