Factur-X est un format de facture qui ressemble à un PDF normal, mais qui comprend des données XML structurées que votre système de comptabilité ou de comptes fournisseurs peut lire automatiquement. Si votre entreprise a une entité de facturation française, vous pouvez choisir Factur-X comme format de facture dans les paramètres de l'entreprise. Les factures éligibles générées une fois que vous l'avez activé seront disponibles sous forme de PDF hybrides Factur-X une fois téléchargées depuis la page Facturation ou envoyées par e-mail.
Qu'est-ce que Factur-X ?
Factur-X est un format de facture hybride. Il associe :
- Une facture PDF standard qui a le même aspect qu'aujourd'hui
- Un fichier XML lisible par machine intégré au PDF
Lorsque vous ouvrez une facture Factur-X, elle ressemble à un PDF ordinaire. Le XML intégré n'est pas visible dans une visionneuse PDF normale, mais les systèmes comptables ou AP compatibles peuvent le lire automatiquement.
Perk utilise le profil EN 16931 COMFORT, une norme européenne pour les données de facturation structurées. Le fichier intégré comprend des informations structurées telles que :
- Détails des fournisseurs et des clients
- Date de facturation et date d'échéance
- Lignes de facturation incluant le traitement de la TVA et les montants correspondants
- Total des montants
Les données étant déjà structurées, votre système comptable ou votre système AP peut les extraire sans saisie manuelle des données.
Pourquoi Factur-X est important pour les entreprises françaises
Le cadre de facturation électronique de la France change la façon dont de nombreuses entreprises françaises s'attendent à recevoir et traiter les factures des fournisseurs. Même lorsqu'une facture fournisseur n'est pas soumise via le réseau français par le fournisseur, de nombreuses équipes AP souhaitent que les données de facture soient disponibles dans un format structuré et lisible par machine, afin que leurs systèmes comptables puissent les saisir automatiquement.
Factur-X vous aide en intégrant les données de facture structurées au sein du PDF. Cela peut réduire la saisie manuelle des données, réduire le risque d'erreurs de saisie des données et prendre en charge vos flux de travail de facturation électronique ou de rapports, le cas échéant.
Qui peut utiliser Factur-X dans Perk
Factur-X est disponible pour les comptes Perk avec une entité de facturation française, le pays de facturation étant la France. Perk prend en charge Factur-X pour les factures éligibles émises par Perk pour les entités de facturation françaises. Les notes de crédit pour les factures éligibles émises par Perk sont planifiées comme phase de suivi. Si une facture n’est pas éligible pour Factur-X, elle continuera de vous être envoyée au format PDF standard.
Activez Factur-X
Les administrateurs de l'entreprise peuvent activer Factur-X à partir de la page des documents de facturation.
- Accédez à Factures > Documents de facturation
- Cliquez sur l'icône des paramètres dans le coin supérieur droit et sélectionnez Format de facture.
- Sélectionnez Facteur-X.
- Enregistrez vos modifications.
Le paramètre contrôle le format des factures éligibles générées à partir de ce moment, y compris les factures téléchargées depuis la page Facturation et les factures envoyées automatiquement par e-mail via votre profil de paiement.
Revenir au format PDF standard
Vous pouvez revenir au format PDF standard (sans XML intégré) à tout moment. Le changement s'applique aux factures éligibles générées une fois le paramètre enregistré.
- Accédez à Factures > Documents de facturation.
- Cliquez sur l'icône des paramètres et sélectionnez Format de facture.
- Sélectionnez PDF standard.
- Enregistrez vos modifications.
Télécharger les factures Factur-X
Lorsque Factur-X est défini comme format de facture de votre entreprise, les factures éligibles que vous téléchargez depuis la page Facturation sont des PDF hybrides Factur-X. Le bouton de téléchargement affiche le format de fichier au format PDF Factur-X. Le fichier s'ouvre normalement dans n'importe quelle visionneuse PDF, mais il contient également des données XML intégrées que les systèmes comptables ou de comptabilité fournisseurs compatibles peuvent lire.
Recevez les factures Factur-X par courriel
Perk transfère automatiquement les factures à l’adresse courriel définie dans votre profil de paiement. Lorsque Factur-X est activé pour votre entreprise, les factures admissibles sont envoyées au format Factur-X. Il n’y a pas de paramètre de format de courrier électronique distinct. La livraison par courriel suit le paramètre de format de facture dans les documents de facturation. Les paramètres de l’heure, de l’expéditeur et de l’adresse de renvoi restent inchangés.
Ce qui change et ce qui ne change pas
La modification du format de votre facture n'a d'incidence que sur les factures générées une fois le paramètre enregistré. Les factures déjà émises avant le changement restent dans leur format d'origine et ne peuvent pas être recréées dans un autre format.
| Ce qui change | Ce qui reste inchangé |
|---|---|
| Les factures éligibles incluent des données XML intégrées | Le PDF a le même aspect |
| Les systèmes de comptabilité/AP compatibles peuvent lire automatiquement les données de facturation | Le bouton de téléchargement indique toujours PDF |
| Les nouvelles factures admissibles utilisent le format sélectionné | Le délai de livraison et la méthode restent les mêmes |
| Vous pouvez basculer entre Factur-X et PDF standard | Les factures existantes ne sont pas converties |
Ce que Factur-X ne couvre pas
Factur-X rend les données de facturation lisibles par machine, mais cela ne signifie pas que Perk soumet les factures au fisc français ou via une plateforme de facturation électronique française. Perk n’est pas connecté à DGFiP, PPF, Chorus Pro ou à une plateforme approuvée pour ce flux. Votre entreprise doit continuer à suivre ses propres processus de comptabilité fournisseurs, de facturation électronique et de rapports, le cas échéant.
Si vous avez des questions sur les obligations spécifiques de votre entreprise, vérifiez auprès de votre fournisseur de plateforme agréé ou de votre conseiller fiscal. L'assistance de Perk peut confirmer ce qui est inclus dans le fichier Factur-X, mais elle ne peut pas vous fournir de conseils de conformité fiscale.
Résolution des problèmes
Si votre système comptable ne peut pas importer une facture Factur-X, contactez l'assistance Perk à l'aide de :
- L'identifiant de la facture
- Le nom de votre système comptable ou AP
- La version du système, si elle est connue
- Le message d'erreur ou la capture d'écran