Comment fonctionnent les pré-approbations de voyage

Une pré-approbation vous permet d'obtenir une validation pour votre voyage avant même de commencer à chercher des vols et des hôtels. Vous indiquez le motif de votre voyage et vos dates approximatives ; votre approbateur examine la demande et l'approuve ou la refuse, puis Perk vous envoie la décision par e-mail. Si vous êtes la personne chargée d'approuver la demande d'une autre personne, passez à la section suivante. Si vous êtes l'approbateur.

Remarque : Les pré-approbations sont en version bêta fermée ; il est donc possible qu’elles ne soient pas encore visibles sur votre compte. Sur les comptes qui en disposent, ce paramètre comporte un Bêta badge. Si vous souhaitez participer à la bêta, contactez votre gestionnaire de compte.

Lorsque vous avez besoin d'une demande de pré-approbation

L'obligation de demander une pré-approbation dans Perk dépend de la configuration de votre entreprise. Vos administrateurs de compte décident : certaines entreprises l'imposent à tous, d'autres à certaines équipes, et d'autres encore la laissent facultative. Si elle est obligatoire, vous ne pourrez pas finaliser une réservation tant qu'une pré-approbation n'y aura pas été associée. Si elle est facultative, renseignez-vous auprès de votre service voyages ou finances pour savoir pour quels voyages elle est requise.

Vous pouvez envoyer une demande de pré-approbation en cliquant sur le bouton Demander une pré-approbation, disponible sur la page Voyages du site web, ou depuis la page de l'itinéraire et la page de paiement, aussi bien sur le site web que sur l'application mobile. Comme votre demande est effectuée avant la réservation, elle repose sur des estimations approximatives. Vous n'avez pas besoin de préciser les horaires exacts ni les prix définitifs.

Remarque : Une seule demande de préautorisation approuvée couvre toutes vos réservations pour ce voyage : vols, hôtels, trains et voitures. Vous pouvez la réutiliser jusqu’à sa date d’expiration.

Que faut-il inclure dans votre demande de pré-approbation ?

Le formulaire de pré-approbation de Perk demande un Titre, des Dates approximatives et une Demande de voyage décrivant le voyage. Le panneau Éléments à inclure liste les quatre points à aborder :

Votre motif de voyage.
La destination.
Le transport et l'hébergement dont vous aurez besoin.
Un budget estimatif, si vous le connaissez.

Votre interlocuteur doit décider si le déplacement vaut la peine d'y consacrer du temps et de l'argent, souvent avec moins d'informations que vous. Plus vous détaillez les détails, plus vous obtiendrez rapidement une réponse positive : « Réunion sur site avec l'équipe produit à San Francisco. Je serai sur place une nuit et j'aurai besoin de billets d'avion et d'une chambre d'hôtel près des bureaux du client, dans le quartier de SoMa. Le coût devrait avoisiner les 500 $ à cette période de l'année. »

Comparez cela avec « Je vais à San Francisco pour le travail. » Votre responsable devrait deviner combien de temps vous y allez, ce que vous allez réserver et combien cela coûte, ce qui signifie généralement une série de messages avant qu'il puisse se décider.

Que se passe-t-il après l'envoi de votre demande ?

Dans la version bêta, tout se déroule par e-mail après l'envoi d'une demande de pré-approbation. Perk envoie un e-mail à votre approbateur avec les détails et vous confirme l'envoi de votre demande. Lorsque votre approbateur a pris sa décision, Perk vous l'envoie par e-mail. Cet e-mail d'approbation contient un bouton vous permettant de réserver votre voyage. Une fois envoyée, une demande ne peut être ni modifiée ni annulée ; il est donc conseillé de la relire attentivement avant de l'envoyer.

Si votre approbateur refuse, l'e-mail ne précisera pas le motif. Contactez-le directement, puis envoyez une nouvelle demande une fois le problème résolu. En attendant, continuez à organiser votre voyage. Si vous accédez à la page de l'itinéraire ou au paiement sans demande de pré-approbation, Perk enregistre la réservation comme brouillon. Lorsque la pré-approbation est obligatoire, l'option « Continuer vers le paiement » reste désactivée jusqu'à ce que vous l'ayez obtenue.

Remarque : Perk enregistre votre réservation comme brouillon, mais ne peut garantir ni le prix ni le siège. Les tarifs et la disponibilité évoluent pendant l’examen de votre demande ; il est donc conseillé de l’envoyer au plus tôt pour les voyages où le prix est important.

Lier votre demande de pré-approbation lors de votre réservation

Au moment du paiement, Perk affiche un champ Pré-approbation où vous liez votre demande approuvée à la réservation. Vous liez la même demande de pré-approbation à chaque réservation pour ce voyage.

Si vous êtes l'approbateur

Perk vous envoie un e-mail lorsqu'une personne que vous avez approuvée soumet une demande de pré-approbation. Dans la version bêta, cet e-mail vous permet d'accéder à la demande. Ouvrez-la via le lien pour consulter le titre du voyage, les dates, la demande de voyage avec les informations partagées par le voyageur, ainsi que son identité.

À partir de là, vous approuvez ou refusez la demande, et Perk leur communique la décision par courriel. Votre décision porte sur la tenue du voyage, et non sur la conformité d'un vol particulier avec la politique de l'entreprise. Une fois votre approbation obtenue, le voyageur peut réserver tous les éléments nécessaires à son voyage en se basant uniquement sur votre décision. L'approbation préalable d'une demande ne signifie pas nécessairement que le voyage est définitivement confirmé.

Selon la configuration de votre entreprise, une approbation distincte au niveau de la réservation peut être déclenchée lors du paiement, parfois par un approbateur différent. Votre décision concerne le voyage ; celle-ci concerne la réservation.

Remarque : Le voyageur ne peut pas réserver tant que vous n’avez pas pris votre décision, et les tarifs évoluent pendant qu’il attend.