La fonctionnalité « Politiques IA » vous permet d'importer la politique de voyage écrite de votre entreprise afin que Perk puisse fournir aux voyageurs, aux personnes effectuant les réservations et aux approbateurs des instructions claires et utiles basées sur cette politique. Cet article explique ce qu'est la fonctionnalité « Politiques IA », comment elle s'intègre à votre configuration de politiques existante et où les instructions apparaissent. Consultez-le pour savoir à quoi vous attendre avant d'importer votre politique.

En bref : vous téléchargez votre document de politique, et Perk l’utilise pour faire apparaître des directives pertinentes dans leur contexte ; il ne modifie pas ce qui est inclus ou exclu de la politique, et il n’approuve ni ne bloque rien.

Que font les politiques d'IA ?

AI Policies analyse votre politique de voyage (un PDF) et transforme les informations rédigées par des humains en conseils contextuels pour les personnes chargées des décisions de voyage. Vos paramètres de politique de voyage contiennent déjà des règles structurées, comme un tarif hôtelier maximal par nuit. AI Policies les complète pour communiquer les nuances exprimées par votre politique écrite, telles que « privilégier les réunions à distance pour réduire les émissions ».

AI Policies analyse votre politique téléchargée et affiche les directives pertinentes au moment de la réservation, afin que les voyageurs voient non seulement ce qui est autorisé, mais aussi ce que votre entreprise préfère.

Comment les politiques d'IA fonctionnent avec vos politiques existantes

AI Policies s'ajoute à votre configuration actuelle ; elle ne la remplace pas. Vos règles de politique de voyage structurées continuent de fonctionner exactement comme avant et restent la référence pour déterminer ce qui est conforme ou non à la politique.

Les politiques d'IA ajoutent un niveau de conseils à ces règles. Elles sont uniquement informatives : elles fournissent des conseils et du contexte, mais ne décident pas si une action est conforme ou non aux politiques, et n'interviennent pas dans les approbations.

Remarque : AI Policies ne bloque jamais une réservation, ne la signale pas comme non conforme à la politique de l'entreprise et n'envoie rien pour approbation.Ces résultats restent entièrement dictés par vos règles de voyage structurées. AI Policies y ajoute simplement des conseils contextuels.

Par exemple, supposons que votre politique encourage les voyageurs à privilégier les réunions à distance lorsque le déplacement n'est pas essentiel et à choisir des options à faibles émissions lorsque c'est possible. Il s'agit de préférences et non de restrictions strictes ; elles ne sont donc pas définies comme des règles formelles. AI Policies intègre ce contexte dès la réservation, permettant ainsi à l'utilisateur d'en tenir compte, sans modifier les règles en vigueur.

Qui consulte les orientations relatives à l'IA

Les directives relatives aux politiques d'IA s'adressent aux personnes chargées de réserver et de consulter les avis sur les voyages. Selon leur rôle dans Perk, cela inclut :

• Les personnes qui réservent et les voyageurs recherchent des vols, des hôtels, des trains ou des voitures.
• Approbateurs examinant un voyage.

Les personnes chargées des réservations et celles chargées de l'approbation voient la même politique sous-jacente, qui apparaît lorsqu'elle est pertinente pour leurs activités.

Où consulter les directives sur les politiques en matière d'IA

Les recommandations de l'IA concernant les politiques de voyage s'affichent là où les voyageurs et les approbateurs travaillent déjà. Voyageurs et personnes effectuant la réservation les voient sur la page d'accueil, dans les résultats de recherche de vols, d'hôtels, de trains et de voitures, ainsi que sur l'itinéraire du voyage ; elles peuvent même apparaître avant le début de la recherche. Lorsqu'une personne effectuant la réservation consulte les options, l'IA lui fournit des informations contextuelles pertinentes issues de votre politique : quel type de voyage privilégier, quelles options relèvent des préférences de l'entreprise même si elles ne constituent pas des règles strictes, et quelles conditions ou exceptions doivent être connues avant de réserver.

Les personnes chargées d'approuver les demandes prennent connaissance des directives figurant dans la demande d'approbation et disposent donc du même contexte politique lorsqu'elles examinent un voyage.

Ce que les politiques d'IA peuvent et ne peuvent pas faire aujourd'hui

AI Policies est conçu pour fournir des conseils fiables et contextuels, mais son fonctionnement a ses limites. Comprendre ces limites permet de définir des attentes réalistes pour vos voyageurs et vos approbateurs.

Ses points forts :

• Interprète une recherche ou une sélection de voyage en fonction de votre politique et fournit des conseils contextuels.
• Ce document résume votre police d'assurance afin de fournir un contexte ainsi que des détails sur la recherche de voyages. Par exemple :
  • Explique en termes simples le raisonnement qui sous-tend votre politique, comme par exemple une préférence pour les voyages plus écologiques et à faibles émissions.
  • Surfaces met en avant les préférences de l'entreprise qui ne sont pas des règles strictes, permettant ainsi aux voyageurs de comprendre l'intention derrière un choix, et pas seulement la limite.
  • Conditions et exceptions à connaître avant de réserver – par exemple, lorsqu'une autorisation écrite est nécessaire pour une cabine de catégorie supérieure.

Limitations actuelles :

• À titre indicatif seulement. Les politiques d'IA n'ont aucune incidence. Elles ne signalent pas une réservation comme non conforme aux politiques ni ne la soumettent à approbation ; ce sont vos règles structurées qui s'en chargent.
• Non conçu pour les calculs précis. AI Policies n'est pas fiable avec les calculs mathématiques. Si vous avez besoin de montants spécifiques ou de limites strictes, définissez-les plutôt sous forme de règles de voyage structurées.
• Non déterministe. En raison de la technologie d'IA sous-jacente à cette fonctionnalité, les recommandations peuvent légèrement évoluer au fil du temps, même pour une même entrée.
• Il est préférable d'utiliser des politiques claires. Plus votre politique téléchargée est claire et précise, plus les conseils seront utiles. Un texte de politique vague ou contradictoire produit des conseils moins précis.

Attention : Les politiques d’IA étant un outil de recommandation et non de contrainte, ne vous y fiez pas pour empêcher les déplacements non autorisés. Conservez vos règles de voyage structurées pour tout ce que vous devez contrôler automatiquement.

Commencer

Les administrateurs configurent les politiques de voyage de l'entreprise en important le PDF correspondant dans Paramètres > Gestion des voyages > Politiques de voyage. Immédiatement après l'importation, ils choisissent qui peut consulter ces politiques : l'ensemble du compte ou des personnes spécifiques. Tester les politiques auprès d'un petit groupe est une bonne pratique avant de les généraliser.

Une fois la politique téléchargée et les administrateurs ayant défini les personnes autorisées à consulter les instructions, ces dernières s'affichent dans les flux de voyage et d'approbation concernés. Les personnes chargées des réservations, les voyageurs et les approbateurs n'ont aucune action à effectuer.

Foire aux questions

• L'outil AI Policies détermine-t-il ce qui est autorisé ou non ? Non. AI Policies est uniquement informatif. Il propose des recommandations basées sur votre politique, mais vos règles de voyage structurées restent la référence absolue pour déterminer ce qui est autorisé ou non.
• Est-ce que cela bloque les réservations ou les soumet à approbation ? Non. AI Policies ne bloque jamais une réservation et ne la soumet jamais à approbation. Ces comportements dépendent entièrement de vos règles de voyage et de vos paramètres d'approbation.
• Qui voit ces informations et où ? Les voyageurs et les personnes effectuant des réservations les voient sur la page d’accueil, dans les résultats de recherche de vols, d’hôtels, de trains et de voitures, ainsi que sur l’itinéraire du voyage. Les personnes chargées de l’approbation les voient dans la demande d’approbation lorsqu’elles examinent un voyage.
• Puis-je l'activer d'abord pour quelques voyageurs seulement ? Oui. Dès que vous avez importé votre politique, vous pouvez afficher les conseils d'IA Policies à des personnes spécifiques ou à l'ensemble de votre compte. Commencer avec un petit groupe est une bonne façon de tester les conseils.
• Quels types de politiques peut-il interpréter ? AI Policies fonctionne mieux avec les directives nuancées et réalistes que les règles structurées ne peuvent pas facilement saisir, par exemple les préférences en matière de type de tarif, quand choisir le train plutôt que l’avion, les préférences en matière de durabilité ou les conditions et exceptions qu’il convient de signaler avant la réservation.
• Ma politique téléchargée est-elle utilisée pour entraîner des modèles d'IA ? Non, votre politique n'est pas utilisée pour entraîner le modèle d'IA.
• Puis-je télécharger plusieurs fichiers PDF, chacun s'appliquant à un groupe différent de voyageurs (par exemple, les cadres supérieurs et les autres) ?Pas pour le moment.