Remboursements Perk permet de régler directement les frais professionnels des employés, puis de facturer l'entreprise. Cet article décrit la configuration NetSuite nécessaire pour exporter correctement les notes de frais remboursées : les enregistrements créés, les paramètres à activer et la procédure de surveillance et de dépannage une fois les exportations lancées. Utilisez cette fonctionnalité pour créer une entité juridique dédiée aux exportations de remboursements et assurer leur bon fonctionnement.
Avant de commencer
Les remboursements doivent être activés et configurés dans Perk pour l'entité juridique concernée avant de suivre les étapes NetSuite décrites dans cet article. Si vous exportez une dépense de remboursement pour une entité juridique non encore configurée, l'exportation échouera.
Pour configurer les remboursements dans Perk, suivez les instructions dans Mettre en place les remboursementsUne fois cette étape terminée pour l'entité juridique, revenez ici pour finaliser la configuration côté NetSuite.
Dans le cadre de la configuration des avantages, vous choisissez un compte de transfert pour chaque entité juridique. Dans NetSuite, ce compte doit être un compte bancaire ou un compte de carte de crédit ; il s’agit du compte utilisé lorsque NetSuite crée les paiements de remboursement.
Comment les exportations de remboursement sont-elles publiées dans NetSuite ?
Les exportations de remboursement vers NetSuite utilisent deux enregistrements au lieu d'un. Lorsque Perk exporte une dépense déjà remboursée à un employé, NetSuite crée :
- Une note de frais est générée automatiquement lors de l'importation depuis Perk, comme pour toute autre dépense. Elle impute la dépense au compte de dépenses approprié et crée une facture à payer.
- Un Paiement de facture — créé selon un calendrier, en utilisant le compte de transfert comme compte de compensation.
Le traitement de la note de frais reste inchangé. Le compte fournisseur utilisé pour le paiement de la facture est automatiquement sélectionné (il s'agit du même compte que celui utilisé dans la note de frais), et le compte de transfert provient des paramètres de l'entité juridique dans Perk.
| Enregistrer | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Rapport de dépenses | compte de dépenses | Compte AP |
| Paiement de facture | Compte AP | Compte de dépôt |
| Effet net | compte de dépenses | Compte de dépôt |
Une fois le paiement de la facture validé, NetSuite marque la note de frais comme payée intégralement. Cela évite un second remboursement en double pour une dépense déjà prise en charge par Perk.
La devise de remboursement d'une dépense effectuée via Perk provient du profil de paiement configuré pour l'entreprise dans Perk (Paramètres du compte > Profils de paiement), et non du paramètre de stratégie d'exportation des devises dans les paramètres de l'entreprise Perk. Ce dernier paramètre est ignoré pour les dépenses remboursées ; ainsi, la note de frais et le paiement de la facture sont toujours créés dans la devise utilisée par Perk pour payer l'employé.
L'intégration ajoute également automatiquement la devise de paiement à la fiche NetSuite de l'employé (liste des devises des notes de frais), si elle n'y figure pas déjà.
Activation des exportations de remboursement dans NetSuite
Activez l'exportation des remboursements dans l'application de configuration Yokoy avant que Perk n'envoie les frais remboursés à NetSuite pour une entité juridique prête à les utiliser.
- Accédez à Nouvelle application de configuration Paramètres Dépenses.
- Activez l'option Activer le remboursement direct qui active les exportations de remboursement.
- Enregistrez vos modifications.
Ce paramètre s'applique à l'ensemble du compte NetSuite et non à une filiale ou entité juridique en particulier. Si vous gérez plusieurs entités juridiques et que seules certaines d'entre elles utilisent les remboursements dans Perk, cette distinction est gérée par la configuration d'un compte de transfert dans Perk pour chaque entité (voir « Avant de commencer »), et non par ce paramètre.
Établir le calendrier de paiement des factures
Les paiements de factures pour les exportations de remboursement sont générés automatiquement par un processus planifié, indépendamment du rapport de dépenses. Une fois l'option activée dans la section précédente, une bannière d'information confirme la planification par défaut : quotidienne, tous les jours. Aucune configuration supplémentaire n'est requise pour utiliser ce paramètre par défaut.
Si vous avez besoin d'une cadence différente, cliquez sur Ouvrir le déploiement. Cela ouvre l'enregistrement de déploiement du script sous-jacent, où vous pouvez modifier directement la planification.
Le rapport de dépenses est toujours créé immédiatement à l'importation, comme d'habitude. Le paiement de la facture est volontairement créé ultérieurement, selon ce calendrier, plutôt qu'en même temps ; créer les deux simultanément pour chaque dépense pourrait surcharger NetSuite pour les entreprises exportant un volume important de données de dépenses.
Suivi des exportations de remboursement
Une fois qu'une dépense remboursée a été importée dans NetSuite, vous pouvez vérifier son statut directement sur l'enregistrement de la note de frais, dans la sous-liste Yokoy :
- Une case à cocher indique si la dépense est une dépense remboursée que Perk a payée directement.
- Le champ statut DR de l'enregistrement du rapport de dépenses indique l'état du paiement de la facture pour cette dépense — s'il a été effectué avec succès ou s'il a échoué.
Consultez le champ « Statut DR » si vous souhaitez savoir pourquoi une dépense remboursée n'est pas encore marquée comme « Payée intégralement ». Elle est peut-être simplement en attente du prochain traitement planifié, ou bien une erreur nécessitant une investigation peut s'afficher.
Si la création d'un paiement de facture échoue (par exemple, en raison d'un compte de transfert invalide ou mal configuré), la note de frais est déjà créée et n'est pas annulée. Le processus planifié relance automatiquement le paiement de facture ayant échoué à chaque exécution suivante, jusqu'à trois tentatives.
Résolution des problèmes de paiement de factures échoués
Si les trois tentatives de nouvelle connexion échouent, le champ « Statut DR » reste « Échec » et le processus planifié cesse de réessayer automatiquement. Vous devez alors vérifier le compte de transfert et les autres détails de paiement de la facture dans la note de frais pour en déterminer la cause.
En tant qu'administrateur NetSuite, vous pouvez créer manuellement le paiement de facture tant que son statut est « Échec ». Une fois cette opération effectuée, la prochaine exécution planifiée détectera le paiement existant et mettra à jour son statut à « Terminé », sans créer de doublon.