Lors de la réservation d'un voyage pour un événement de groupe, vous pouvez facturer la totalité de la réservation en un seul montant forfaitaire ou répartir les coûts afin que la part de chaque participant soit suivie séparément. Cet article explique le fonctionnement de la répartition des coûts pour les réservations de groupe et vous guide dans sa configuration sur la page de devis. Utilisez-le pour configurer la répartition des coûts afin que le suivi budgétaire, les rapports et la facturation correspondent à la manière dont votre organisation suit ses dépenses.

Un montant unique ou divisé par participant

Répartition des coûts Ce paramètre détermine la facturation et le rapport des coûts d'une réservation de groupe. Au moment du paiement, vous avez le choix entre deux options : Un montant ou Répartition par participant.

Avec un montantPerk Events facture la réservation entière sur une seule ligne, imputée à un seul centre de coûts. Il s'agit de l'option par défaut, idéale lorsque le suivi des dépenses par participant n'est pas nécessaire.

Avec Répartition par participantPerk Events répartit le coût de la réservation individuellement entre les participants. Vous obtenez ainsi un détail par personne pour vos rapports et votre facturation, ce qui vous permet de voir précisément le coût du séjour de chaque participant plutôt qu'un total unique.

La répartition par participant dépend de votre liste de chambres — l'attribution confirmée des chambres aux participants. Perk Events doit savoir qui séjourne où avant de pouvoir répartir les frais entre les participants. Partage par participant Le détail par personne n'est établi qu'une fois la liste des chambres pour la réservation finalisée.

L'option que vous choisissez ne se limite pas à modifier l'affichage du total sur la facture : elle influe également sur les modes de paiement disponibles pour la réservation, la devise utilisée et la manière dont la réservation apparaît dans vos rapports. Choisissez l'option qui correspond aux besoins de votre organisation en matière de suivi et de rapprochement des dépenses liées à cet événement avant de consulter les détails de paiement.

Admissibilité au partage des coûts

Le partage des frais par participant n'est possible que pour les réservations de groupe qui remplissent certaines conditions, en fonction du prix total de la réservation et de sa date de début.

Le partage des coûts est également disponible uniquement pour les réservations de groupe. Si vous réservez un voyage pour un petit groupe de plusieurs personnes et qu'il ne s'agit pas d'un événement de groupe, Partager par participant Cette option n'est pas proposée et la réservation est facturée en un seul montant.

Définition des modalités de répartition des coûts et de paiement

Définissez votre option de répartition des coûts et vos détails de paiement lors du passage à la caisse Devis écran pour votre réservation de groupe.

1. Accédez à la page de devis de votre réservation de groupe.
2. Sélectionnez Choisissez comment répartir le coût du suivi budgétaire dans la répartition des coûts carte.
3. Sélectionnez Un montant facturer la réservation en une seule ligne ou répartir par participant pour suivre la part de chaque participant individuellement. Si la réservation ne remplit pas les conditions d'admissibilité, un seul montant sera remboursé. est disponible.
4. Saisissez l'adresse de facturation de la réservation dans la section Paiement et rapports carte.
5. Sélectionnez le profil de paiement à utiliser pour cette réservation.
6. Saisissez le centre de coûts auquel la réservation doit être facturée, par exemple « Ventes ».
7. Saisissez le motif du voyage, puis sélectionnez Enregistrer les détails de paiement.

Lorsque le fractionnement n'est pas disponible

Le tableau de détail des prix à la caisse Devis L'écran détaille chaque service de la réservation (par exemple, la salle de réunion, l'hébergement, les frais de réservation et la taxe de séjour), ainsi que le total et la ventilation entre Payer maintenant et Payer plus tard.

Si vous avez choisi Répartition par participantLe détail par participant n'est pas affiché immédiatement. Il devient visible à l'approche de la date de début de la réservation, une fois votre liste de chambres établie. La répartition des chambres par personne est confirmée et communiquée au responsable du séjour. En attendant, le détail du prix affiche le total de la réservation et non la part de chaque participant.