L'intégration Perk Spend pour Microsoft Dynamics 365 Finance connecte Perk à Microsoft Dynamics 365 Finance (D365 Finance) afin que les données de base, les dépenses et les factures des fournisseurs restent synchronisées entre les deux systèmes.
Que fait l'intégration ?
L'intégration assure la synchronisation des données de dépenses et de facturation entre Perk et D365 Finance. Les données de référence (employés, fournisseurs, centres de coûts, etc.) sont automatiquement transférées de D365 Finance vers Perk. Les dépenses et les factures fournisseurs gérées dans Perk sont automatiquement intégrées à D365 Finance sous forme de notes de frais et de factures fournisseurs, prêtes à être examinées ou validées par votre équipe financière.
Cette intégration est conçue pour les administrateurs de compte et d'entreprise qui gèrent la connexion, ainsi que pour les vérificateurs financiers et les gestionnaires de factures ou de notes de frais qui traitent les documents générés. Elle est compatible avec les déploiements D365 Finance dans le cloud et sur site. La procédure d'installation diffère légèrement entre les deux : les environnements sur site nécessitent des règles de pare-feu supplémentaires et utilisent AD FS pour l'authentification au lieu de Microsoft Entra ID.
Comment les données circulent entre Perk et D365 Finance
Les données circulent dans les deux sens entre Perk et D365 Finance, selon une méthode différente pour chaque système :
- Importer (D365 Finance → Avantage) : Les données de référence (employés, fournisseurs, centres de coûts, projets, bons de commande, etc.) sont transférées de D365 Finance vers Perk via des événements métier, qui se déclenchent en temps réel chaque fois que les données sources changent.
- Exporter (Avantage → Financement D365) : Les dépenses approuvées et les factures des fournisseurs, ainsi que leurs pièces jointes, sont transférées de Perk vers D365 Finance via des API REST.
Les tableaux ci-dessous indiquent quels mouvements effectuer et comment :
Importer (D365 Finance → Avantage)
| Objet D365 Finance | Objet d'avantage | Méthode de synchronisation |
|---|---|---|
| Ouvriers | Utilisateurs (avec hiérarchie de responsables hiérarchiques) | Événement professionnel, en temps réel |
| Catégories de dépenses | Catégories de dépenses | Événement professionnel, en temps réel |
| dimension du centre de coûts | Objets de coût | Événement professionnel, en temps réel |
| Autres dimensions financières | Étiquettes | Événement professionnel, en temps réel |
| Prestataires | Fournisseurs (avec coordonnées bancaires et contacts) | Événement professionnel, en temps réel |
| Projets | Objets de coût (type : projet) | Événement professionnel, en temps réel |
| Bons de commande (confirmés uniquement) | Bons de commande | Événement professionnel, en temps réel |
| reçus de produits | reçus de marchandises | Événement professionnel, en temps réel |
| Catégories d'approvisionnement | Catégories de factures | Événement professionnel, en temps réel |
| Conditions de paiement | Conditions de paiement (avec escompte pour paiement comptant) | Événement professionnel, en temps réel |
| Taux de taxe | Taux de taxe | Tâche planifiée par lots, et non en temps réel |
Exporter (Avantage → Financement D365)
| Objet d'avantage | Objet D365 Finance | Méthode de synchronisation |
|---|---|---|
| Notes de frais | Notes de frais | API REST |
| Reçus de dépenses et pièces justificatives | Pièces jointes aux notes de frais | API REST |
| Factures fournisseurs | Factures fournisseurs en attente | API REST |
| Pièces jointes à la facture | Pièces jointes aux factures des fournisseurs | API REST |
Exportation des dépenses vers D365 Finance
L'intégration prend en charge les types de dépenses suivants :
- Frais remboursables : frais à la charge des employés et qu'ils se font rembourser.
- Transactions : Achats par carte d'entreprise.
- Frais de voyage : coûts liés aux voyages d'affaires.
- Reçus et pièces jointes : Documents justificatifs aux formats PDF, JPG, PNG et autres formats courants.
Une fois la note de frais prête, l'intégration la crée dans D365 Finance sous Gestion des dépenses > Mes dépenses > Notes de frais, avec l'un des deux statuts suivants :
- Brouillon : La soumission automatique est désactivée, l'employé doit donc toujours la soumettre dans D365 Finance.
- En bref : La soumission automatique est activée, l'intégration soumet donc directement la demande au flux de travail D365 Finance.
Activer l'envoi de documents envoie les reçus et autres pièces jointes avec le rapport.
Exportation des factures vers D365 Finance
L'intégration prend en charge les types de factures suivants :
- Factures hors commande : factures qui ne font pas référence à un bon de commande.
- Factures de bons de commande : factures liées à un bon de commande, y compris la concordance à trois voies avec la commande et la réception des marchandises.
- Pièces jointes : Documents de facturation aux formats PDF, JPG, PNG et autres formats courants.
Une fois qu'une facture a passé le processus d'approbation de Perk, l'intégration la crée dans D365 Finance sous Comptes fournisseurs > Factures > Factures fournisseurs en attente, avec l'un des deux statuts suivants :
- En attente : La comptabilisation automatique est désactivée, quelqu'un doit donc encore l'enregistrer dans le journal des factures.
- Publié : La publication automatique est activée, l'intégration publie donc le message automatiquement.
Comme pour les dépenses, activer l'option Envoyer des documents Elle transmet également les pièces jointes à la facture.
Prérequis
Avant d'activer l'intégration, les modules D365 Finance concernés doivent être entièrement configurés :
- Module Comptes fournisseurs : nécessaire au traitement des factures.
- Module de gestion des dépenses : nécessaire au traitement des dépenses.
Deux rôles de sécurité D365 Finance contrôlent qui peut faire quoi avec l'intégration :
- responsable de l'intégration : Accès complet à la configuration — configuration générale, synchronisation initiale des données de base, factures des fournisseurs et notes de frais.
- agent d'intégration : Uniquement les tâches quotidiennes — factures des fournisseurs et notes de frais, sans accès à la configuration.
Limitations connues
- Les taux d'imposition ne sont pas synchronisés en temps réel ; ils sont mis à jour par le biais d'un traitement par lots planifié et non en fonction d'événements commerciaux.
- Seules les commandes d'achat confirmées sont synchronisées entre D365 Finance et Perk.
- Seuls les projets sont synchronisés en tant qu'objets de coûts — les tâches et les hiérarchies de projets ne le sont pas.
- Une ligne de commande supprimée dans D365 Finance apparaît dans Perk comme une ligne inactive, et non comme une ligne supprimée.
- Les conditions de paiement et les combinaisons de remises en espèces doivent déjà exister dans Perk pour que la synchronisation des bons de commande fonctionne correctement.
Attention : L'approbateur d'un centre de coûts est le propriétaire Dans D365 Finance, vérifiez d'abord la valeur de la dimension financière, puis la valeur de la dimension elle-même. Si aucun propriétaire n'est défini, aucun approbateur n'est synchronisé avec Perk, ce qui peut entraîner l'absence d'approbateur pour un objet de coût.