Utilisez le système de remboursement pour rembourser vos employés de leurs frais professionnels en leur versant directement l'argent sur leur compte bancaire personnel, sans passer par la paie ou un autre processus manuel. Cet article vous explique les conditions requises, comment activer le système de remboursement pour votre entreprise et comment le configurer une fois activé.

Remarque : Cet article s’adresse uniquement aux entreprises ayant une entité juridique américaine. Si votre entreprise est située dans un autre pays, consultez Mise en place de remboursements pour d'autres pays.

Quels remboursements votre entreprise peut-elle obtenir ?

Les remboursements permettent à votre entreprise de payer directement les employés pour les frais personnels approuvés, plutôt que de les rembourser par le biais de la paie. Chaque employé lie son propre compte bancaire personnel (voir Liez votre compte bancaire pour recevoir les remboursements (États-Unis)Votre entreprise finance ces paiements via votre compte Perk existant. Les remboursements sont possibles pour les entreprises ayant une entité juridique américaine.

Exigences et limitations

Avant de mettre en place les remboursements, gardez ces points clés à l'esprit :

• Votre entreprise a besoin d'une entité juridique américaine pour pouvoir bénéficier des remboursements.
• Les employés peuvent uniquement lier un compte courant personnel pour recevoir leurs paiements. Les comptes d'épargne et les comptes du marché monétaire ne sont pas pris en charge.
• Les employés ne peuvent lier qu'un compte individuel à leur nom ; les comptes joints et les comptes professionnels ne sont pas pris en charge.
• Si vous activez les remboursements uniquement pour certaines de vos entreprises, les employés des autres entreprises ne verront pas cette option. Ils continueront d'utiliser votre processus actuel, comme la paie ou un virement bancaire manuel.
• En tant qu'analyste financier, vous ne pouvez sélectionner que les entreprises que vous êtes autorisé à gérer lorsque vous choisissez les entreprises qui utilisent les remboursements.

Activez les remboursements pour votre entreprise

L'activation des remboursements est une opération simple et rapide : vous n'avez pas besoin de contacter Perk. En tant qu'administrateur de compte ou responsable financier, vous activez vous-même les remboursements pour votre entreprise, lors de la configuration de vos paramètres de remboursement.

1. Accédez à Paramètres > Gestion des dépenses > Remboursements (administrateur du compte) ou Finances > Vérification > Remboursements (vérificateur financier).
2. Activez les remboursements pour votre entreprise. Si votre compte gère plusieurs entreprises, sélectionnez celles pour lesquelles vous souhaitez activer les remboursements.
   
3. Choisissez votre cycle de paiement : hebdomadaire, bimensuel ou mensuel. Cela détermine la fréquence à laquelle Perk envoie un lot de remboursements approuvés.
   • Hebdomadaire : tous les vendredis
   • Toutes les deux semaines : le 14 et le dernier jour de chaque mois
   • Mensuel : le dernier jour du mois

Perk traite chaque cycle à 11 h UTC sans heure limite ; une dépense non prise en compte lors d'un cycle sera donc traitée lors du suivant. Une fois déclenchés, les paiements sont généralement effectués sous 1 à 2 jours ouvrables par virement bancaire ACH ; les jours fériés et les week-ends ne sont pas inclus dans ce délai.

1. Veuillez confirmer que votre devise de paiement est bien l'USD.
   
2. Sélectionnez un profil de paiement existant en USD ou créez-en un nouveau correspondant à la devise de facturation de votre entreprise. La devise de votre profil de paiement doit correspondre à celle de vos versements : vous ne pouvez pas payer vos employés dans une devise différente de celle configurée pour payer Perk.
3. Saisissez votre compte de transfert — le compte de votre système comptable que vous utiliserez pour enregistrer et rapprocher ces paiements. En cas de doute, consultez votre équipe comptable. Vos vérificateurs financiers utiliseront ce même compte pour exporter les dépenses et rapprocher le relevé de remboursement des avantages.
4. Enregistrez vos paramètres, puis vérifiez le récapitulatif pour confirmer que vos sociétés, votre cycle de paiement, votre devise et votre compte de virement sont corrects.

Les profils de paiement utilisant une carte ne peuvent pas servir aux remboursements. Si la carte est le seul profil disponible pour votre devise, veuillez contacter votre gestionnaire de compte Perk afin d'ajouter un profil de virement bancaire ou de prélèvement automatique.

Les profils de paiement par virement bancaire ne fonctionnent que si leur période de facturation est identique ou plus fréquente que votre cycle de paiement. Par exemple, un cycle de paiement hebdomadaire nécessite un profil de virement bancaire hebdomadaire ou bihebdomadaire, et non mensuel. Les profils de prélèvement automatique fonctionnent avec n'importe quel cycle de paiement, mais si leur période de facturation est plus courte que votre cycle de paiement, Perk prélève le montant sur votre compte avant l'émission du relevé. Vous recevrez alors une notification à ce sujet, et cela n'affecte pas les paiements aux employés.

Votre entreprise est facturée pour les remboursements via votre relation de facturation existante avec Perk, vous n'avez donc pas besoin de configurer un mode de paiement distinct au-delà de la confirmation de votre profil de paiement et de votre compte de virement.

Une fois vos paramètres enregistrés, les remboursements sont activés pour les entreprises sélectionnées. Les employés peuvent ajouter leurs coordonnées bancaires à partir de leur profil s'ils ne l'ont pas déjà fait, et les examinateurs financiers peuvent commencer à approuver et planification des remboursements de Remboursements de l'examen financier.

Où les employés voient leur statut

Les administrateurs et les vérificateurs financiers peuvent suivre le statut de remboursement de chaque employé Dans Finances > Vérification > Remboursements, vous pouvez consulter l'état d'avancement des remboursements d'un employé : planifiés, en cours de traitement, payés ou nécessitant une attention particulière (par exemple, en raison d'un compte bancaire invalide ou non vérifié). Un relevé de remboursement périodique est également disponible, vous permettant ainsi de rapprocher les paiements de remboursement avec votre comptabilité.