Dans Perk, les pré-approbations permettent à un approbateur de valider le motif d'un voyage avant même que la réservation ne soit effectuée. Cet article explique comment les activer dans un processus d'approbation, déterminer si elles sont obligatoires et choisir les personnes habilitées à les approuver.
Remarque : Les pré-approbations sont actuellement en version bêta fermée. Il est donc possible qu’elles ne soient pas encore visibles dans votre compte. Sur les comptes où elles sont disponibles, le paramètre correspondant est signalé par un badge « Bêta ». Si vous souhaitez participer à la bêta, veuillez contacter votre gestionnaire de compte.
Comment fonctionnent les pré-approbations
Dans Perk, les pré-approbations permettent de distinguer deux questions qui étaient auparavant traitées simultanément. Une demande de pré-approbation répond à la question « Cette personne doit-elle voyager pour cette raison ? » avant toute réservation. Une approbation finale de réservation répond à la question « Cette réservation est-elle conforme aux conditions et au prix ? » au moment du paiement. Une seule pré-approbation couvre tous les services nécessaires au voyageur pour ce séjour (vol, hôtel, train et voiture) et peut être réutilisée pour d'autres réservations jusqu'à sa date d'expiration.
Le premier avantage de cette séparation est que la pré-approbation est désormais intégrée à l'endroit où le voyage est réellement réservé, et non plus à Jira, aux formulaires ou à Slack. Le second avantage est lié au timing : la décision de voyager intervenant avant toute recherche de vol, elle n'entre plus en concurrence avec les disponibilités. Ainsi, moins de voyages sont bloqués en raison d'une approbation en attente, alors que les billets ou les chambres sont complets.
Cette séparation permet également d'alléger le processus d'approbation. La décision de voyage étant prise en amont, toute demande conforme à la politique de l'entreprise peut être validée sur la seule base d'une pré-approbation, l'approbation finale de la réservation étant réservée aux exceptions.
Activer les pré-approbations dans un processus d'approbation
Vous activez les pré-approbations au sein d'un processus d'approbation, le conteneur qui regroupe vos règles d'approbation dans Perk. Un processus d'approbation peut être limité à certains employés, certaines entreprises ou à l'ensemble de votre compte.
- Accédez à Paramètres > Gestion des voyages > Approbations de voyage.
- Sur la page Processus d'approbation des voyages , sélectionnez un processus existant dans l'onglet Actif ou sélectionnez Nouveau processus d'approbation.
- Saisissez un Nom, par exemple « Déplacements de l'équipe commerciale », puis utilisez « À qui s'adresse le processus d'approbation ? » pour choisir à qui il s'applique.
- Activez l'option « Demander une pré-approbation avant de planifier un voyage ».
- Dans la ligne Demander une pré-approbation de, utilisez l'option « Sélectionner l'approbateur » pour choisir qui décide des demandes.
- Cochez La pré-approbation est facultative si vous ne souhaitez pas bloquer la réservation sans demande de pré-approbation.
- Sélectionnez Créer un processus d'approbation pour un nouveau processus, ou Enregistrer si vous modifiez un processus existant.
Choisir si l'approbation préalable est obligatoire ou facultative
L'approbation préalable est obligatoire par défaut dans Perk. Activer l'option « Demander une approbation préalable avant de planifier un voyage » signifie que toute personne concernée doit avoir une demande d'approbation préalable approuvée avant de pouvoir réserver. Si Alex Macdonald fait partie des personnes concernées et arrive à la page de paiement sans approbation préalable, Perk bloque la réservation.
L'activation de l'option « Pré-approbation facultative » assouplit cette règle. Les voyageurs peuvent toujours envoyer une demande de pré-approbation, mais rien ne les empêche de réserver sans en avoir reçu une.
Choisir un approbateur
Chaque règle de pré-approbation dans Perk a un approbateur. Dans le sélecteur d'approbateurs, utilisez le champ Rechercher un nom pour trouver une personne sous Groupes d'approbateurs, qui contient Responsable hiérarchique, ou sous Personnes, qui liste les personnes par nom et adresse e-mail. Les responsables d'objets de coûts ne peuvent pas être approbateurs, et la version bêta ne permet pas de créer des chaînes d'approbation à plusieurs étapes.
Comment les pré-approbations fonctionnent en parallèle de l'approbation finale de la réservation
Dans Perk, les pré-approbations et les approbations de réservation fonctionnent indépendamment. Une demande de pré-approbation porte sur l'intention de voyager ; l'approbation finale de la réservation concerne la réservation elle-même au moment du paiement, et elle s'applique également aux réservations déjà pré-approuvées.
Vous configurez cette option sous Approbation finale de la réservation dans le même éditeur. Les approbateurs au niveau de la réservation voient un indicateur pré-approuvé ✓ avec un lien permettant d'ouvrir la demande de pré-approbation.
Ce que voient les voyageurs et les personnes chargées de l'approbation
Les voyageurs peuvent envoyer une demande de pré-approbation via Perk grâce au bouton Demander une pré-approbation, disponible sur la page Voyages (sur ordinateur), sur la page Itinéraire et au moment du paiement (sur ordinateur et mobile). Le formulaire requiert un titre, des dates approximatives et une demande de voyage en texte libre. En version bêta, il est impossible d'en faire la demande pour une autre personne, et chaque demande ne concerne qu'un seul voyageur. Par conséquent, les réservations impliquant plusieurs voyageurs ne nécessitent pas de pré-approbation.
Perk envoie un courriel à l'approbateur désigné lorsqu'une personne concernée soumet une demande. Dans la version bêta, ce courriel est le seul moyen pour l'approbateur d'accéder à la demande : il l'ouvre via le lien, l'approuve ou la refuse dans Perk, et Perk communique la décision de l'approbateur au voyageur par courriel.