Avec Perk, vos collaborateurs peuvent réserver leurs voyages personnels sur le même compte Perk que celui utilisé pour le travail, payer avec leur carte personnelle et ces dépenses restent totalement indépendantes de celles de votre entreprise. Cet article explique ce que cela implique pour vous, en tant qu'administrateur : les coûts, la charge de travail supplémentaire et comment ces dépenses restent confidentielles pour votre entreprise.

En résumé : les voyages personnels sont un avantage que vous pouvez offrir à vos employés sans frais pour votre entreprise. Ils n’ont aucune incidence sur vos rapports, vos modes de paiement, vos budgets ni vos procédures d’approbation.

Remarque : Les voyages personnels sont actuellement en phase bêta et disponibles pour un groupe sélectionné de clients.

Pourquoi proposer des voyages personnels

Les voyages personnels répondent à une pratique courante chez vos employés : concilier vie professionnelle et vie personnelle. Ils prolongent leur séjour le week-end, ajoutent des jours de congé avant ou après un déplacement professionnel, ou emmènent leur conjoint. Aujourd’hui, ces réservations personnelles se font généralement sur des sites grand public, en dehors de l’outil professionnel utilisé.

Avec Perk pour les voyages personnels, vos employés bénéficient d'une plateforme unique pour tous leurs déplacements, et vous pouvez leur offrir cet avantage sans frais supplémentaires, tout en préservant leur intimité. Pour en savoir plus sur l'expérience de vos voyageurs, consultez Réserver un voyage personnel sur Perk.

Des livres propres par conception

Les déplacements personnels ne sont pas comptabilisés dans les comptes de votre entreprise. Votre équipe financière n'a donc rien à filtrer ni à rapprocher.

• Vos rapports et votre comptabilité ne prennent en compte que les déplacements professionnels. Les déplacements personnels ne sont pas comptabilisés dans les rapports de l'entreprise, le logiciel Spend ni votre ERP.
• Les factures personnelles sont émises au nom du voyageur, et non de votre entreprise, et ne sont synchronisées avec aucun système d'entreprise.
• Les factures envoyées par Perk à votre entreprise restent strictement professionnelles. Votre équipe financière n'aura jamais accès à aucune facture de voyage personnelle.
• Vos budgets par centre de coûts restent inchangés. Les déplacements personnels n'ont pas d'incidence sur vos budgets par centre de coûts.

Vos déplacements personnels restent confidentiels vis-à-vis de votre entreprise. Pour en savoir plus sur ce modèle de confidentialité, consultez la page : Comment vos déplacements personnels restent confidentiels.

Aucun coût supplémentaire pour l'entreprise

Les voyages personnels n'ajoutent rien au montant que votre entreprise verse à Perk, et ils ne peuvent pas consommer quoi que ce soit pour lequel votre entreprise a payé :

• Les déplacements personnels ne sont pas décomptés de l'abonnement Pro ou Premium, ils ne consomment donc pas votre forfait.
• Les bons d'achat professionnels ne peuvent pas être utilisés pour des voyages personnels.
• FlexiTravel et Green Trip ne sont pas disponibles pour les voyages personnels, donc aucun frais n'est facturé pour ces services.
• Les frais de réservation ne s'appliquent pas aux voyages personnels.

Aucune tâche administrative supplémentaire

Certaines entreprises autorisent déjà les réservations personnelles via leur système de voyages d'affaires, puis se font rembourser par l'employé. Cela implique des factures à rectifier, des relances et du temps consacré à des déplacements non prévus par l'entreprise. Avec Perk, les voyages personnels sont simplifiés : le voyageur paie avec sa carte personnelle au moment de la réservation, il n'y a donc rien à récupérer, à rembourser ou à rectifier.

Cela n'engendre aucune charge de travail supplémentaire pour vos administrateurs, approbateurs ou votre équipe financière au quotidien. Les déplacements personnels ne sont soumis à aucune procédure d'approbation ; aucun document n'est donc placé dans la file d'attente des approbateurs. De plus, aucune politique de voyage ne s'applique, ce qui évite d'avoir à examiner ou à gérer des exceptions.

Attention : Si un employé réserve un voyage personnel et quitte ensuite l’entreprise, vous ne pouvez pas lui retirer son accès tant que ce voyage n’a pas eu lieu. Une fois le voyage terminé, vous pouvez désactiver son compte.

Les méthodes de paiement ne se mélangent jamais

Les voyages personnels et les voyages d'affaires utilisent des moyens de paiement strictement distincts. Il est impossible d'utiliser une carte personnelle pour régler un voyage professionnel, et inversement, il est impossible d'utiliser un moyen de paiement professionnel pour un voyage personnel. De même, les accompagnateurs personnels d'un voyageur ne peuvent pas être inclus dans les déplacements professionnels ; ainsi, un employé ne peut pas réserver par erreur des invités de loisirs avec les moyens de paiement de l'entreprise.

Vous contrôlez la disponibilité

Vous contrôlez la mise à disposition des voyages personnels pour vos collaborateurs. En tant qu'administrateur de l'entreprise, vous pouvez activer ou désactiver cette option dans les paramètres de l'entreprise.

Lorsque vous désactivez les voyages personnels, vos voyageurs ne peuvent plus lancer de nouvelles recherches de voyages personnels. Leurs voyages personnels réservés restent visibles dans leur liste de voyages, avec la mention « personnel ». Les accompagnateurs privés sont masqués dans leurs profils, mais les voyageurs peuvent toujours consulter et modifier les informations d'un accompagnateur depuis un voyage existant.
Le modèle de confidentialité reste inchangé, que les voyages personnels soient activés ou non. Votre entreprise n'a pas accès aux données de voyage personnelles des voyageurs. Pour en savoir plus, consultez la page Comment les voyages personnels restent confidentiels.