Cet article vous explique pourquoi les données de Xero n'apparaissent pas dans Perk, ou pourquoi une dépense n'a pas été exportée vers Xero, et comment résoudre le problème. Il détaille la vérification de l'état de la synchronisation, les causes les plus fréquentes d'échec d'exportation et la signification de chaque message d'erreur.
Rôle : Les administrateurs de compte peuvent effectuer ces tâches.
Les employés voient apparaître des messages d'erreur lors de l'exportation de leurs notes de frais, et certains de ces messages nécessitent l'intervention d'un employé pour corriger la dépense. Cet article vous indique qui doit intervenir afin que vous puissiez le contacter. Pour connaître la procédure de configuration, consultez la section « Configurer l'intégration Xero pour les dépenses Perk ».
Vérification de l'état de la synchronisation
L'intégration Xero pour les dépenses Perk indique les données importées par Perk depuis Xero, les données ayant échoué et la date de la prochaine synchronisation sur la page Paramètres d'importation. Consultez-la en premier lieu si vos données semblent obsolètes.
Lecture du résumé des importations
Les paramètres d'importation affichent une fiche pour chaque type de données que Perk importe depuis Xero : comptes (y compris les fiches d'entreprise), catégories de suivi (objets de coûts et champs personnalisés), taux de taxe et contacts.
Chaque carte montre :
- Nombre total d'enregistrements importés.
- Le nombre d'enregistrements qui n'ont pas pu être importés, avec un lien vers les échecs.
- Un lien vers les données correspondantes dans Perk.
- Un lien pour modifier vos paramètres d'importation.
La fiche de contact indique combien d'utilisateurs Perk ont été associés à un contact Xero et combien ne l'ont pas été, avec un lien vers Employés.
Correction des erreurs d'importation
Lorsqu'une carte d'importation affiche une erreur, sélectionnez-la pour ouvrir le panneau Journaux des erreurs d'importation. Ce panneau répertorie les problèmes d'importation, regroupés par type de données et type d'erreur. Chaque erreur indique le type de données, l'enregistrement concerné (le cas échéant), la raison, une action suggérée et un horodatage. Une fois l'erreur corrigée, Perk la supprime de la liste.
Le tableau ci-dessous répertorie les erreurs d'importation courantes. D'autres erreurs peuvent survenir ; suivez donc les instructions indiquées pour chacune d'elles.
Erreurs que vous corrigez en tant qu'administrateur
| Erreur | Ce que cela signifie | Que faire |
|---|---|---|
| Incohérence des données entre Xero et Perk | L'adresse e-mail d'un utilisateur Perk ne correspond pas à celle de son contact Xero, Perk ne peut donc pas les associer. | Mettez à jour l'adresse e-mail dans Perk ou Xero afin qu'elle corresponde. Sélectionnez ensuite Importer maintenant pour vérifier que l'erreur a disparu. |
| Compte introuvable | Une carte d'entreprise existe dans Perk, mais Xero ne possède aucun compte correspondant. | Ajoutez le compte dans Xero ou mettez à jour la carte dans Perk. Sélectionnez ensuite Importer maintenant pour vérifier si l'erreur a disparu. |
Erreurs que vous attendez ou que vous signalez
| Erreur | Ce que cela signifie | Que faire |
|---|---|---|
| Problème avec Xero ou le fournisseur | Xero (le fournisseur) n'a pas répondu à temps. | Veuillez patienter et réessayer plus tard. Si l'erreur persiste, veuillez contacter le service client. |
| Échec de l'importation interne | L'importation a échoué pour une raison inattendue pour Perk. L'équipe de Perk enquête actuellement sur le problème. | Vous n'avez rien à faire. |
Actualiser avec Importer maintenant
L'option « Importer maintenant » met à jour instantanément toutes vos données Xero dans Perk, sans attendre la prochaine synchronisation. Sélectionnez-la dans l'historique des importations après avoir modifié des données dans Xero ou Perk. Perk vous envoie un e-mail une fois l'importation terminée.
Après avoir utilisé Importer maintenant, vous ne pourrez plus l'utiliser pendant une heure. Durant ce laps de temps, le bouton est désactivé et Perk vous informe qu'il n'est pas encore disponible. Perk le désactive également si votre connexion Xero ne le permet pas, et vous en indique la raison.
Si la première synchronisation après la connexion à Xero semble bloquée, patientez quelques heures ; cela peut prendre ce temps. Consultez ensuite l’historique d’importation, la date et l’heure de la prochaine synchronisation ainsi que le panneau Journaux d’erreurs d’importation. Corrigez les erreurs éventuelles, puis sélectionnez Importer maintenant. Si vos catégories de dépenses, vos objets de coûts et vos taux de taxe n’apparaissent toujours pas après plusieurs heures, contactez le service client.
Lecture de l'historique des importations
Le tableau d'historique des importations affiche les 5 dernières importations de votre entreprise, avec la date et l'heure, le nombre d'enregistrements traités, le nombre d'erreurs et le type de synchronisation. Sous le tableau, Perk indique la prochaine heure de synchronisation planifiée et un message en cas d'échec. Si vous devez vous reconnecter à Xero, Perk n'ajoute pas les synchronisations ayant échoué à l'historique.
Résolution des problèmes d'exportation
Il arrive qu'une dépense ne puisse pas être exportée de Perk vers Xero pour plusieurs raisons courantes. Voici les trois principales causes d'échec : un utilisateur Perk sans contact Xero correspondant, un taux de taxe de vente appliqué à la dépense et un compte de transfert manquant pour les frais de déplacement.
Problèmes qui ne présentent pas de message clair
| Problème | Pourquoi cela se produit-il ? | Que faire |
|---|---|---|
| L'adresse e-mail ne correspond pas à un contact Xero | Perk associe chaque utilisateur à un contact Xero par e-mail. Si les adresses e-mail diffèrent, Perk ne peut pas imputer la dépense à Xero. | Assurez-vous que l'utilisateur existe bien dans Perk et dans Xero avec la même adresse e-mail. Si le contact Xero existait déjà avant l'ajout de l'utilisateur dans Perk, modifiez un champ quelconque du contact dans Xero, comme un numéro de téléphone, et enregistrez. La prochaine synchronisation permettra de les synchroniser correctement. |
| taux de taxe de vente sur la dépense | Xero attribue un code TVA de sortie aux taux de TVA destinés aux factures de vente. Xero rejette ces taux pour les dépenses. | Dans les paramètres d'importation, désélectionnez les taux de taxe de sortie. Demandez à l'employé de choisir un taux de taxe d'achat pour la dépense, puis exportez à nouveau. |
| Aucun compte bancaire dans Xero pour les frais de carte ou de voyage | Perk enregistre les dépenses par carte et les frais de voyage dans Xero en tant que transactions de dépenses, ce qui nécessite un compte bancaire enregistré dans Xero. Perk ne vérifie pas cette exigence lors de la configuration ; vous ne le constaterez donc qu'au moment de l'exportation. | Ajoutez un compte bancaire dans Xero. Puis exportez à nouveau. |
| Aucun compte de transfert pour les frais de voyage | Perk a besoin d'un compte de virement pour savoir sur quel compte bancaire Xero enregistrer les frais de voyage. | Dans Perk, accédez à Paramètres > Paramètres des dépenses > Réservations de voyage et définissez le compte de transfert. Exportez ensuite à nouveau. |
| Catégorie de dépense ou objet de coût créé dans Perk | Perk ne parvient pas à faire correspondre les catégories et les objets de coût que vous avez créés dans Perk avec les éléments de Xero. Les exportations qui les utilisent échouent. | Utilisez uniquement les catégories et les objets de coûts importés de Xero. Si l'un d'eux est manquant, vérifiez vos paramètres d'importation et sélectionnez Importer maintenant. |
| Champ personnalisé créé dans l'avantage | Perk ne parvient pas à faire correspondre les champs personnalisés que vous avez créés dans Perk avec les données de Xero. Perk exclut leurs valeurs de l'exportation, qui réussit malgré tout. | Utilisez uniquement les champs personnalisés et les valeurs importées de Xero. |
| Compte supprimé ou archivé dans Xero | Perk ne détecte pas la suppression ou l'archivage d'un compte dans Xero ; la catégorie de dépenses reste donc active. Les exportations qui l'utilisent échouent. | Désactivez la catégorie de dépenses dans Perk. Demandez ensuite à l'employé de choisir une autre catégorie et exportez à nouveau. |
Pour les problèmes affichant un message d'erreur sur la dépense, consultez la section « Lecture des messages d'erreur d'exportation ».
En cas d'échec d'une exportation, Perk affiche un message sur la dépense en fonction des informations transmises par Xero ou l'intégration. Dans les messages ci-dessous, Xero désigne le nom de l'intégration et {model} est l'enregistrement concerné, comme un contact, un compte ou un taux d'imposition.
Messages corrigés par un employé
Message
| Ce que cela signifie | Que faire | Il manque un champ obligatoire pour votre dépense dans Xero : {model} Veuillez vérifier et réessayer. |
|---|---|---|
| Un champ obligatoire de la dépense est vide. | Ajoutez le champ manquant, puis exportez à nouveau. | Cette dépense est peut-être déjà enregistrée dans Xero. Veuillez vérifier s'il existe des doublons avant de réessayer. |
| Xero considère cette dépense comme un doublon. | Vérifiez si Xero contient un doublon. Supprimez-le ou confirmez sa présence, puis exportez à nouveau. | Votre dépense n'a pas pu être enregistrée dans Xero. Veuillez vérifier les données et réessayer. |
| Xero a refusé la prise en charge des frais pour une raison générale. | Vérifiez la dépense par rapport aux exigences de Xero, puis exportez-la à nouveau. | Messages corrigés par un employé ou un administrateur |
Message
| Ce que cela signifie | Que faire | Une valeur invalide a été envoyée pour {model} Vérifiez votre configuration Xero. |
|---|---|---|
| Xero n'accepte pas de valeur pour la dépense, comme une catégorie de suivi ou un taux de taxe de vente. | Corrigez la valeur (par exemple, choisissez une catégorie de suivi valide ou un taux de taxe d'achat), puis exportez à nouveau. | Un type de valeur non valide a été envoyé pour {model} Vérifiez votre configuration Xero. |
| Un champ contient une valeur de type incorrect. | Corrigez la valeur de la dépense, puis exportez à nouveau. | Messages corrigés par un administrateur |
Message
| Ce que cela signifie | Que faire | Nous n'avons trouvé aucune correspondance {model} Dans Xero. Vérifiez votre configuration Xero. |
|---|---|---|
| Le contact, le compte ou la catégorie utilisés par la dépense n'existe pas dans Xero. | Créez ou importez l'enregistrement dans Xero, puis exportez-le à nouveau. Si un compte a été supprimé dans Xero, consultez la section « Compte supprimé ou archivé dans Xero » ci-dessus. | Votre connexion Xero a expiré. Veuillez vous reconnecter depuis les Paramètres. |
| La connexion de Xero à Perk a expiré ou doit être rétablie. | Reconnectez Xero dans Paramètres > Intégrations. | Messages à attendre ou à signaler |
Message
| Ce que cela signifie | Que faire | Trop de requêtes adressées à Xero. Veuillez réessayer plus tard. |
|---|---|---|
| Vous avez atteint la limite de requêtes de Xero. | Attendez, puis exportez à nouveau. Vous n'avez pas besoin de modifier les paramètres. | Une erreur inattendue s'est produite. Notre équipe a été informée. |
| Une erreur interne que vous ne pouvez pas corriger. | Vous n'avez rien à faire. Contactez le service client si le problème persiste. | Messages de Xero |
Xero vérifie chaque dépense avant de l'accepter. Pour deux chèques, Perk affiche son propre message. Pour tous les autres, Perk reprend le message de Xero mot pour mot.
Message
| Ce que cela signifie | L'employé n'a pas pu être associé à un utilisateur Xero valide. Veuillez vérifier la correspondance des utilisateurs. |
|---|---|
| Xero n'a pas pu trouver d'utilisateur valide pour cette dépense. Veuillez vérifier que l'adresse e-mail de l'employé correspond bien à son contact Xero. | Xero a rejeté la requête en raison d'autorisations insuffisantes. Veuillez vérifier les identifiants d'intégration Xero. |
| La connexion Xero ne dispose pas des autorisations nécessaires. Reconnectez Xero dans Paramètres > Intégrations. | Tout autre message Xero |
| Perk l'affiche exactement tel que Xero le renvoie. |