L'intégration Sage Intacct synchronise vos données de dépenses entre Perk et Sage Intacct. Les dépenses approuvées et réglées par carte sont automatiquement exportées vers Sage Intacct, vous évitant ainsi de les saisir à nouveau. Cet article vous guide pas à pas dans la configuration, de la préparation de Sage Intacct à la connexion de Perk et au paramétrage de l'importation.
Pour plus d'informations sur le fonctionnement de l'intégration et la manière dont les données sont mappées entre les deux systèmes, consultez la section Intégrer Sage Intacct avec Perk pour les dépenses.
Rôle : Les administrateurs de compte peuvent effectuer cette tâche.
Avant de commencer
Avant de connecter Perk à Sage Intacct, veuillez effectuer les 3 étapes directement dans Sage Intacct. Les ignorer entraînera un échec de la connexion ou des problèmes d'exportation ultérieurs.
- Abonnez-vous aux services Web. Si votre entreprise n'est pas encore abonnée, accédez à Entreprise > Administration > Abonnements, sélectionnez Services Web, puis Configurer. Pour plus d'informations, consultez la section « S'abonner aux services Web » de la documentation Sage Intacct.
- Ajoutez l'ID d'expéditeur de Perk à la liste d'autorisation. Accédez à Société > Configuration > Société, ouvrez l'onglet Sécurité et sélectionnez Modifier. Dans la section Autorisations des services Web, sélectionnez Ajouter, saisissez l'ID d'expéditeur de Perk, assurez-vous que le statut est Actif et sélectionnez Enregistrer.
- Créez un utilisateur de services Web. Il s'agit d'un compte dédié aux services Web, distinct de vos comptes d'utilisateur Sage Intacct standard. Consultez la section Création d'un utilisateur de services Web dans Sage Intacct.
Vous aurez également besoin de 2 informations de Sage Intacct pour terminer la connexion :
- ID de l'entreprise : vous le trouverez dans l'onglet Informations générales sous Entreprise > Configuration > Société. Pour plus d'informations, consultez Informations sur l'entreprise.
- ID de l'emplacement : obligatoire. Il s'agit de l'identifiant de l'emplacement ou de l'entité que vous souhaitez connecter. Vous le trouverez dans la liste Emplacements. Pour les entités, accédez à Société > Configuration > Entités. Pour plus de détails sur les champs, consultez la section Emplacements.
Création d'un utilisateur de services Web dans Sage Intacct
Un utilisateur des services Web est un compte dédié dans Sage Intacct utilisé par Perk pour se connecter et synchroniser les données. Il ne peut pas se connecter à l'interface Sage Intacct et est distinct des comptes de connexion utilisés quotidiennement par votre équipe. Créez un utilisateur des services Web distinct pour chaque intégration.
- Dans Sage Intacct, allez dans Société > Admin > Utilisateurs, rôles et groupes, puis sélectionnez Ajouter à côté de Utilisateurs des services Web.
- Saisissez un identifiant utilisateur unique, par exemple «
perk-integration». Cet identifiant vous sera demandé ultérieurement dans Perk. Vous ne pourrez plus le modifier après l'enregistrement. - Saisissez un nom d'utilisateur et l'adresse courriel du compte. Sage Intacct utilise cette adresse courriel pour vérifier les réinitialisations de mot de passe.
- Définir le statut sur Actif.
- Sélectionnez un nom de contact ou sélectionnez Ajouter pour créer un nouveau contact.
- Sélectionnez un type d'utilisateur. Les utilisateurs professionnels peuvent accéder à toutes les fonctionnalités. Ensuite, définissez les privilèges d'administrateur. Vous définirez les autorisations à l'étape suivante.
- Sélectionnez Enregistrer. Dans la fenêtre contextuelle de confirmation, sélectionnez Créer, saisissez votre propre mot de passe Sage Intacct et sélectionnez Vérifier.
Sage Intacct envoie par courriel au nouvel utilisateur ses informations d'identification. Si vous devez définir un nouveau mot de passe pour l'utilisateur des services Web, sélectionnez Réinitialiser le mot de passe sur la page de l'utilisateur. Sage Intacct enverra alors le nouveau mot de passe par courriel à l'utilisateur. Il s'agit du mot de passe de l'utilisateur des services Web que vous devrez saisir ultérieurement dans Perk.
Pour plus d'informations sur l'ajout, la modification et la désactivation des utilisateurs des services Web, consultez la section Utilisateurs des services Web dans la documentation Sage Intacct.
Attribution des autorisations à l'utilisateur des services Web
Un utilisateur des services Web ne peut effectuer que les actions autorisées par ses permissions. Ces permissions sont généralement attribuées par le biais d'un rôle. Pour plus d'informations, consultez les sections « Permissions d'administration » et « Types d'utilisateurs ».
Ce rôle nécessite les droits d'accès en lecture et en écriture suivants :
| Lire l'autorisation | Autorisation d'écrire |
|---|---|
| • Plan comptable • Départements • Emplacements • Cours • Projets • Employés • Taux d'imposition |
• Comptes fournisseurs (pour les exportations de dépenses payées à titre privé sous forme de factures fournisseurs) • Gestion de trésorerie (pour les exportations de dépenses par carte sous forme de transactions par carte de crédit) |
- Dans Sage Intacct, allez dans Société > Admin > Utilisateurs, rôles et groupes > Rôles.
- Sélectionnez le rôle que vous souhaitez utiliser pour l'intégration Perk, ou ajoutez un nouveau rôle.
- Sélectionnez Abonnements.
- Trouvez chaque application et sélectionnez Permissions pour accorder au rôle les accès répertoriés dans le tableau.
- Enregistrez le rôle, puis attribuez-le à l'utilisateur des services Web sur la page de cet utilisateur.
Connexion de Perk à Sage Intacct
L'intégration Sage Intacct utilise une authentification par identifiants, et non une connexion via navigateur. Au lieu de vous connecter via une fenêtre contextuelle, vous saisissez directement quatre identifiants de services Web dans Perk.
- Dans Perk, accédez à Paramètres > Intégrations.
- Sélectionnez Sage Intacct.
- Sur l'écran de la liste de vérification avant vol, confirmez que vous avez bien effectué les 3 étapes de Avant de commencer. Le bouton Connecter reste désactivé jusqu'à ce que vous les confirmiez.
- Sélectionnez Connecter Sage Intacct. Un formulaire d'identification s'ouvre.
- Saisissez vos 4 identifiants : ID de l’entreprise, ID utilisateur des services Web, mot de passe utilisateur des services Web et ID de l’emplacement.
- Sélectionnez Se connecter.
- Une fois la connexion établie, Perk récupère et affiche le nom de votre entreprise Sage Intacct.
Choisir une entité lors de la connexion
Si vous vous connectez sans identifiant de localisation et que Perk détecte que l'utilisateur des services Web peut voir plusieurs entités, une fenêtre contextuelle s'affiche après la connexion pour vous inviter à sélectionner un identifiant de localisation. Choisissez l'entité à synchroniser et confirmez : Perk limitera toutes les synchronisations futures à cette entité.
Configuration des paramètres d'importation
Une fois la connexion établie, Perk ouvre un assistant de configuration d'importation. Cet assistant vous permet de définir les données que Perk importe de Sage Intacct et comment elles sont intégrées à Perk. Il comporte quatre étapes, toujours dans cet ordre : Comptes, Dimensions, Taux de taxe et Utilisateurs. Chaque étape affiche les données que Perk récupère en temps réel depuis votre entité Sage Intacct ; ainsi, les informations affichées reflètent votre plan comptable, vos dimensions, vos taux de taxe et vos employés à jour.
Préparez-vous avant de commencer l'assistant
Rassemblez d'abord ces réponses afin de pouvoir effectuer les 4 étapes sans interruption :
- Laquelle dimension, le cas échéant, souhaitez-vous associer à l'objet de coût dans Perk ? Voir Étape 2 : Dimensions.
- Vérifiez si l'adresse e-mail de chaque utilisateur Perk correspond à celle figurant dans sa fiche fournisseur Sage Intacct. Voir Étape 4 : Utilisateurs.
- Quels comptes généraux et quels taux de taxe sur les achats (taxes en amont) votre équipe devrait-elle utiliser pour les dépenses ?
Étape 1 : Comptes
Choisissez les comptes du grand livre (GL) qui deviendront des catégories de dépenses dans Perk. Perk récupère tous les comptes GL depuis Sage Intacct et les affiche dans une liste. Par défaut, ce sont les comptes de résultat qui sont sélectionnés, et non les comptes de bilan.
- Examinez la liste des comptes généraux.
- Désélectionnez les comptes que vous ne souhaitez pas utiliser dans Perk.
- Sélectionnez Suivant.
Les comptes que vous désélectionnez n'apparaissent pas comme catégories de dépenses dans Perk. Vous pouvez modifier cette sélection ultérieurement en éditant vos paramètres d'importation.
Étape 2 : Dimensions
Définissez comment Perk utilise vos dimensions Sage Intacct. Les dimensions sont les catégories que vous utilisez dans Sage Intacct pour analyser les transactions. Associez chacune d'elles à un objet de coût ou à un champ personnalisé dans Perk, ou ignorez-la. Perk prend en charge 4 dimensions standard. Les dimensions personnalisées ne sont pas prises en charge.
| Dimension | Mappage par défaut dans Perk |
|---|---|
| Départements | Objet de coût |
| Projets | Champ personnalisé |
| Lieux | Champ personnalisé |
| Classes | Champ personnalisé |
- Examinez la cartographie pour chaque dimension.
- Modifiez toute configuration que vous souhaitez différer de la configuration par défaut, en déterminant si vous souhaitez utiliser la dimension pour répartir les coûts ou uniquement à des fins de reporting.
- Sélectionnez Suivant.
Étape 3 : Taux d’imposition
Choisissez les taux de taxe Sage Intacct que Perk importe. Perk récupère vos taux de taxe et les filtre pour ne conserver que les taux de taxe sur les comptes fournisseurs et les achats (taxe sur les intrants). Les taux de taxe sur les comptes clients et les commandes (taxe sur les extrants) s'appliquent aux factures et non aux dépenses ; Perk les exclut donc. Tous les taux de taxe sur les achats (taxe sur les intrants) sont sélectionnés par défaut.
- Consultez la liste des taux de taxe à l'achat (taxes sur les intrants).
- Décochez les cases qui ne correspondent pas à vos dépenses.
- Sélectionnez Suivant.
Étape 4 : Utilisateurs
Associez vos utilisateurs Perk aux contacts Sage Intacct (fournisseurs) afin que chaque dépense exportée soit rattachée à la fiche fournisseur correspondante. La correspondance Perk s'effectue par adresse e-mail et est exacte.
L'étape montre 2 groupes :
- Utilisateurs correspondants : Utilisateurs Perk dont l’adresse e-mail correspond à un enregistrement de fournisseur Sage Intacct.
- Utilisateurs non associés : Utilisateurs Perk sans enregistrement de fournisseur Sage Intacct correspondant.
Vous devez résoudre tous les problèmes d'association d'utilisateurs avant de continuer. Pour chacun d'eux, mettez à jour l'adresse e-mail dans Perk ou Sage Intacct afin qu'elles correspondent exactement, ou excluez l'utilisateur de l'intégration.
- Consultez la liste des utilisateurs correspondants.
- Pour chaque utilisateur non apparié, mettez à jour l'adresse électronique afin qu'elle corresponde, ou excluez l'utilisateur.
- Sélectionnez Suivant.
Configuration terminée
Après avoir examiné les 4 étapes, sélectionnez Configuration complète à l'étape 4. Perk enregistre tous vos paramètres et lance l'importation initiale depuis Sage Intacct.
La première importation prend généralement plusieurs heures, selon la fréquence de synchronisation de la plateforme d'intégration. Vous recevrez un courriel une fois la première importation terminée.
Que se passe-t-il une fois la configuration terminée ?
Une fois la configuration terminée, l'intégration fonctionne automatiquement. Il n'est pas nécessaire de lancer une synchronisation, mais il est utile de savoir ce qui se passe et quand, afin d'anticiper les mises à jour dans Sage Intacct et de repérer les éventuelles anomalies.
Comprendre comment fonctionne la synchronisation
Les importations et les exportations s'exécutent selon des calendriers différents. Perk utilise la plateforme d'intégration Merge pour échanger des données avec Sage Intacct.
- Importations depuis Sage Intacct. Une fois la première importation terminée, Perk met à jour les données importées (comptes, dimensions, taux d'imposition et employés) chaque fois que Merge synchronise les modifications depuis Sage Intacct et exécute une mise à jour nocturne à 00:00 UTC.
- Exportations vers Sage Intacct. Perk exporte les données selon la fréquence d' exportation automatique que vous avez définie. Perk envoie les dépenses approuvées à Merge, qui les transfère ensuite à Sage Intacct. Les dépenses approuvées payées directement par le client sont intégrées à Sage Intacct en tant que factures fournisseurs, tandis que les dépenses réglées par carte bancaire ou prestataire de voyage sont intégrées en tant que transactions par carte de crédit. L'affichage d'une dépense approuvée dans Sage Intacct peut prendre jusqu'à 24 heures.
Si vous déconnectez l'intégration, Perk cesse de se synchroniser. Les dépenses approuvées pendant votre déconnexion ne seront exportées qu'après votre reconnexion et la prochaine synchronisation.
Vérification de l'état de la connexion
Perk affiche en permanence l'état de la connexion dans les paramètres d'intégration. Les états possibles sont :
| Statut | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Actif | Sage Intacct est connecté et vos paramètres d'importation sont terminés. |
| Configuration incomplète | Sage Intacct est connecté, mais vous n'avez pas encore terminé la configuration d'importation. |
| Action requise | Perk ne parvient plus à se connecter à Sage Intacct. Veuillez vous reconnecter et saisir à nouveau vos identifiants. |
Si le statut est Action requise, accédez à Paramètres > Intégrations, recherchez Sage Intacct et saisissez à nouveau vos informations d'identification des services Web.
Pour plus d'informations sur les éléments importés et exportés par l'intégration, consultez la section Intégrer Sage Intacct avec Perk pour la gestion des dépenses.
Vérification de l'état des importations et correction des erreurs
Utilisez la page des paramètres d'importation dans Perk pour vérifier les données importées de Sage Intacct, identifier les erreurs et les corriger. Consultez-la en premier lieu si des informations semblent obsolètes, avant de contacter l'assistance.
- Dans Perk, ouvrez la page des paramètres d'importation pour Sage Intacct.
- Vérifiez la fiche pour chaque type de données : comptes, dimensions, taux de taxe et fournisseurs.
- Cliquez sur une carte affichant une erreur pour ouvrir le panneau « Importer les journaux d'erreurs ».
- Pour chaque erreur, suivez les instructions de Sage Intacct ou Perk. Si le panneau vous invite à contacter l'assistance, vous n'avez rien à faire.
- Cliquez sur Importer maintenant sur la carte de l'historique d'importation pour vérifier que l'erreur a été corrigée sans attendre la prochaine exécution automatique.
Pour connaître le contenu des cartes, des journaux d'erreurs, de l'historique d'importation et de l'option Importer maintenant, consultez la section Intégrer Sage Intacct avec Perk pour les dépenses.
Erreurs d'importation et solutions
Le tableau ci-dessous répertorie les erreurs que vous pouvez rencontrer dans le panneau des journaux d'erreurs d'importation, les personnes qui doivent intervenir et les actions à entreprendre.
| Type d'erreur | Exemple | Qui agit | Que faire |
|---|---|---|---|
| Incohérence des données entre Sage Intacct et Perk | L'adresse e-mail d'un utilisateur Perk ne correspond pas à celle de son employé Sage Intacct, ils ne peuvent donc pas être appariés. | Administrateur | Mettez à jour les données dans Sage Intacct ou Perk afin qu'elles correspondent, puis vérifiez que l'erreur disparaît. |
| Compte introuvable | Une carte d'entreprise existe dans Perk mais n'a pas de compte correspondant dans Sage Intacct. | Administrateur | Ajoutez le compte dans Sage Intacct ou mettez à jour les données dans Perk, puis vérifiez que l'erreur disparaît. |
| Problème lié à Sage Intacct ou au fournisseur | Sage Intacct n'a pas répondu à temps. | Soutien aux avantages sociaux | Veuillez réessayer plus tard. Si l'erreur persiste, veuillez contacter le service client. |
| Échec de l'importation interne | Une tâche d'importation a échoué de manière inattendue. | Perk | Aucune action requise. Perk examine la situation. |
Modification des paramètres et ajout d'utilisateurs après la configuration
Vous pouvez modifier vos paramètres d'importation Sage Intacct à tout moment après la configuration initiale. Accédez à Paramètres > Intégrations, recherchez Sage Intacct et sélectionnez Modifier les paramètres. Vous pouvez modifier les comptes, les dimensions, les taux de taxe et les utilisateurs. Lorsque vous modifiez les listes de comptes, de taux de taxe ou de dimensions, Perk récupère la liste actuelle depuis Sage Intacct. Les ressources que vous avez supprimées dans Sage Intacct n'apparaîtront pas dans la liste de sélection.
Vous pouvez également associer de nouveaux utilisateurs Perk à des fournisseurs Sage Intacct à tout moment après la configuration initiale. Accédez à l'étape « Utilisateurs » dans les paramètres d'intégration et associez le nouvel utilisateur à son enregistrement de fournisseur Sage Intacct.
Passer à une autre entité Sage Intacct
L'identifiant de localisation que vous saisissez lors de la connexion est synchronisé avec une seule entité Sage Intacct. Pour passer à une autre entité, déconnectez l'intégration puis reconnectez-vous avec l'identifiant de localisation approprié.
Dépannage et scénarios d'échec d'exportation
Utilisez ce tableau pour diagnostiquer les problèmes courants de connexion et d'exportation.
| Scénario | Cause probable | Comment réparer |
|---|---|---|
| La connexion échoue lors de la configuration. | L'identifiant de l'expéditeur de Perk n'a pas été ajouté à la liste blanche dans Sage Intacct. | Dans Sage Intacct, accédez à Société > Configuration > Société, ouvrez l'onglet Sécurité et ajoutez l'ID d'expéditeur de Perk dans la section des autorisations des services Web. |
| Identifiants refusés lors de la connexion | Identifiant utilisateur, mot de passe ou identifiant d'entreprise des services Web incorrects | Vérifiez attentivement chaque identifiant dans Sage Intacct et saisissez-les à nouveau dans Perk. |
| L'état de la connexion indique « Action requise ». | Perk ne peut plus se connecter. Vos identifiants ont peut-être changé. | Accédez à Paramètres > Intégrations et recherchez Sage Intacct et saisissez à nouveau vos identifiants de services Web. |
| L'exportation des dépenses payées à titre privé échoue pour un utilisateur spécifique. | Le dossier employé Sage Intacct n'est pas configuré comme fournisseur de comptes fournisseurs. | Dans Sage Intacct, configurez l'employé comme fournisseur AP dans la comptabilité fournisseurs, puis attendez la prochaine synchronisation. |
| L'exportation des dépenses a échoué : employé introuvable | L'adresse e-mail de l'utilisateur Perk ne correspond à aucun enregistrement d'employé Sage Intacct | Mettez à jour l'adresse e-mail dans Perk ou Sage Intacct afin qu'elle corresponde exactement, puis réassociez l'utilisateur dans les paramètres d'intégration. |
| Entité multiple : la mauvaise entité est synchronisée. | L'identifiant de localisation n'a pas été défini ou un identifiant de localisation incorrect a été saisi. | Déconnectez l'intégration et reconnectez-vous avec l'ID d'emplacement correct pour l'entité que vous souhaitez synchroniser. |
| Les dimensions ne s'affichent pas comme prévu | Deux dimensions ont été associées à l'objet de coût, ce qui a entraîné des conflits de noms. | Modifiez votre mappage de dimensions afin qu'une seule dimension soit associée à l'objet de coût. Associez les autres à des champs personnalisés. |
| Les nouveaux comptes GL dans Sage Intacct ne sont pas dans Perk | Des comptes ont été ajoutés à Sage Intacct après la dernière importation. | Modifiez vos paramètres d'importation de comptes dans Perk. Perk récupère la liste de comptes la plus récente depuis Sage Intacct. |
Sage Intacct et Perk peuvent également afficher ces messages d'erreur :
| Message d'erreur | Ce que cela signifie | Que faire |
|---|---|---|
| « Identifiants invalides » | Une ou plusieurs des 4 informations d'identification des services Web sont incorrectes. | Revérifiez l'identifiant de l'entreprise, l'identifiant utilisateur des services Web et le mot de passe dans Sage Intacct, puis saisissez-les à nouveau dans Perk. |
| « Identifiant de l'expéditeur non autorisé » | L'identifiant de l'expéditeur de Perk n'a pas été ajouté à la liste blanche dans les paramètres de sécurité de Sage Intacct. | Dans Sage Intacct, accédez à Société > Configuration > Société, ouvrez l'onglet Sécurité et ajoutez l'ID d'expéditeur de Perk dans la section des autorisations des services Web. |
| « Employé introuvable » | Aucun enregistrement d'employé Sage Intacct ne correspond à l'adresse e-mail de l'utilisateur Perk. | Mettez à jour l'adresse e-mail dans Perk ou Sage Intacct pour qu'elle corresponde, puis réassociez l'utilisateur dans les paramètres d'intégration. |
| « L'employé n'est pas un fournisseur de comptes fournisseurs. » | L'employé de Sage Intacct n'est pas configuré comme fournisseur de comptes fournisseurs, ses dépenses payées à titre privé ne peuvent donc pas être exportées sous forme de factures de comptes fournisseurs. | Configurez l'employé comme fournisseur AP dans Sage Intacct Comptes fournisseurs. |
| "Plusieurs entités trouvées — ID de localisation requis" | L'utilisateur des services Web peut voir plusieurs entités Sage Intacct et aucun identifiant de localisation n'a été fourni. | Déconnectez-vous puis reconnectez-vous avec l'identifiant de localisation correct pour l'entité cible. |
Déconnexion de Sage Intacct
La déconnexion interrompt la synchronisation, mais conserve vos paramètres d'importation. Ainsi, en vous reconnectant ultérieurement, vous n'aurez pas besoin de les configurer à nouveau. Après une déconnexion, les dépenses approuvées dans Perk ne seront pas exportées vers Sage Intacct tant que vous ne vous serez pas reconnecté et que la prochaine synchronisation n'aura pas eu lieu.
- Dans Perk, accédez à Paramètres > Intégrations.
- Sélectionnez Sage Intacct.
- Sélectionnez Déconnecter.
- Confirmez la déconnexion lorsque vous y êtes invité.
Pour vous reconnecter, suivez à nouveau les étapes décrites dans Connexion de Perk à Sage Intacct et Configuration des paramètres d'importation. Après la reconnexion, vérifiez que tous vos paramètres d'importation correspondent toujours aux données Sage Intacct actuelles.