Les tableaux de bord personnalisés vous permettent de créer des rapports sur mesure, adaptés à vos problématiques métier spécifiques, sans aucune connaissance en programmation. Que vous prépariez des bilans trimestriels, réalisiez des analyses ponctuelles ou suiviez le rapprochement des factures, les tableaux de bord personnalisés vous offrent un contrôle total sur les données affichées et leur visualisation. Cet article vous explique comment créer, modifier et gérer vos tableaux de bord personnalisés dans Perk.

Comprendre le fonctionnement des tableaux de bord

Lorsque vous créez un tableau de bord personnalisé dans Perk, vous utilisez un canevas de tableau de bord intégré, alimenté par Looker. Imaginez que vous assemblez un puzzle : vous choisissez les champs de données (les pièces), vous cliquez sur Exécuter pour lancer votre requête (assembler les pièces), puis vous visualisez les résultats sur le canevas.

Voici le principe à retenir : les tableaux de bord personnalisés ne sont ni mis à jour en temps réel ni automatiquement. Vous devez d’abord sélectionner vos champs de données, puis cliquer sur Exécuter pour appliquer vos sélections et visualiser les résultats. Ce processus en deux étapes vous permet de contrôler précisément les données extraites et affichées.

Accéder à vos tableaux de bord

Pour afficher tous vos tableaux de bord personnalisés, accédez à Analyser > Rapports de voyage. L'onglet Mes tableaux de bord affiche tous les tableaux de bord que vous avez créés ou auxquels vous avez accès.

Création d'un nouveau tableau de bord

1. Allez dans Analyser > Rapports de voyage.
2. Dans Mes tableaux de bord, cliquez sur le bouton pour créer un nouveau tableau de bord.
3. Choisissez une option de démarrage rapide pour commencer. Perk vous propose plusieurs options de démarrage rapide, notamment :
   • Résumé exécutif : Affiche vos principales dépenses par entité, idéal pour les revues de haut niveau.
   • Rapprochement des factures : Affiche l’objet de coût, le total des dépenses en EUR brut et détaille les dépenses par code de taxe.
4. Cliquez sur Créer. Votre nouveau tableau de bord s'ouvre et vous êtes prêt à commencer à le modifier.

Modifier votre tableau de bord

Une fois sur votre tableau de bord, vous pouvez le personnaliser pour qu'il corresponde exactement à vos besoins.

Sélection et exécution des données

1. Dans l'éditeur de tableau de bord, cliquez sur une vignette (graphique ou tableau) pour la sélectionner.
2. Choisissez les champs de données à inclure. Vous pouvez sélectionner n'importe quel champ aligné sur les tables de données de rapport personnalisées (CRD) de Perk, notamment :
   • Champs CRD standard
   • Concierge (indicateur Vrai/Faux)
   • Numéro d'employé
   • Champs personnalisés (en utilisant leurs noms réels tels que vous les avez définis)
3. Une fois vos champs sélectionnés, cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et voir vos données s'afficher sur le canevas.

Ajout et suppression de carreaux

Pour ajouter un nouveau graphique ou tableau à votre tableau de bord, cliquez sur Ajouter une vignette et choisissez le type de visualisation (graphique à barres, tableau, graphique linéaire, etc.). Pour supprimer une vignette, survolez-la avec votre souris et cliquez sur l'icône de suppression.

Modifier les visualisations et ajuster les filtres

Cliquez sur une vignette pour modifier son type de visualisation (par exemple, remplacer un graphique à barres par un tableau). Les commandes des vignettes vous permettent de choisir parmi différents types de graphiques en fonction de vos données. Utilisez les filtres pour affiner vos résultats par plage de dates, entreprise, objet de coût, catégorie ou autres dimensions. Appliquez vos filtres et cliquez sur Exécuter pour mettre à jour l'affichage.

Enregistrement de l'état de votre tableau de bord

Perk n'enregistre pas automatiquement votre tableau de bord. Après avoir effectué des modifications (sélection de champs, ajustement des filtres, ajout ou suppression de vignettes, ou modification des visualisations), cliquez sur Enregistrer pour les conserver.

Mise à jour du titre et de la description du tableau de bord

1. Accédez à Mes tableaux de bord.
2. Trouvez le tableau de bord que vous souhaitez renommer ou mettre à jour.
3. Cliquez sur l'icône Modifier ou sur le champ Titre pour modifier le nom et la description du tableau de bord.
4. Enregistrez vos modifications.

Planification de la livraison du tableau de bord

Les tableaux de bord peuvent être programmés et envoyés aux utilisateurs à une heure précise. Pour ce faire :

1. Accédez à Mes tableaux de bord.
2. Trouvez le tableau de bord que vous souhaitez programmer.
3. Cliquez sur l'icône d'édition dans le coin supérieur droit et cliquez sur Planifier la livraison.
4. Ajoutez les options préférées, les adresses e-mail et la récurrence.
5. Enregistrez vos modifications.

Téléchargement des données du tableau de bord

1. Accédez à Mes tableaux de bord.
2. Trouvez le tableau de bord que vous souhaitez télécharger.
3. Cliquez sur l'icône d'édition dans le coin supérieur droit et cliquez sur Télécharger.
4. Sélectionnez le format souhaité (CSV ou PDF).
5. Télécharger.

Suppression d'un tableau de bord

1. Dans Mes tableaux de bord, repérez le tableau de bord que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur l'icône de suppression ou sur le bouton de menu de ce tableau de bord.
3. Confirmez que vous souhaitez le supprimer. Perk déplace le tableau de bord et tous ses paramètres enregistrés vers la corbeille.

Limitations du tableau de bord personnalisé

Gardez ces limitations à l'esprit lorsque vous travaillez avec des tableaux de bord personnalisés :

• Création de nouvelles vignettes : Les tableaux de bord personnalisés permettent uniquement d’ajouter et de modifier des vignettes et des modèles prédéfinis. La création ou l’enregistrement de nouveaux « looks » (vignettes individuelles ou graphiques enregistrés) directement dans un tableau de bord n’est pas prise en charge.
• Rapports planifiés : Si vous avez besoin de rapports planifiés, vous les gérerez individuellement pour chaque tableau de bord. Il n’existe pas de vue centralisée regroupant tous les rapports planifiés de l’ensemble des tableaux de bord.
• Partage de tableaux de bord : Les tableaux de bord personnalisés ne sont pas partageables entre utilisateurs. Pour partager les données d'un tableau de bord avec une autre personne, planifiez plutôt un envoi : celle-ci recevra par e-mail un instantané statique (PDF, CSV, etc.), et non l'accès au tableau de bord en direct.
• Courbe d'apprentissage : Les tableaux de bord de Perk étant basés sur Looker, l'interface peut sembler différente de celle d'autres outils que vous avez utilisés. Prévoyez une courte période d'adaptation pour vous familiariser avec l'éditeur de tableaux de bord.
• Délai d'actualisation des licences : L'accès au tableau de bord est géré par les tables d'activité système de Looker, actualisées environ une fois par heure. Votre compte dispose de 10 licences utilisateur. Lorsqu'une licence est attribuée ou libérée, la modification peut prendre jusqu'à une heure pour être prise en compte. En pratique, cela peut engendrer deux cas particuliers : un utilisateur qui devrait être bloqué peut conserver temporairement l'accès après que la limite de licences a été atteinte, et une licence nouvellement libérée peut ne pas être disponible pour un autre utilisateur avant le prochain cycle d'actualisation.

Étapes suivantes

Une fois les bases maîtrisées, essayez :

• Création de plusieurs tableaux de bord pour différentes parties prenantes (un pour la finance, un pour les opérations, etc.).
• Utilisez des filtres pour créer des vues ciblées de vos données de dépenses
• Partager les informations du tableau de bord avec votre équipe lors des réunions QBR