Lors de vos déplacements professionnels, vous souhaitez souvent prolonger votre voyage pour des raisons personnelles : rester le week-end, ajouter quelques jours à la fin ou profiter de votre séjour pour organiser vos activités personnelles. Avec Perk, vous pouvez réserver vos voyages personnels sur la même plateforme que celle utilisée pour le travail et les régler vous-même, sans que cela n'ait d'incidence sur la comptabilité de votre entreprise.
Vos déplacements professionnels et vos voyages personnels restent distincts. Votre entreprise gère vos déplacements professionnels comme d'habitude, tandis que vos voyages personnels vous appartiennent : vous les réservez, vous les payez avec votre carte personnelle et ils n'apparaissent pas sur les factures, les rapports ni le budget de votre entreprise. Cet article explique ce qu'est un voyage personnel, comment le réserver et le payer, et comment il reste confidentiel et indépendant de votre entreprise.
En bref : en plus de vos déplacements professionnels, vous pouvez réserver des vols, des séjours, des trains ou des voitures à titre personnel, ajouter des accompagnateurs privés quand vous le souhaitez, payer avec votre propre carte personnelle et ne pas les faire figurer sur les factures, les rapports et le budget de votre entreprise.
Remarque : Les voyages personnels sont actuellement en phase bêta et sont disponibles pour un groupe restreint de clients.
Qu'est-ce qu'un voyage personnel sur Perk ?
Lorsque vous réservez un voyage personnel, Perk crée un identifiant de voyage distinct de celui de vos voyages d'affaires. Aucune nouvelle configuration n'est nécessaire : vous utilisez votre adresse courriel professionnelle habituelle et votre compte Perk existant, sans connexion supplémentaire.
Vos déplacements personnels restent totalement indépendants de vos déplacements professionnels. Vous effectuez vos réservations séparément, payez avec votre carte personnelle et la réservation n'est pas enregistrée auprès de votre entreprise via son système de gestion des voyages ou ses outils de gestion des dépenses. Vous pouvez ainsi consulter vos déplacements professionnels et personnels au même endroit, sans que vos données personnelles n'entrent en contact avec les données de l'entreprise.
Réservation de voyages personnels
Vous pouvez commencer à réserver vos voyages personnels depuis la page d'accueil de Perk :
- Allez dans l'onglet Accueil et basculez le mode de compte de Professionnel à Personnel.
- Choisissez le service souhaité et lancez la recherche. Durant le processus, la mention « personnel » apparaît pour vous indiquer qu'il s'agit d'une recherche personnelle.
- Les politiques ne s'appliquent pas. De plus, aucune approbation n'est requise pour la réservation de voyages personnels.
- Ajoutez des vols, des hébergements, des trajets en train ou des voitures comme vous le faites habituellement sur la plateforme Perk. Le service de conciergerie est réservé aux voyages d'affaires.
- Ajoutez des compagnons de voyage (à partir de 2 ans) s'ils souhaitent voyager ensemble. Pour en savoir plus, consultez la section Ajouter des compagnons de voyage à votre voyage personnel.
- Les frais Premium, les frais Flexi Travel et les frais Green Trip ne s'appliquent pas, et l'assurance ne peut être ajoutée aux voyages personnels.
- Rendez-vous à la caisse pour payer.
La recherche personnelle n'affiche pas les disponibilités aux tarifs entreprise. Ces tarifs sont exclusivement réservés aux voyages d'affaires. Hormis cela, le voyageur peut réserver les mêmes hébergements que pour un voyage d'affaires classique.
Payer pour un voyage personnel
Vous réglez votre voyage personnel avec votre carte personnelle. Les modes de paiement professionnels et les cartes de visite ne sont pas acceptés. Votre voyage personnel fait l'objet d'un paiement distinct de toute réservation professionnelle.
Suivez ces étapes :
- Ajoutez tout ce que vous souhaitez à votre voyage personnel.
- Au moment de régler votre commande, sélectionnez une carte personnelle. Si vous n'en avez pas encore enregistré une, ajoutez-en une via le formulaire prévu à cet effet. Elle sera alors ajoutée comme carte personnelle, utilisable uniquement pour vos voyages personnels. Personne d'autre ne pourra y accéder.
- Payez avec votre carte personnelle pour confirmer le voyage.
L'étape de paiement personnel indique clairement que la carte est personnelle, le détail du prix précise que le voyage est payé à titre personnel et non par l'entreprise, et un message de confirmation s'affiche au moment du paiement. Les modes de paiement professionnels ne sont pas disponibles pour les voyages personnels, et une carte personnelle ne peut pas être utilisée pour réserver un voyage d'affaires.
Vous recevez une confirmation de réservation et un reçu par e-mail, comme pour une réservation de voyage d'affaires.
Attention : Si un employé réserve un voyage personnel et quitte ensuite l’entreprise, son accès n’est pas supprimé tant que ce voyage n’a pas eu lieu. Une fois le voyage terminé, son compte peut être désactivé.
Comment vos voyages personnels restent privés et séparés
Les déplacements personnels ne sont pas gérés par l'entreprise : aucune politique de voyage ni système d'automatisation des politiques de voyage n'est en place, aucune approbation n'est requise, et aucun objet de coût ni champ personnalisé n'est associé à ces déplacements. Ils ne sont pas non plus intégrés aux données de l'entreprise. Les déplacements personnels n'apparaissent ni dans les rapports clients, ni dans le système de suivi des dépenses, ni dans le connecteur ERP, ni dans le processus de facturation, et ils ne sont pas pris en compte dans le calcul de la consommation d'abonnement.
Les options professionnelles sont également exclues : les bons d’achat, FlexiTravel, Green Trip, Premium, les assurances et le service de conciergerie ne s’appliquent pas aux voyages personnels. Votre carte personnelle est invisible pour l’administrateur de l’entreprise.
Pour avoir une idée complète de la façon dont nous préservons la confidentialité des voyages personnels, voir Comment les voyages personnels restent privés.