Lorsqu'un hôtel répond à votre demande de proposition (RFP) par e-mail, Perk Events transforme automatiquement cette réponse en une offre claire et détaillée. Vous n'avez ainsi pas besoin de ressaisir manuellement les tarifs des chambres, les services et les taxes. Cet article explique comment Perk Events crée l'offre et comment la vérifier, la valider et, le cas échéant, la corriger.

Comment Perk Events crée l'offre

Perk Events analyse la réponse par e-mail de l'hôtel à votre appel d'offres et la convertit automatiquement en une offre structurée et détaillée. Au lieu de recopier les chiffres d'un e-mail pour établir un devis, Perk Events extrait le nom de l'hôtel, les dates de séjour, les tarifs des chambres, les autres services (restauration, salles de réunion, etc.) ainsi que les taxes et frais mentionnés par l'hôtel. Vous obtenez ainsi une offre prête à être examinée, avec le détail de chaque service et le prix total calculé.

Les hôtels n'indiquent pas toujours la capacité de leurs salles de réunion par un chiffre précis. Ils peuvent indiquer une fourchette, comme « 20 à 25 personnes », lorsqu'ils ne connaissent pas encore la configuration exacte des sièges. Il s'agit d'une formulation courante et valide de la part d'un hôtel, et non d'une erreur. Perk Events gère automatiquement les fourchettes de capacité. La plateforme adapte l'offre à la taille de salle la mieux adaptée à votre événement, vous garantissant ainsi une offre structurée et avantageuse même si la description de l'hôtel était approximative.

Examen d'une offre automatisée

Une fois que Perk Events a créé l'offre à partir de la réponse de l'hôtel, veuillez vérifier le résultat avant de le partager ou de poursuivre la réservation.

1. Ouvrez l'appel d'offres de l'hôtel qui a envoyé la réponse.
2. Accédez à l'écran de devis ou d'offre où l'offre apparaît.
3. Vérifiez le détail des services : tarifs des chambres, restauration, salles de réunion et autres frais.
4. Vérifiez les taxes et frais indiqués pour chaque catégorie de service.
5. Vérifiez le prix total par rapport à l'e-mail original de l'hôtel.
6. Confirmez que l'offre est prête à être partagée, ou signalez tout élément qui ne correspond pas à ce que l'hôtel a envoyé.

ExempleL'hôtel Golden répond à votre appel d'offres avec un devis pour 40 nuitées, une salle de réunion pour 20 à 25 personnes et un déjeuner buffet. Perk Events transforme cette offre en une proposition détaillée comprenant des chambres d'hôtel, des salles de réunion adaptées à la capacité requise et une offre de restauration, chaque option étant assortie de son propre prix et de la TVA.

Comprendre la TVA sur les offres automatisées

Taxe sur la valeur ajoutée, ou TVALe calcul des frais, dans le cadre d'une offre automatisée, varie selon le type de service ; il est donc important de comprendre cette différence avant de communiquer les prix à un client ou à un approbateur.

Pour les chambres d'hôtel, Perk Events détermine le taux de taxe correct en fonction de la juridiction de l'hôtel, de sorte que la TVA sur les chambres d'hôtel dans une offre automatisée est conforme à la juridiction.

Pour les services non encore couverts par cette offre (restauration, salles de réunion et autres services), Perk Events estime automatiquement la TVA, à condition que l'hôtel n'ait pas déjà indiqué de montant ou de taux de TVA pour ce service. Si l'e-mail de l'hôtel mentionne déjà explicitement la TVA pour un service, Perk Events l'utilise afin d'éviter une double facturation. Lorsqu'une estimation est ajoutée par Perk Events, la ligne est intitulée « TVA indicative ». et explique ce qui a été ajouté et pourquoi, afin qu'il soit toujours clair quels chiffres proviennent de l'hôtel et lesquels sont des estimations.

Correction ou modification d'une offre automatisée

Si une offre automatisée semble erronée (par exemple, si le prix, la correspondance des chambres ou le taux de TVA ne correspondent pas à ce que l'hôtel a réellement envoyé), ne la transmettez pas telle quelle à votre client ou à l'approbateur. Signalez-la à votre spécialiste MICE afin qu'il puisse effectuer une correction manuelle. Joignez l'e-mail original de l'hôtel à vos notes concernant les anomalies, afin que la correction soit conforme aux conditions réelles de l'hôtel.