Lorsqu'un voyage est réservé via Perk Travel dans le cadre d'un politique d'approbation des voyagesPerk peut automatiquement soumettre la note de frais de voyage à l'approbation, sans intervention du voyageur ni de l'organisateur. Cet article explique le fonctionnement de cette fonctionnalité, ses cas d'application et comment la modifier selon vos besoins.

Comment ça marche

La soumission et l'approbation automatiques fonctionnent de concert lorsqu'un voyage réservé via Perk Travel a déjà été pré-approuvé conformément à une politique d'approbation des voyages. Dans ce cas, Perk crée une dépense de réservation correspondante et la soumet automatiquement à la section « Finance > Vérification », sans aucune intervention du voyageur ni du responsable de la réservation. Perk approuve également automatiquement la dépense, sans passer par un responsable, sauf si votre compte dispose d'un flux d'approbation personnalisé. Si tel est le cas, ce flux est appliqué et un responsable ou un approbateur examine la dépense avant qu'elle ne soit transmise à la section « Finance > Vérification ».

Ce processus diffère du flux de dépenses standard. Sans l'activation de la soumission et de l'approbation automatiques, le voyageur soumet sa note de frais manuellement, et celle-ci suit le processus d'approbation habituel de votre compte avant d'être affichée dans Finance > Vérification.

Quand cela s'applique

La soumission et l'approbation automatiques ne concernent que les dépenses liées à des voyages préalablement approuvés conformément à une politique d'approbation des voyages, avant ou au moment de la réservation. Si un voyage n'a pas été préalablement approuvé de cette manière, la dépense suit le processus standard : le voyageur la soumet manuellement et elle est traitée selon la procédure d'approbation habituelle de votre compte.

Comportement par défaut selon l'âge du compte

L'activation de la soumission et de l'approbation automatiques dépend de la date de création de votre compte Perk. Ces options sont activées par défaut pour les comptes créés à partir du 2 avril 2026. Si votre compte a été créé avant cette date, elles peuvent être activées ou non. En cas de doute, veuillez contacter votre gestionnaire de compte pour qu'il vérifie et les active.

Remarque : Si les frais de réservation apparaissent dans Brouillon au lieu de Finance > Révision, même si vous avez configuré des politiques d’approbation des voyages, demandez à votre gestionnaire de compte de vérifier si la soumission automatique et l’approbation automatique sont activées pour votre compte.

Modification du processus après la soumission automatique (flux d'approbation personnalisés)

Vous pouvez contrôler le traitement d'une dépense de réservation après sa soumission automatique en configurant un flux d'approbation personnalisé. Lorsqu'un tel flux est configuré pour votre compte, il remplace l'approbation automatique sans vérification. La dépense est toujours soumise automatiquement à Finance > Vérification, mais un responsable ou un approbateur la vérifie au préalable, en suivant les étapes de votre flux. Si vous souhaitez que la vérification par un responsable soit maintenue pour les frais de déplacement pré-approuvés, configurez un flux d'approbation personnalisé dans les paramètres de votre flux d'approbation des dépenses.

Voici ce qui change lorsqu'un flux d'approbation personnalisé est mis en place :

• Les frais de réservation sont toujours soumis automatiquement pour le voyageur, comme auparavant.
• Un responsable ou un approbateur examine la dépense selon votre flux de travail personnalisé avant qu'elle n'atteigne Finance > Examen.

Désactivation de la soumission automatique et de l'approbation automatique

Vous ne pouvez pas désactiver vous-même la soumission et l'approbation automatiques dans Perk. Pour revenir à la soumission manuelle et au processus d'approbation standard, contactez votre gestionnaire de compte ou l'équipe de réussite client de Perk et demandez-leur de désactiver ces fonctionnalités pour votre compte.

Attention : la désactivation de la soumission et de l’approbation automatiques n’affecte que les nouvelles notes de frais. Les notes de frais déjà envoyées ou en cours d’examen conservent leur statut et leur processus d’approbation.

Une fois éteint :

• Les voyageurs envoient manuellement leurs frais de réservation, comme n'importe quelle autre dépense.
• Les dépenses de réservation suivent le flux d'approbation standard de votre compte avant d'atteindre Finance > Examen.

Champs personnalisés requis avant la soumission

Si votre compte comporte des champs personnalisés obligatoires (Voyage ou Dépenses), une note de frais de réservation ne peut être soumise tant que ces champs ne sont pas renseignés. Ceci s'applique que la note soit soumise manuellement ou automatiquement. Si un champ personnalisé obligatoire est manquant lors de la création d'une note de frais de réservation, celle-ci reste en brouillon (ou brouillon de voyage) au lieu d'être soumise. Le voyageur doit alors compléter le champ manquant et soumettre lui-même la note de frais pour que celle-ci puisse être validée.

Cela protège vos contrôles de dépenses : une dépense enregistrée comportant des champs obligatoires manquants ne passe jamais silencieusement dans Finance > Contrôle. Elle reste en brouillon jusqu’à ce qu’elle soit complète.

Commentaires sur la soumission

Certaines catégories de dépenses nécessitent un commentaire avant leur soumission. Pour ces catégories, Perk ajoute automatiquement le commentaire « Importé automatiquement. Voyage : [nom du voyage] » aux dépenses de réservation créées par soumission automatique. Ainsi, l'absence de commentaire n'empêche jamais la soumission automatique d'une dépense de voyage préapprouvée.