Le journal d'exportation vous permet de consulter tous les fichiers générés et de vérifier l'état de chaque fichier créé et livré par Perk. Cet article vous aidera à comprendre l'état des fichiers, à déclencher une nouvelle tentative et à savoir quand contacter le support technique.
Les vérificateurs financiers et les administrateurs de comptes peuvent effectuer cette tâche.
Remarque : Cette fonctionnalité concerne uniquement les fichiers de notes de frais. L'exportation des factures n'est pas prise en charge.
Affichage des fichiers générés
Pour consulter les fichiers générés, accédez à Finances > Révision > Journal d'exportation et trouvez l'exportation que vous souhaitez examiner. Les fichiers générés La colonne affiche un nombre tel que 5/6Cela signifie que 5 fichiers sur 6 ont été correctement transmis. Cliquez sur ce nombre pour afficher les détails du fichier.
Un nombre inférieur au total signifie qu'au moins un fichier présente un problème et peut nécessiter une attention particulière.
Comprendre l'état des fichiers
Les détails du fichier affichent chaque fichier avec deux colonnes d'état.
- Génération — si Perk a créé le fichier avec succès.
- SFTP — si Perk a bien transmis le fichier à votre serveur de fichiers connecté.
Chaque colonne affiche l'un des trois statuts suivants : SuccèsEn cours, ou Échec.
Un tiret (—) dans la colonne SFTP signifie que la distribution par serveur de fichiers ne s'applique pas à ce fichier, soit parce qu'elle n'est pas configurée pour votre entreprise, soit parce que le fichier ne correspond pas à vos paramètres de distribution. Ce comportement est normal et ne constitue pas une erreur.
Si un fichier affiche ÉchecUne petite icône d'information (ⓘ) apparaît à côté du statut. Cliquez ou survolez-la pour afficher les détails de l'erreur ; inutile de consulter les journaux.
Le téléchargement Le bouton reste disponible pour tout fichier généré avec succès, quel que soit l'état de la tentative de nouvelle génération.
Nouvelle tentative de récupération des fichiers ayant échoué
Lorsqu'au moins un fichier présente une erreur, une Réessayer est déclenchée. Un bouton apparaît dans le coin inférieur droit. Un compteur indique le nombre de tentatives restantes — par exemple : « Régénère tous les fichiers ayant échoué. 2/3 tentatives restantes. »
Pour réessayer les fichiers ayant échoué :
- Ouvrez les détails du fichier d'exportation comme décrit dans la section « Affichage des fichiers générés » ci-dessus.
- Examiner la génération et SFTP colonnes permettant de confirmer quels fichiers ont échoué.
- Cliquez sur l'icône d'information (ⓘ) à côté de chaque fichier ayant échoué pour lire les détails de l'erreur.
- Cliquez sur Réessayer dans le coin inférieur droit.
Perk planifie le retraitement de tous les fichiers ayant échoué. Les fichiers traités avec succès restent inchangés, et les fichiers en cours de traitement sont ignorés : ils sont déjà en cours d'exécution et ne seront pas traités deux fois.
Que se passe-t-il selon le type de fichier ?
| Type de fichier | La génération a échoué | Échec du protocole SFTP |
|---|---|---|
| Fichier d'exportation principal (intitulé « Fichier d'exportation ») | Impossible à régénérer — utilisez Annuler et réexporter plutôt | Renvoie le fichier existant à votre serveur de fichiers ; ne le régénère pas. |
| Fichiers de rapport (fichier de réservation, résumé PDF, PDF par dépense, pièces jointes ZIP) | Régénère le fichier ; si la distribution par serveur de fichiers est configurée, le renvoie également. | Renvoie le fichier existant à votre serveur de fichiers ; ne le régénère pas. |
Remarque : Lorsqu'un fichier est régénéré, Perk utilise les données enregistrées lors de l'exportation initiale, et non l'état actuel des dépenses. Cela garantit la cohérence des données et évite toute modification involontaire des informations transmises à votre système comptable. Les dépenses exportées restent à l'état « Exporté » et ne sont jamais renvoyées.
Limite de tentatives
Chaque exportation est limitée à 3 tentatives manuelles. Ce compteur s'applique à l'exportation complète et non à chaque fichier. Cette limite vise à éviter les tentatives répétées en cas d'erreur d'exportation (par exemple, un rapport mal configuré), tout en prenant en compte les problèmes temporaires tels qu'une brève interruption de réseau.
Une fois la limite atteinte, la Réessayer Le bouton est désactivé et une infobulle explique pourquoi. Si le problème persiste, veuillez ouvrir un ticket d'assistance. Merci d'inclure le message d'erreur affiché dans les détails du fichier ; cela permettra à l'assistance de résoudre le problème beaucoup plus rapidement.
Fichiers qui ne peuvent pas encore être réessayés
Actuellement, les fichiers SEPA XML et les fichiers de versement de salaire suisses ne peuvent pas être traités à nouveau. Perk affiche une note dans les détails du fichier lorsqu'un de ces types de fichiers est présent dans l'exportation.
Remarque : En cas d'échec des virements SEPA XML et des paiements de salaires suisses, ouvrir un ticket d'assistance afin que notre équipe puisse vous aider.