Dans Perk, une planification permet d'envoyer par e-mail un modèle enregistré (un ensemble de champs et de filtres de rapport) aux personnes de votre choix, à intervalles réguliers. Cet article vous explique comment créer une planification, choisir la fréquence d'envoi et consulter, modifier ou supprimer les planifications que vous avez configurées.

Remarque : Les planifications sont partagées par l’ensemble de votre compte. Tout administrateur ou analyste peut consulter, modifier et supprimer n’importe quelle planification, et pas seulement celles qu’il a créées. Chaque planification utilise un modèle unique, et plusieurs planifications peuvent utiliser le même modèle. Vous ne pouvez pas créer de planification sans modèle ; commencez donc par en créer un. Pour plus d’informations, consultez la section « Enregistrer et réutiliser des modèles de rapports personnalisés ».

Établissez un planning

Dans Perk, une planification permet d'envoyer un modèle à un ou plusieurs destinataires selon la fréquence choisie. Dans cet exemple, vous créez une planification nommée « Dépenses hôtelières du lundi » qui envoie un modèle de dépenses hôtelières à un collègue du service financier tous les lundis.

1. Allez dans Analyser > Rapports de voyage > Rapports et horaires, puis sélectionnez l'onglet Horaires.
2. Sélectionnez Créer un planning.
3. Dans la section Détails, saisissez un Nom (128 caractères maximum), par exemple « Dépenses hôtelières du lundi ». Ce nom doit être unique parmi les événements enregistrés sur votre compte.
4. Vous pouvez également saisir une Description (256 caractères maximum). Sélectionnez ensuite un Modèle et un Format, CSV ou Excel.
5. Dans Récurrence, sélectionnez une Fréquence. Pour l'exemple, sélectionnez Hebdomadaire et laissez Jour de la semaine défini sur Lundi.
6. Dans la section Destinataires, sélectionnez une ou plusieurs personnes. Par exemple, sélectionnez votre collègue du service financier.
7. Terminez la dernière étape pour créer le planning. Perk affiche « Planning créé » et le planning apparaît dans l’onglet Plannings.

Remarque : Vous ne pouvez choisir comme destinataires que les utilisateurs actifs de Perk associés à votre compte. Perk ne peut pas envoyer de planifications à des adresses e-mail externes. Si un destinataire devient inactif, il est ignoré. Si vous n'avez pas encore créé de modèles, l'onglet « Planifications » affiche « Créer un modèle » au lieu de « Créer une planification ». Pour revenir à la liste, sélectionnez « Toutes les planifications ».

Choisissez la fréquence à laquelle Perk envoie un rapport

Les programmes dans Perk envoient un rapport quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou trimestriellement, et la Fréquence que vous sélectionnez à l'étape Récurrence détermine le jour où Perk l'envoie.

Pour les calendriers mensuels, si vous choisissez le jour 29, 30 ou 31, Perk envoie le rapport le dernier jour du mois dans les mois comportant moins de jours.

Vous choisissez le jour d'envoi du planning, et non l'heure.

Période dans un rapport programmé

Dans Perk, une planification ne possède pas de plage de dates propre. Elle utilise la plage de dates relative enregistrée dans le modèle, par exemple les 7 derniers jours, à compter du jour où Perk envoie le rapport.

Remarque : Les modèles ne prennent pas en charge les périodes de dates personnalisées ; par conséquent, un rapport planifié utilise toujours une plage de dates relative.

Ce que reçoivent les bénéficiaires

Perk envoie à chaque destinataire d'une tâche un e-mail contenant un lien de téléchargement temporaire, et non une pièce jointe. Ce lien ouvre une page Perk qui lance immédiatement le téléchargement. Cette page comporte un bouton Télécharger le fichier au cas où le téléchargement ne démarrerait pas.

Les destinataires doivent être connectés à Perk avec le compte approprié. Ils n'ont pas besoin d'autorisations de création de rapports. Le lien et le fichier expirent au bout de 7 jours. Si Perk ne parvient pas à générer de rapport, aucun courriel d'erreur n'est envoyé.

Pour plus d'informations, consultez la section « Obtenir un rapport personnalisé par e-mail ».

Trouver un horaire

L'onglet Planifications dans Perk répertorie chaque planification de votre compte, avec le titre, une description en dessous (« Aucune description » si vous l'avez laissée vide), le modèle, les destinataires, le format et la récurrence.

Pour trouver un horaire, utilisez l'une de ces options :

• Saisissez un mot dans Rechercher le titre ou la description du programme.
• Utilisez le filtre Modèle pour afficher les calendriers qui utilisent un modèle spécifique.
• Utilisez le filtre Destinataires pour afficher les plannings envoyés à une personne spécifique.

Pour supprimer vos filtres, sélectionnez Effacer les filtres. Si aucun résultat ne correspond, Perk affiche « Aucun horaire correspondant ». Essayez un autre terme de recherche ou modifiez vos filtres.

Modifier un horaire

Vous pouvez modifier à tout moment les détails, la récurrence ou les destinataires d'un programme dans Perk.

1. Allez dans Analyser > Rapports de voyage > Rapports et horaires, puis sélectionnez l'onglet Horaires.
2. Sélectionnez le planning, ou ouvrez son menu d'options et sélectionnez Modifier le planning.
3. À côté de la section que vous souhaitez modifier, sélectionnez Modifier : Modifier les détails, Modifier la récurrence ou Modifier les destinataires. La section Récurrence affiche la date du prochain envoi sous la forme « Prochain envoi ».
4. Apportez vos modifications, puis sélectionnez Enregistrer. L'avantage affiche « Planification mise à jour ».

Pour quitter sans enregistrer, sélectionnez Annuler. Pour modifier les champs ou les filtres qu'une planification envoie, ouvrez son menu d'options et sélectionnez Modifier le modèle.

Supprimer un planning

Supprimer un planning dans Perk empêche Perk de l'envoyer à ses destinataires.

1. Allez dans Analyser > Rapports de voyage > Rapports et horaires, puis sélectionnez l'onglet Horaires.
2. Ouvrez le menu des options de la planification et sélectionnez Supprimer.
3. Dans la fenêtre Supprimer le planning, sélectionnez Supprimer. Perk affiche « Planning supprimé ».

Attention : la suppression d'une planification est irréversible. Les planifications ne peuvent être ni suspendues ni reprises ; la suppression est donc le seul moyen de les arrêter. Si vous supprimez un modèle, Perk supprime également toutes les planifications qui l'utilisent.