L'intégration QuickBooks Online (QBO) connecte Perk à votre compte QBO afin que les données comptables restent cohérentes entre les deux systèmes.

Dans QuickBooks Online (QBO), les classes et les départements (catégories de suivi) sont uniquement disponibles avec les abonnements QBO Plus et Advanced. Si votre compte QBO utilise les formules Simple Start ou Essentials, les catégories de suivi ne sont pas disponibles et le mappage des classes et des départements ne s'applique pas à votre compte.

Que fait l'intégration ?

L'intégration QuickBooks Online synchronise les données de dépenses entre Perk et QBO. Une fois la connexion établie, les administrateurs peuvent importer les données comptables de QBO vers Perk, synchroniser les employés entre les deux plateformes et exporter les dépenses de Perk vers QBO. Cette intégration est conçue pour les administrateurs et les professionnels de la finance qui gèrent la comptabilité des dépenses dans QBO.

Flux de données entre Perk et QBO

Les données circulent dans les deux sens entre Perk et QBO :

• Importer (QBO → Avantage) : Les catégories comptables, les taux d'imposition et les catégories de suivi sont extraits de QBO vers Perk afin de garantir la cohérence de vos données de référence.
• Synchronisation (QBO ↔ Avantage) : Dans Perk, les employés sont mis en relation avec les fournisseurs de QBO par adresse e-mail.
• Exporter (Avantage → QBO) : Les dépenses approuvées sont transférées de Perk vers QBO, y compris les données de catégorie, de taxe, d'objet de coût et de pièce jointe.

L'intégration utilise OAuth pour l'authentification, ce qui garantit qu'aucun mot de passe n'est partagé entre les systèmes. Chaque entreprise connecte son propre compte QBO séparément, et la déconnexion de QBO n'affecte pas les données historiques déjà exportées.

Importation des données comptables depuis QBO

Perk importe trois types de données de référence depuis QBO.

Catégories comptables

Le plan comptable de QBO est la source des catégories de dépenses de Perk. Tous les types de comptes peuvent être importés, les comptes de dépenses étant présélectionnés par défaut. Les comptes bancaires sont exclus. Les administrateurs choisissent les comptes à inclure.

Taux de taxe

Perk importe les taux de taxe de QBO grâce à leur identifiant QBO. L'importation des taux de taxe est surtout pertinente pour les comptes non américains ; les comptes QBO américains n'incluent pas les taux de taxe sur les achats, vous pouvez donc ignorer cette étape si votre entreprise opère uniquement aux États-Unis.

Catégories de suivi (classes et départements)

QBO utilise deux dimensions de suivi : les classes et les départements. QBO désigne également les départements comme des emplacements, des divisions ou des unités commerciales, selon les paramètres de votre compte. Vous pouvez importer ces deux dimensions dans Perk, où elles correspondent à différents champs.

• Les classes correspondent à des objets de coût d'avantage.
• Les départements correspondent aux champs personnalisés Perk.

Le tableau ci-dessous présente l'ensemble des attributs importés de QBO et leur emplacement dans Perk.

Remarque : L'importation de classes depuis QBO n'attribue pas automatiquement de responsable d'objet de coût dans Perk. Après l'importation, les responsables d'objets de coût doivent être attribués manuellement dans Perk.

Synchronisation des employés entre Perk et QBO

La synchronisation des employés associe les fournisseurs QBO aux comptes utilisateurs Perk existants ; elle ne crée pas de nouveaux utilisateurs dans Perk. Les employés doivent déjà exister dans Perk pour que la synchronisation puisse les associer aux fournisseurs QBO.

Perk met en relation les employés en comparant les adresses e-mail des fournisseurs dans QBO avec celles des utilisateurs dans Perk. Lorsqu'une correspondance est trouvée, Perk associe l'utilisateur au fournisseur QBO correspondant. Les fournisseurs sans adresse e-mail dans QBO ne peuvent pas être associés et ne seront pas synchronisés.

Les administrateurs peuvent provisionner les utilisateurs dans Perk de 3 manières : automatiquement via une intégration SCIM, via une intégration SIRH telle que BambooHR ou Workday, ou manuellement.

Remarque : La synchronisation des employés ne détermine pas l'affectation des responsables hiérarchiques. Une fois les employés associés aux fournisseurs QBO, les responsables hiérarchiques doivent être affectés dans Perk, soit par le biais d'une intégration SIRH connectée, soit manuellement par un administrateur.

Exportation des dépenses vers QBO

Ces types de dépenses peuvent être exportés de Perk vers QBO :

• dépenses privées
• Dépenses par carte
• frais de voyage
• Notes de crédit

Remarque : Pour exporter les dépenses par carte, configurez un compte de transfert dans Paramètres > Paramètres des dépenses > Réservations de voyage avant l'exportation.

Chaque dépense exportée importe les données suivantes dans QBO :

Les avoirs prennent en charge à la fois les classes et les départements dans les exportations — les deux champs apparaissent sur les avoirs exportés.

Multidevises

Les comptes QBO peuvent fonctionner en mode monodevise ou multidevises, et Perk gère les deux :

• Compte QBO monodevise : Les dépenses sont toujours enregistrées dans la devise de base de l'entreprise.
• Compte QBO multidevises : Les dépenses peuvent être enregistrées dans n'importe quelle devise. La devise d'enregistrement est définie dans le paramètre « Devise d'enregistrement » de Perk, accessible via : Paramètres > Entreprises > Entreprise > Paramètres de l'entreprise pour les dépenses > Devise d'enregistrement.

Les pièces justificatives sont automatiquement exportées avec les dépenses ; aucune étape supplémentaire n’est nécessaire.

Pour les instructions d'installation, voir Configurez l'intégration QuickBooks Online.