Cet article explique comment activer et configurer les remboursements dans Perk pour les entreprises en Autriche, en France, en Allemagne, en Italie et au Portugal, afin que Perk puisse rembourser à vos employés leurs frais professionnels approuvés. Consultez-le lorsque vous serez prêt à activer cette fonctionnalité au niveau de votre entreprise.

Avant de commencer : configuration complète des cartes d’avantages

En Autriche, en France, en Allemagne, en Italie et au Portugal, les remboursements fonctionnent selon un modèle préfinancé via les cartes Perk. Votre entreprise dispose d'un compte virtuel préfinancé, que Perk alimente avant chaque remboursement et à partir duquel il verse directement les sommes dues aux employés sur leurs comptes bancaires. Par conséquent, la configuration des cartes Perk, incluant la vérification « Connaître son entreprise » (KYB), doit être finalisée avant que vous puissiez activer les remboursements.

Avant de commencer, assurez-vous de bien identifier les entreprises concernées par le remboursement, la fréquence des paiements, la devise et le compte de transfert de votre système comptable à utiliser pour le rapprochement. En cas de doute, consultez votre service financier ou comptable.

Remarque : Vous utilisez déjà les cartes Avantages ? Si votre entreprise possède déjà un compte Cartes Avantages, la procédure KYB est terminée. Passez directement à la section « Créer un profil de paiement en utilisant la carte de réservation » ci-dessous.

Attention : Si le compte comprend plusieurs sociétés réparties sur différents marchés, chaque entité juridique doit être configurée indépendamment. La configuration décrite ici est également valable pour l’Autriche, la France, l’Allemagne, l’Italie et le Portugal. Si la société est basée en Belgique, en Estonie, en Irlande, aux Pays-Bas, en Espagne ou au Royaume-Uni, vous devez configurer votre compte pour les remboursements a posteriori. Pour les États-Unis, consultez la section « Configurer les remboursements pour votre société américaine ». Ces configurations sont identiques.

Remarque : Les remboursements peuvent actuellement être utilisés avec ces intégrations :

• Microsoft Dynamics 365 Finance (Finance et Opérations)
• Oracle NetSuite
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Xero
• QuickBooks Online
• SAP S/4HANA Cloud Public Edition
• SAP S/4 KPMG
• Sage Intacct

Étape 1 : Confirmez la configuration avec votre gestionnaire de compte ou votre spécialiste de l’implémentation.

Contactez votre gestionnaire de compte Perk ou votre spécialiste de la mise en œuvre pour confirmer votre souhait d'utiliser les remboursements. Ils lanceront le processus de configuration.

Étape 2 : Complétez la formation KYB dans le cadre de l’intégration aux cartes Avantages.

Votre entreprise suivra la procédure d'intégration standard des cartes Perk, qui comprend la vérification KYB. Une carte de membre sera émise dans le cadre de cette procédure. Le délai est généralement de 4 à 6 semaines.

Approvisionner votre compte virtuel

Perk n'effectue aucun virement sur votre compte virtuel. Il vous incombe de transférer les fonds depuis le compte bancaire de votre entreprise vers le compte virtuel associé à votre carte de membre, en veillant à un solde suffisant pour couvrir les prochains remboursements. Perk débite la carte de membre pour recouvrer les sommes dues par votre entreprise ; il n'approvisionne jamais le compte à votre place.

Ce versement complémentaire correspond à un mouvement entre vos comptes ; vous devez donc l’enregistrer vous-même dans votre système comptable. Consultez la section « Gérer et rapprocher les remboursements » pour savoir comment procéder.

Créez un profil de paiement à l'aide de la carte du lodge

Une fois votre carte de séjour émise, vous devez créer un profil de paiement dans Perk en utilisant cette carte. Perk ne peut pas effectuer cette opération pour vous en raison des exigences de conformité PCI.

1. Dans Perk, accédez à Paramètres > Compte > Profils de paiement.
2. Ajoutez un nouveau profil de paiement et sélectionnez la carte de séjour émise lors de l'inscription aux cartes Avantages.
3. Définissez la fréquence de facturation (période de facturation) sur périodique : hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. La génération instantanée des relevés n’est pas prise en charge pour les remboursements.

La carte de réservation utilise le paiement , ce qui signifie que Perk prélève le montant auprès de votre entreprise dès la confirmation de chaque versement. Ce mode de paiement est ainsi compatible avec tous les cycles de versement : hebdomadaire, bimensuel ou mensuel.

Choisir les entreprises qui utilisent le remboursement

Déterminez si le remboursement s'applique à toutes les entreprises du compte ou seulement à certaines d'entre elles.

1. Dans Perk, allez dans Paramètres > Gestion des dépenses > Remboursements (administrateur du compte) ou Finance > Examen > Remboursements (examinateur financier).

1. Choisissez si vous souhaitez activer le remboursement pour l'ensemble du compte (toutes les entreprises) ou uniquement pour certaines entreprises. Si vous l'activez uniquement pour certaines entreprises, les employés des autres entreprises ne verront pas l'option de remboursement via Perk pour leurs frais engagés ; ils suivront la procédure habituelle (par exemple, la paie ou le virement bancaire manuel).

Remarque : Les remboursements pour l’Autriche, la France, l’Allemagne, l’Italie et le Portugal sont disponibles uniquement en euros. Si votre compte inclut des entreprises dans d’autres devises, celles-ci ne sont pas concernées par cette configuration.

Définir la fréquence et la devise de remboursement

Définissez la fréquence à laquelle Perk effectue les remboursements.

1. Dans Paramètres > Paramètres des dépenses > Remboursements, ouvrez les paramètres de remboursement de l'entreprise (ou du compte).

2. Définissez la fréquence de remboursement (par exemple, hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle). Cela détermine la fréquence à laquelle un lot de remboursements approuvés est envoyé pour paiement.

   • Hebdomadaire : tous les vendredis
   • Toutes les deux semaines : le 14 et le dernier jour de chaque mois
   • Mensuel : le dernier jour du mois

   Les paiements sont effectués à 11h00 UTC. Il n'y a pas d'heure limite avant le paiement. Si une dépense est manquée lors d'un cycle de paiement, elle sera prise en compte lors du prochain cycle programmé. Une fois déclenché, le délai de réception du paiement varie selon la région : jusqu'à 1 jour ouvré (J+1) pour le Royaume-Uni et jusqu'à 2 jours ouvrés (J+2) pour l'Union européenne. Les jours fériés et les week-ends ne sont pas inclus dans ces délais.

Attention : la fréquence s’applique à toutes les entreprises sélectionnées. Il n’est pas possible de définir des fréquences différentes pour chaque entreprise.

Conseil : Choisissez une fréquence adaptée à vos approbations et à votre clôture de fin de mois. Les remboursements hebdomadaires permettent des paiements plus rapides aux employés tout en vous laissant la possibilité d’exporter et de rapprocher les données régulièrement.

1. La devise de paiement est l'EUR. Sélectionnez le profil de paiement créé dans la section précédente (celui utilisant votre carte de séjour).

Remarque : Frais en devises étrangères : Les employés peuvent soumettre leurs notes de frais dans n’importe quelle devise. Par exemple, un employé allemand en déplacement aux États-Unis peut soumettre un reçu en dollars américains. Perk convertit automatiquement le montant de la dépense en euros au taux de change en vigueur au moment du traitement. Aucune action n’est requise de la part de l’employé ni du vérificateur financier.

Indication du compte de transfert

Indiquez à Perk le compte de transfert (compte général) de votre système comptable que vous utiliserez pour enregistrer et rapprocher ces paiements. Votre équipe financière s'en servira pour associer le relevé de remboursement de Perk au compte correspondant.

1. Dans Paramètres > Gestion des dépenses > Remboursements, trouvez le champ Numéro de compte de transfert (ou équivalent) pour l'entreprise.
2. Saisissez ou sélectionnez le code ou l'identifiant du compte de transfert que votre système comptable utilise pour les remboursements.

Vos auditeurs financiers utilisent ce compte pour exporter les dépenses et le relevé de remboursement des avantages sociaux, puis pour rapprocher les paiements. En cas de doute, veuillez consulter votre contrôleur de gestion ou votre équipe comptable.

Conseil : Utilisez un compte de transfert (ou un sous-compte) dédié aux remboursements afin de ne pas les mélanger avec d’autres types de paiements. Cela simplifie le rapprochement bancaire et facilite les audits.

Enregistrement et confirmation

Après avoir défini les sociétés, la fréquence, la devise et le compte de virement, enregistrez les paramètres de remboursement.

Vérifiez que le récapitulatif affiche bien les sociétés, la fréquence, la devise et le compte de virement corrects.

Une fois les informations enregistrées, le remboursement est activé pour les entreprises sélectionnées. Les employés de ces entreprises peuvent ajouter leurs coordonnées bancaires à leur profil (s'ils ne l'ont pas déjà fait), et les responsables financiers peuvent commencer à approuver et à planifier les remboursements depuis Finance > Vérification > Remboursements.