Cet article explique comment Perk détermine les entreprises et les postes de dépenses que vous pouvez sélectionner sur la page de paiement de votre voyage. Il vous permettra de comprendre pourquoi une entreprise ou un poste de dépenses apparaît ou non lors de votre réservation.
Remarque : Cet article traite de la sélection de l’objet de coût lors de la réservation d’un voyage au moment du paiement. Il ne traite pas de la sélection de l’objet de coût dans les notes de frais ou les factures, ni des autres modes de réservation de voyages, comme le service de conciergerie. Pour les définitions des termes clés utilisés ici (objet de coût, périmètre de l’entreprise, affectation et accès), consultez la section Objets de coût dans Perk.
Quelles entreprises puis-je facturer ?
Les entreprises auxquelles vous pouvez facturer un voyage dépendent de deux facteurs :
- Paramètre de facturation flexible du compte
- Le rôle de la personne qui réserve le voyage
Remarque : La facturation flexible est un paramètre de compte qui détermine si les clients peuvent facturer uniquement leur propre entreprise ou toutes les entreprises du compte. Ce paramètre est configuré par les administrateurs de compte.
Le paramètre de facturation flexible
Les administrateurs de compte peuvent activer la facturation flexible dans Paramètres > Compte > Sociétés > Facturation flexible en sélectionnant Tout le monde peut facturer les voyages à n'importe quelle société. Lorsque cette option est activée, toute personne, y compris les invités, peut sélectionner n'importe quelle société du compte lors de la réservation d'un voyage.
Remarque : Lorsque la facturation flexible est activée, les personnes effectuant la réservation voient d’abord leur société assignée dans la liste déroulante, mais elles peuvent sélectionner n’importe quelle société du compte.
Le rôle du booker
Remarque : Ces règles s’appliquent uniquement lorsque la facturation flexible est désactivée. Lorsqu’elle est activée, chaque personne chargée de la réservation, quel que soit son rôle, peut facturer n’importe quelle entreprise du compte.
Lorsque la facturation flexible est désactivée, les entreprises que vous pouvez facturer dépendent du rôle du responsable de la réservation :
- Les administrateurs de compte peuvent toujours facturer n'importe quelle entreprise du compte, quel que soit le paramètre de facturation flexible.
- Les gestionnaires de voyages peuvent facturer leur propre entreprise et les entreprises des voyageurs pour lesquels ils effectuent les réservations.
- Tous les autres réservataires, y compris les invités, ne peuvent facturer que la société à laquelle ils sont rattachés.
Quels objets de coûts puis-je sélectionner ?
Les options de coût disponibles lors de la réservation d'un voyage dépendent de 3 facteurs :
- L'entreprise sélectionnée lors du paiement
- La personne qui réserve le voyage
- Paramètres d'affectation et d'accès aux objets de coûts du voyageur
Remarque : Seuls les objets de coûts utilisables pour les déplacements sont inclus dans cette liste. Les objets de coûts configurés uniquement pour les dépenses ou les factures n'apparaissent pas lors du paiement, même si l'entreprise sélectionnée est concernée.
Remarque : Ces facteurs s’appliquent successivement et chacun d’eux permet de restreindre la liste. Un facteur appliqué ultérieurement ne peut pas rétablir un objet de coût déjà supprimé par un facteur précédent. Par exemple, aucun rôle ni paramètre d’accès ne peut rétablir un objet de coût qui ne concerne pas l’entreprise sélectionnée.
L'entreprise sélectionnée lors du paiement
Une fois l'entreprise sélectionnée par le client, Perk affine la liste des coûts en fonction de leur périmètre d'application. Seuls les coûts dont le périmètre inclut l'entreprise sélectionnée apparaissent. Cela évite les combinaisons invalides d'entreprise et de coût pour un même voyage.
Les gestionnaires autorisés à facturer plusieurs entreprises peuvent modifier l'entreprise sélectionnée. Pour savoir qui sont ces entreprises, consultez la section « Quelles entreprises puis-je facturer ? » ci-dessus. Si un gestionnaire sélectionne un centre de coûts puis modifie l'entreprise, Perk supprime le centre de coûts si la nouvelle combinaison entreprise/centre de coûts n'est pas valide.
Le rôle de la personne qui réserve le voyage
- Les administrateurs de compte peuvent sélectionner n'importe quel objet de coût incluant l'entreprise sélectionnée. Ils n'ont pas besoin d'accéder à l'objet de coût.
- Les gestionnaires de voyages peuvent sélectionner n'importe quel objet de coût disponible pour les voyageurs pour lesquels ils effectuent la réservation.
- Les clients ne peuvent ni voir ni sélectionner un poste de dépense lors du paiement. Perk présélectionne le poste de dépense qui leur est attribué, le cas échéant. Les approbateurs peuvent en ajouter ou en modifier un lors de la validation.
- Tous les autres responsables de réservation peuvent sélectionner les objets de coûts disponibles pour les voyageurs, en fonction de l'affectation des objets de coûts et des paramètres d'accès des voyageurs.
Lors de l'approbation, les approbateurs peuvent modifier l'objet de coût sélectionné par le réservataire. Les administrateurs de compte peuvent sélectionner tout objet de coût incluant l'entreprise sélectionnée. Les autres approbateurs peuvent sélectionner uniquement les objets de coût accessibles aux voyageurs, en fonction de leurs affectations et de leurs paramètres d'accès.
Remarque : La portée de l’entreprise d’un objet de coût s’applique à tous les utilisateurs lors du paiement, y compris les administrateurs de compte.
Paramètres d'affectation et d'accès aux objets de coûts du voyageur
Pour les personnes effectuant des réservations sans être administrateurs du compte, la liste comprend l'objet de coût attribué au voyageur ainsi que tous les autres auxquels il a accès, y compris les objets de coût publics. Les administrateurs peuvent accorder l'accès à des personnes individuellement ou à des groupes d'utilisateurs entiers. Pour plus d'informations sur la configuration des accès, consultez la section « Attribution et accès aux objets de coût » dans la documentation relative aux objets de coût dans Perk.
Si un voyage comporte plusieurs voyageurs, la liste inclut l'objet de coût attribué à chaque voyageur et tous les objets de coût auxquels chaque voyageur a accès.