Gérer l'attribution des chambres pour une réservation de groupe

L'attribution des chambres permet d'affecter les participants à un hôtel lors d'une réservation de groupe dans Perk Events. Trois options s'offrent à vous pour constituer un contingent de chambres : vous pouvez placer les participants vous-même, Perk Events peut les attribuer automatiquement, ou les participants peuvent choisir leur chambre une fois cette option activée. Cet article explique ces trois options et détaille la procédure de confirmation du contingent avant le paiement.

Rôle : Les organisateurs d'événements peuvent effectuer cette tâche.

Trois façons de répartir les chambres

Perk Events vous offre trois façons de remplir un bloc de chambres. — l’ensemble des chambres d’hôtel réservées pour votre réservation de groupe :

  • Attribution manuelle (gestionnaire d'événements): vous choisissez vous-même un participant et le placez dans une pièce spécifique à une date précise.
  • Allocation automatique (gestionnaire d'événements): vous déclenchez une action et Perk Events attribue simultanément une salle à chaque participant présent.
  • Auto-sélection des participants (participant)Les participants choisissent leur propre chambre ou colocataire, mais seulement une fois que l'organisateur de l'événement a activé cette option pour la réservation.

Avec allocation manuelleVous sélectionnez un participant et l'attribuez à une chambre spécifique pour une date précise. Perk Events recherche d'abord une chambre libre. Si aucune n'est disponible, l'application utilise une chambre déjà libre, en veillant à ce que les colocataires soient du même sexe lorsque cela est connu. Si l'information sur le sexe n'est pas disponible, l'application utilise n'importe quelle chambre libre.

Avec auto-allocationPerk Events attribue automatiquement les chambres disponibles à tous les participants. Le système calcule le nombre de nuits nécessaires à chaque participant à partir de ses réservations de voyage (vols et trains) lorsque ces données sont disponibles, et se base sur les dates standard de l'événement dans le cas contraire. L'attribution automatique privilégie d'abord les chambres couvrant la totalité du séjour. Ce n'est qu'en dernier recours que des chambres partielles sont utilisées, et les chambres doubles sont attribuées à des personnes du même sexe lorsque l'information sur le sexe est disponible.

Avec l'auto-sélection des participants, également appelée sélection de colocatairesLes participants choisissent eux-mêmes leur chambre ou leur colocataire, au lieu que vous les placiez. Cette option est désactivée par défaut ; un organisateur d'événement doit l'activer au préalable lors de la réservation. Une fois activée, les participants peuvent choisir de partager une chambre, et tout participant non placé par vos soins ou par le système d'attribution automatique peut choisir sa chambre.

Vous pouvez consulter le même bloc de chambres de deux manières :

  • Vue calendrier: affiche le nombre de chambres disponibles par jour, avec une colonne par date et le nombre de chambres disponibles pour chaque date.
  • Vue du participant: affiche le bloc de chambres par personne, ce qui vous permet de voir en un coup d'œil le statut d'attribution de chaque participant, y compris qui a été placé manuellement, automatiquement ou qui a choisi sa propre chambre.

Les deux vues se trouvent à l'intérieur de la Gérer l'attribution des chambres L'écran dédié à la réservation de groupe vous permet de passer de l'un à l'autre à tout moment grâce au bouton situé en haut de l'écran.

Activation de la sélection des colocataires pour les participants

Le choix du colocataire permet aux participants de choisir directement leur chambre ou leur colocataire, sans intervention de l'organisateur. Cette option est désactivée par défaut pour les réservations de groupe.

  1. Accédez à Événements > Réservations > [Votre réservation] > Afficher.
  2. Trouvez le paramètre de sélection des colocataires pour la réservation.
  3. Activez la sélection des colocataires.
  4. Informez les participants qu'ils peuvent désormais choisir leur chambre ou leur colocataire, par exemple en partageant le lien de réservation destiné aux participants.
Remarque : Vous pouvez toujours attribuer les chambres manuellement ou lancer une attribution automatique après avoir activé la sélection des colocataires ; les participants disposent simplement de l’option supplémentaire de choisir leur chambre.

Attribution manuelle des chambres

Utilisez l'affectation manuelle lorsque vous souhaitez placer vous-même des participants spécifiques dans des salles spécifiques, par exemple pour répondre à une demande ou pour corriger l'affectation d'un participant non affecté.

  1. Accédez à Événements > Réservations de groupe > [Votre réservation] > Gérer l'attribution des salles.
  2. Assurez-vous que Affichage du calendrier est sélectionné.
  3. Trouvez la section hôtelière de l'établissement dans lequel vous souhaitez réserver des chambres, par exemple Sunset Villa..
  4. Utilisez la Rechercher par nom ou adresse e-mail case pour trouver le participant que vous souhaitez placer, par exemple « Maria Alonso ».
  5. Repérez dans le tableau la date et la ligne de chambre où vous souhaitez inscrire le participant. Chaque colonne indique une date et le nombre de chambres encore disponibles à cette date.
  6. Sélectionnez Attribuer la salle à la date et à la rangée de votre choix.
  7. Répétez ces étapes pour chaque participant que vous souhaitez affecter manuellement. Si le bloc de chambres s'étend sur plusieurs pages, utilisez la pagination en bas du tableau pour naviguer entre les jours.
Conseil : Recherchez un participant par son nom ou son adresse électronique avant de lui attribuer une chambre, surtout dans les grands groupes de chambres où parcourir chaque rangée prendrait plus de temps.

Exécution de l'allocation automatique

Auto-allocation Cette fonction attribue en une seule action tous les participants à un hôtel aux chambres disponibles, vous évitant ainsi de placer chaque personne manuellement.

  1. Accédez à Événements > Réservations de groupe > [Votre réservation] > Gérer l'attribution des salles.
  2. Trouvez la section de l'hôtel que vous souhaitez attribuer, par exemple Sunset Villa..
  3. Sélectionnez Démarrer l'allocation automatique.
  4. Consultez le résultat. Rapports d'événements avantages :
    • Combien de participants ont été affectés avec succès ?
    • Combien d'élèves avaient déjà été affectés et ont été ignorés ?
    • Tout avertissement, par exemple concernant un participant pour lequel aucune chambre n'était disponible.
  5. En cas d'avertissements, attribuez manuellement les participants concernés ou ajoutez des chambres au bloc de chambres et relancez l'attribution automatique.
Remarque : L'attribution automatique utilise les dates de voyage de chaque participant lorsqu'elles sont disponibles, ce qui permet d'attribuer des nuits d'arrivée et de départ différentes à chaque personne au lieu de supposer que tout le monde reste pendant la même durée.

Confirmation de l'attribution de la chambre avant le paiement

L'attribution des chambres doit être confirmée dans un délai imparti avant que vous puissiez procéder au paiement de la réservation de groupe. Gérer l'attribution des chambres L'écran affiche un compte à rebours, par exemple « Vous avez 3 jours pour confirmer l'attribution de la chambre », accompagné d'un bouton Continuer vers le paiement. bouton.

Confirmez l'attribution une fois que chaque participant prévu a une chambre attribuée, que ce soit manuellement, automatiquement ou par choix du colocataire. Après confirmation, sélectionnez Continuer vers le paiement. pour poursuivre la réservation de groupe.

Attention : Si la fenêtre de confirmation se ferme avant que vous ne confirmiez l'attribution de la chambre, vous devrez peut-être vérifier à nouveau la réservation avant de pouvoir procéder au paiement.

Cet article vous a-t-il été utile ?