Configurez l'intégration QuickBooks Online

Seulement administrateurs de compte peut effectuer cette tâche.
Disponible uniquement pour les comptes Prime et Pro.

Avant de commencer

Avant de configurer l'intégration QuickBooks Online, assurez-vous d'avoir :

  • Un abonnement Perk Premium ou Pro.
  • Accès administrateur à la fois à Perk et à votre compte QBO.
  • Tous les employés qui soumettent des notes de frais déjà enregistrées dans Perk. La synchronisation des employés associe les utilisateurs Perk existants aux fournisseurs QBO ; elle ne crée pas de nouveaux utilisateurs dans Perk.
  • Chaque fournisseur QBO se voit attribuer une adresse e-mail. Les fournisseurs sans adresse e-mail ne peuvent pas être associés aux utilisateurs Perk.

Pour en savoir plus sur cette intégration, consultez Intégration avec QuickBooks Online pour la gestion des dépenses.

Connexion à QuickBooks Online

L'intégration de QuickBooks Online utilise OAuth pour l'authentification, ce qui évite le partage de mots de passe entre les systèmes. La connexion est établie par entité : chaque entreprise connecte son propre compte QBO séparément.

  1. Dans Reconnect to sync out-of-office data, cliquez sur Reconnect.
  2. Sélectionnez les Intégrations languette.
  3. Trouvez QuickBooks Online et sélectionnez Se connecter.
  4. Connectez-vous à votre compte QBO lorsque vous y êtes invité et autorisez la connexion.

Une fois connecté, vous pouvez déconnecter QBO à tout moment sans affecter les données historiques déjà exportées.

Importation des données comptables

Une fois QBO connecté, importez vos données comptables de base dans Perk. Vous pouvez importer les catégories comptables, les taux de taxe et les catégories de suivi.

Importation des catégories comptables

  1. Dans Perk, accédez à Paramètres > Paramètres des dépenses > Catégories de dépenses.
  2. Sélectionnez Importer depuis QuickBooks Online.
  3. Vérifiez les comptes répertoriés dans votre plan comptable QBO. Les comptes de type dépenses sont présélectionnés par défaut. Les comptes bancaires sont exclus.
  4. Sélectionnez les comptes que vous souhaitez utiliser dans Perk, puis confirmez l'importation.

taux d'imposition à l'importation

Remarque : Les comptes QuickBooks Online américains n'incluent pas les taxes sur les achats. Si votre entreprise opère uniquement aux États-Unis, ignorez cette étape.

  1. Dans Perk, accédez à Paramètres > Paramètres des dépenses > Taux d'imposition.
  2. Sélectionnez Importer depuis QuickBooks Online.
  3. Confirmez l'importation. Perk importe les taux de taxe en fonction de son identifiant QBO afin de garantir la cohérence du traitement fiscal entre les deux systèmes.

Importation des catégories de suivi (classes et départements)

Remarque : Les classes et les départements ne sont disponibles que dans les abonnements QuickBooks Online Plus et Avancé. Si votre compte QBO est au format Simple Start ou Essentials, ignorez cette section.

QBO utilise deux dimensions de suivi — Classes et Départements — qui correspondent à différents champs dans Perk :

  • Les classes correspondent à des objets de coût d'avantage.
  • Les départements correspondent aux champs personnalisés de Perk. QBO peut également appeler les départements « Emplacements », « Divisions » ou « Unités commerciales » selon les paramètres de votre compte.
  1. Dans Perk, accédez à Paramètres > Paramètres des dépenses > Objets de coût.
  2. Sélectionnez Importer depuis QuickBooks Online Importer les classes en tant qu'objets de coût.
  3. Accédez à Paramètres > Paramètres des dépenses > Champs personnalisés.
  4. Sélectionnez Importer depuis QuickBooks Online Importer les départements en tant que champs personnalisés.

Remarque : L'importation de classes n'attribue pas automatiquement de responsable d'objet de coût dans Perk. Après l'importation, veuillez attribuer manuellement les responsables d'objets de coût dans Perk.

Cartographie des classes et des départements

La configuration des objets de coûts et des champs personnalisés dans Perk dépend des dimensions de suivi utilisées par votre compte QBO. Suivez le scénario correspondant à votre configuration.

Configuration de QBO Que faire dans Perk
Classes et départements Importez les classes comme objets de coût et les départements comme champs personnalisés. Aucun paramétrage supplémentaire n'est nécessaire.
Cours seulement Importez les classes en tant qu'objets de coût. Les champs personnalisés ne sont pas utilisés.
Départements seulement Importer les départements en tant que champs personnalisés. Activer Ne pas exporter les objets de coût dans Perk.
Ni les cours ni les départements Allumer Ne pas exporter les objets de coût dans Perk.

Avertissement : Si votre compte QBO utilise uniquement des départements (pas de classes), vous devez activer Ne pas exporter les objets de coût Dans Perk, configurez ce paramètre avant toute exportation. Sans cela, toutes les exportations échoueront.

Pour activer Ne pas exporter les objets de coûts:

  1. Dans Perk, accédez à Paramètres > Paramètres des dépenses.
  2. Activer Ne pas exporter les objets de coûts.

Remarque : Ce paramètre détermine si les données des objets de coûts sont incluses dans l'exportation QBO. Il ne dispense pas de l'obligation d'affecter un objet de coûts à une dépense dans Perk.

Mode d'attribution des classes

Dans QBO, vous pouvez définir des classes à attribuer soit à chaque ligne de commande, soit à l'ensemble de la transaction, via l'option Attribuer une classe. paramétrage dans QBO. Si QBO est configuré sur Une seule transaction Si une dépense dans Perk comporte plus d'un objet de coût, l'exportation échouera.

Pour éviter cela, faites l'une des choses suivantes :

  • Modifier la classe Assigner Paramétrage dans QBO pour autoriser l'affectation par ligne.
  • Avant l'exportation, assurez-vous que chaque dépense ne comporte qu'un seul objet de coût.

Synchronisation des employés

La synchronisation des employés associe les fournisseurs QBO aux comptes utilisateurs Perk existants en comparant les adresses e-mail. Les employés doivent déjà être enregistrés dans Perk pour pouvoir être synchronisés.

  1. Dans Perk, accédez à Paramètres > Intégrations > QuickBooks Online.
  2. Sélectionnez Synchroniser les employés.
  3. Vérifiez les matchs et confirmez la synchronisation.

Avertissement : Les notes de frais des employés non associées à un fournisseur QBO ne pourront pas être exportées. Assurez-vous que tous les employés qui soumettent des notes de frais sont bien associés à un fournisseur QBO avant de lancer l'exportation.

Remarque : La synchronisation des employés n'attribue pas de responsables hiérarchiques. Après la synchronisation, attribuez les responsables hiérarchiques dans Perk, soit via une intégration SIRH connectée, soit manuellement.

Frais d'exportation

Vous pouvez exporter les types de dépenses suivants de Perk vers QBO :

  • dépenses privées
  • Dépenses par carte
  • frais de voyage
  • Notes de crédit

Remarque : Pour exporter les dépenses par carte, configurez un compte de transfert dans Paramètres > Paramètres des dépenses > Réservations de voyage avant l'exportation.

  1. Dans Perk, accédez à la section Dépenses Sélectionnez la zone et les dépenses que vous souhaitez exporter.
  2. Sélectionnez Exporter vers QuickBooks Online.
  3. Confirmez l'exportation.

Les reçus et les pièces jointes sont exportés automatiquement avec chaque dépense ; aucune étape supplémentaire n’est nécessaire.

Exportations multidevises

Si votre compte QBO utilise le mode multidevises, la devise de comptabilisation de chaque dépense est définie dans le paramètre « Devise de comptabilisation » de Perk, accessible via Paramètres > Sociétés > Société > Paramètres de dépenses de la société > Devise de comptabilisation. Si votre compte QBO utilise une seule devise, les dépenses sont toujours comptabilisées dans la devise de base de la société.

Résolution des erreurs d'exportation

En cas d'échec d'une exportation, vérifiez les causes courantes suivantes :

Erreur Cause probable Réparer
L'exportation échoue à tous les frais Employés non associés à des fournisseurs QBO Lancez la synchronisation des employés et assurez-vous que tous les auteurs des notes de frais sont bien associés.
L'exportation échoue à tous les frais Départements seulement, pas de cours, et Ne pas exporter les objets de coût est éteint Allumer Ne pas exporter les objets de coût dans les paramètres des atouts.
L'exportation échoue pour certaines dépenses Les dépenses comportent plusieurs objets de coûts et QBO Attribuer une classe est fixé à un par transaction Changez le Attribuer une classe Paramétrez dans QBO pour autoriser l'affectation par ligne, ou assurez-vous que chaque dépense n'a qu'un seul objet de coût.
Les dépenses par carte ne peuvent pas être exportées. Aucun compte de transfert configuré Configurez un compte de transfert dans Paramètres > Paramètres des dépenses > Réservations de voyage.

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