L'intégration Sage Intacct connecte Perk à votre compte Sage Intacct afin que vos données comptables et vos données de dépenses restent synchronisées, évitant ainsi les doubles saisies. Perk importe votre plan comptable, vos dimensions, vos taux de taxe et vos employés depuis Sage Intacct, et exporte les dépenses approuvées sous forme d'écritures comptables. Cet article explique ce que l'intégration importe et exporte, quand cela se produit et comment vous pouvez suivre ces opérations.
Pour configurer l'intégration, consultez la section Configurer l'intégration Sage Intacct.
Prérequis
Gardez ces éléments à l'esprit lors de la planification de votre système comptable :
- Une entité Sage Intacct par entité juridique Perk. Chaque connexion concerne une seule entité Sage Intacct. Pour passer à une autre entité, déconnectez-vous puis reconnectez-vous avec l'ID de localisation approprié. Perk exige un ID de localisation lors de la connexion. L'accès multi-entités de niveau supérieur n'est pas pris en charge.
- Dimensions standard uniquement. Perk prend en charge les départements, les projets, les lieux et les classes. Vous ne pouvez associer qu'une seule de ces dimensions à un objet de coût. Les autres dimensions peuvent être prises en charge via des champs personnalisés.
- Mise en correspondance par adresse e-mail. Perk associe les utilisateurs aux employés de Sage Intacct par leur adresse e-mail exacte, et vous résolvez chaque utilisateur non associé avant que la configuration ne soit terminée.
- Les pièces jointes et les avoirs ne sont pas pris en charge. Perk exporte les dépenses sans leurs pièces jointes et n'exporte pas les avoirs.
- Les exportations s'exécutent selon la planification que vous avez définie. Vous configurez l'exportation automatique dans Perk. Perk envoie les dépenses approuvées à Merge, qui les transmet ensuite à Sage Intacct. En raison de ce processus en deux étapes, une dépense approuvée peut mettre jusqu'à 24 heures pour apparaître dans Sage Intacct.
Remarque : L’intégration se connecte à Sage Intacct via un utilisateur de services Web que vous créez pour Perk, associé à l’identifiant d’expéditeur de Perk dans votre liste d’autorisations de services Web. Cet utilisateur de services Web est un compte dédié que Perk utilise pour lire vos données comptables et enregistrer les dépenses approuvées ; il doit disposer des autorisations appropriées dans Sage Intacct.
Pour obtenir la liste complète des prérequis d'installation et les étapes à suivre pour les remplir, consultez la section Configurer l'intégration Sage Intacct.
Comment les données sont importées
Perk importe quatre types de données depuis Sage Intacct : les comptes généraux, les dimensions, les taux d’imposition et les employés. Vous choisissez les éléments à importer lors de la configuration de l’intégration et vous pouvez modifier ces choix ultérieurement.
| Sage Intacct | Perk | Ce que vous contrôlez |
|---|---|---|
| Comptes généraux | Catégories de dépenses | Quels comptes Perk importe-t-il ? Par défaut, ce sont les comptes du compte de résultat qui sont sélectionnés, et non ceux du bilan. Autrement dit, il s’agit des comptes liés aux revenus de l’entreprise, au coût des ventes, aux charges d’exploitation et aux autres charges hors exploitation. |
| Départements, Projets, Lieux et Classes (dimensions) | Objets de coûts ou champs personnalisés | Comment vous associez chaque dimension. Valeurs par défaut : les départements à l’objet de coût, les projets, les emplacements et les classes à des champs personnalisés. |
| Taux de taxe | Taux de taxe | Quels taux de taxe à l'achat (taxes sur les intrants) Avantages des importations. |
| Contact (fournisseur AP) | Utilisateurs | Aucun choix à faire. Les avantages sont attribués par adresse e-mail, et vous gérez les cas d'utilisateurs non appariés. |
Comptes généraux et catégories de dépenses
Les comptes généraux sont les comptes de votre plan comptable Sage Intacct. Perk importe les comptes que vous sélectionnez comme catégories de dépenses, afin que les dépenses dans Perk correspondent à votre plan comptable. Vous choisissez les comptes à importer. Perk présélectionne les comptes de résultat.
Si vous ajoutez des comptes dans Sage Intacct après la dernière importation, modifiez vos paramètres d'importation de comptes dans Perk. Perk récupère la liste de comptes la plus récente depuis Sage Intacct.
Dimensions
Les dimensions sont les catégories utilisées dans Sage Intacct pour analyser les transactions. Perk prend en charge quatre dimensions standard : Départements, Projets, Lieux et Classes. Vous pouvez associer chaque dimension à un objet de coût ou à un champ personnalisé dans Perk. Par défaut, Perk associe les Départements aux objets de coût et les Projets, Lieux et Classes aux champs personnalisés.
Vous pouvez associer une dimension à un objet de coût, mais une seule à la fois. Les objets de coût des avantages utilisent un espace de noms unique ; par conséquent, associer deux dimensions à un même objet de coût peut entraîner des conflits de noms. Associez plutôt les autres dimensions à des champs personnalisés.
Perk prend uniquement en charge les 4 dimensions standard de Sage Intacct. Les dimensions personnalisées de Sage Intacct autres que les départements, les projets, les emplacements et les classes ne sont pas disponibles pour le mappage.
Taux de taxe
Perk importe les taux de taxe Sage Intacct que vous avez sélectionnés. Perk filtre la liste pour ne conserver que les taux de taxe des comptes fournisseurs et des achats (taxe sur les intrants). Les taux de taxe des comptes clients et des commandes (taxe sur les extrants) sont exclus car ils s'appliquent aux factures et non aux dépenses. Par défaut, Perk sélectionne tous les taux de taxe sur les achats (taxe sur les intrants), mais vous pouvez désélectionner ceux qui ne concernent pas vos processus de gestion des dépenses.
Employés et utilisateurs
Perk importe vos contacts Sage Intacct (fournisseur de comptabilité fournisseurs) et les associe aux utilisateurs Perk par adresse e-mail. L'association est exacte : l'adresse e-mail d'un employé dans Sage Intacct doit donc correspondre à celle de l'utilisateur dans Perk. Perk affiche deux groupes de personnes :
- Utilisateurs correspondants : Utilisateurs Perk dont l’adresse e-mail correspond à un enregistrement d’employé Sage Intacct
- Utilisateurs non associés : Utilisateurs Perk sans fiche employé Sage Intacct correspondante
Pour chaque utilisateur non associé, vous devez résoudre le problème soit en mettant à jour son adresse e-mail dans Perk ou Sage Intacct afin qu'elles correspondent exactement, soit en excluant l'utilisateur de l'intégration. Si une adresse e-mail change dans l'un ou l'autre système, mettez-la à jour dans Perk et Sage Intacct, puis réassociez l'utilisateur dans Perk.
Lorsque les importations s'exécutent
Une fois la configuration terminée, Perk lance l'importation initiale. Comme Perk utilise la plateforme d'intégration Merge pour importer les données de Sage Intacct, cette première importation prend généralement plusieurs heures, selon la fréquence de synchronisation. Vous recevrez un e-mail une fois l'opération terminée. Par la suite, Perk met à jour les données importées dès que Merge synchronise des modifications provenant de Sage Intacct, et effectue une mise à jour nocturne à minuit UTC.
Modifier les paramètres d'importation ultérieurement
Vous pouvez modifier vos paramètres d'importation (comptes, dimensions, taux de taxe et utilisateurs) à tout moment après la configuration. Lorsque vous modifiez les listes de comptes, de taux de taxe ou de dimensions, Perk récupère la liste actuelle depuis Sage Intacct. Les ressources supprimées dans Sage Intacct n'apparaissent pas dans la liste de sélection. Perk conserve vos paramètres d'importation même en cas de déconnexion puis de reconnexion ; vérifiez-les donc après la reconnexion, surtout si vous vous êtes connecté à une autre entité. Pour connaître la procédure, suivez les instructions de la section « Configurer l'intégration Sage Intacct ».
Comment les données sont exportées
Perk exporte les dépenses approuvées et réglées vers Sage Intacct sous forme d'opérations comptables. Les informations créées par Perk dans Sage Intacct dépendent du mode de paiement de la dépense.
| Frais liés aux avantages sociaux | Sage Intacct | Notes |
|---|---|---|
| Dépenses approuvées payées par des particuliers | Factures fournisseurs dans les comptes fournisseurs | L'employé doit être configuré comme fournisseur de comptes fournisseurs dans Sage Intacct. |
| Frais de carte réglés |
Transactions par carte de crédit (cctransaction) dans la gestion de trésorerie |
|
| Frais de voyage réglés | Transactions par carte de crédit (cctransaction) dans la gestion de trésorerie |
|
| Pièces jointes | Non exporté | |
| Notes de crédit | Non exporté |
Dépenses payées à titre privé
Lorsqu'un employé règle une dépense et qu'un approbateur l'approuve, Perk l'exporte vers Sage Intacct en tant que facture fournisseur. La fiche employé dans Sage Intacct doit être configurée comme fournisseur. Pour comprendre l'importance de cette configuration et savoir quand la réaliser, consultez la section Prérequis.
Frais de carte et de fournisseur de voyage
Une fois qu'une dépense par carte ou par prestataire de voyage est réglée, Perk l'exporte vers Sage Intacct en tant que transaction de carte de crédit (cctransaction) dans la gestion de trésorerie.
Lorsque les exportations s'exécutent
Vous pouvez configurer l'exportation automatique dans Perk pour définir sa fréquence. Perk utilise la plateforme d'intégration Merge pour se connecter à Sage Intacct. Perk envoie les dépenses approuvées à Merge, qui les transmet ensuite à Sage Intacct. En raison de ce processus en deux étapes, une dépense approuvée peut mettre jusqu'à 24 heures pour apparaître dans Sage Intacct. Pour plus de détails, consultez la section « Fréquence d'exportation ». Si vous déconnectez l'intégration, Perk cesse d'exporter les données. Les dépenses approuvées pendant votre déconnexion ne seront exportées qu'après votre reconnexion et la prochaine synchronisation.
Comment surveiller l'intégration
Perk vous indique si l'intégration est établie, les éléments importés, les éventuelles erreurs et la date de la prochaine importation. Consultez ces informations en premier lieu si quelque chose vous semble obsolète, avant de contacter l'assistance.
État de la connexion
Perk affiche en permanence l'état de la connexion dans les paramètres d'intégration. Les états possibles sont :
| Statut | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Actif | Sage Intacct est connecté et vos paramètres d'importation sont terminés. |
| Configuration incomplète | Sage Intacct est connecté, mais vous n'avez pas encore terminé la configuration d'importation. |
| Action requise | Perk ne parvient plus à se connecter à Sage Intacct. Veuillez vous reconnecter et saisir à nouveau vos identifiants. |
Détails de l'importation
La page des paramètres d'importation affiche une fiche pour chaque type de données importées : comptes, dimensions, taux de taxe et fournisseurs. Chaque fiche affiche :
- Nombre total d'enregistrements importés.
- Le nombre d'enregistrements qui n'ont pas pu être synchronisés, avec accès aux détails de ces échecs.
- Un lien vers les données correspondantes dans Perk.
- Un lien pour modifier vos paramètres d'importation.
La fiche Fournisseurs indique combien d'utilisateurs Perk ont trouvé un contact Sage Intacct et combien n'ont pas réussi à le faire correspondre, avec un lien permettant d'accéder à la page Personnes.
Importer les journaux d'erreurs
Lorsqu'une carte affiche une erreur, la sélectionner ouvre le panneau Importer les journaux d'erreurs. Le groupe d'erreurs de cet objet s'ouvre déjà développé et visible. Les groupes des autres objets restent réduits jusqu'à ce que vous les sélectionniez.
Perk regroupe les erreurs par objet et par type. Chaque erreur affiche l'objet concerné, l'enregistrement affecté (le cas échéant), la raison, une action suggérée et un horodatage. Si la correction relève de votre compétence, l'action suggérée vous indique les modifications à apporter dans Sage Intacct ou Perk. Dans le cas contraire, vous êtes invité à contacter le support. Une fois l'erreur résolue, Perk la supprime de la liste.
Les erreurs se répartissent en 4 types, selon la personne qui doit agir :
- Incohérence des données entre Sage Intacct et Perk : par exemple, l’adresse e-mail d’un utilisateur Perk ne correspond pas à celle de son employé dans Sage Intacct. Un administrateur corrige les données dans Sage Intacct ou Perk.
- Compte introuvable : par exemple, une carte d’entreprise dans Perk sans compte correspondant dans Sage Intacct. Un administrateur ajoute le compte dans Sage Intacct ou met à jour les données dans Perk.
- Problème avec Sage Intacct ou votre fournisseur : par exemple, Sage Intacct ne répond pas à temps. Veuillez réessayer plus tard et contacter le service client si l’erreur persiste.
- Échec d'importation interne : par exemple, une tâche d'importation qui échoue de manière inattendue. Perk examine le problème ; aucune action n'est requise.
Importer maintenant
L'option « Importer maintenant » actualise tous vos objets et met à jour la date de dernière modification, ce qui vous permet de visualiser les changements dans Sage Intacct ou Perk plus rapidement qu'avec la prochaine exécution automatique. Perk vous informe alors que vous recevrez un e-mail une fois l'importation terminée.
Après avoir utilisé Importer maintenant, un délai d'une heure s'applique avant de pouvoir l'utiliser à nouveau. Pendant ce délai, le bouton est désactivé et Perk indique que Importer maintenant n'est pas encore disponible. Importer maintenant est également indisponible si votre connexion Sage Intacct ne le permet pas ; Perk vous le signale également, vous permettant ainsi de toujours savoir pourquoi l'opération n'a pas pu être effectuée.
Importer l'historique et la prochaine synchronisation
Le tableau d'historique des importations affiche les 5 dernières importations de votre entreprise. Chaque ligne indique la date et l'heure, le nombre total d'enregistrements traités, les erreurs et le type de synchronisation. Si vous devez vous reconnecter à Sage Intacct, Perk n'ajoute pas les synchronisations ayant échoué à l'historique.
La prochaine heure de synchronisation prévue apparaît sous le tableau.
Pour vérifier étape par étape la page des paramètres d'importation, corriger les erreurs ou résoudre les problèmes de connexion et d'exportation, consultez la section Configurer l'intégration Sage Intacct.