L'option « Enfants en voyage d'affaires » permet à votre entreprise de réserver des voyages d'affaires financés par l'entreprise pour les enfants de 2 ans et plus. Cet article explique le fonctionnement des profils enfants, des coûts, des tarifs et des paramètres, afin que les administrateurs, les responsables d'équipe et les gestionnaires de voyages sachent à quoi s'attendre.

Remarque : La fonctionnalité « Enfants en voyage d’affaires » est en version alpha. Le comportement et les écrans peuvent changer avant sa mise à disposition générale.

En bref : un administrateur active le paramètre, quelqu'un ajoute chaque enfant comme profil avec Aucun accès, et l'entreprise paie le voyage.

Ce que les enfants en voyage d'affaires vous permettent de faire

L'option « Enfants en déplacement professionnel » permet à une entreprise d'emmener ses enfants en voyage d'affaires et de prendre en charge leurs frais de voyage via la procédure de réservation habituelle. Un cas fréquent est celui d'une mutation. Par exemple, Sara déménage dans un nouveau bureau et son entreprise réserve les vols et l'hébergement pour elle et ses deux enfants. Autre exemple : une équipe de jeunes participant à un tournoi.

L'administrateur du compte active l'option Autoriser les enfants lors des voyages d'affaires. Cette option est désactivée par défaut et s'applique à l'ensemble du compte. Pour l'activer, consultez la section « Autoriser les enfants à voyager lors des voyages d'affaires ». Pour ajouter un enfant et réserver son voyage, consultez la section « Ajouter un enfant et réserver son voyage ».

Qu'est-ce qu'un profil enfant ?

Un profil enfant dans Perk est un profil professionnel sans accès. L'enfant ne peut ni se connecter ni réserver ses propres voyages. Pour en savoir plus sur les rôles, consultez la section « Rôles et autorisations dans Perk ».

Pour créer le profil, un administrateur ou un responsable sélectionne « Aucun accès » sur la page « Personnes » et active l'option « Voyageur de 15 ans ou moins ». Les règles existantes pour les profils « Aucun accès », y compris les règles relatives à l'adresse e-mail, s'appliquent. L'adresse e-mail doit respecter les mêmes règles d'unicité que pour tout autre utilisateur ; par conséquent, l'adresse e-mail d'un parent ou d'un tuteur convient si personne d'autre sur le compte ne l'utilise. Perk envoie les mises à jour concernant le voyage de l'enfant à l'adresse e-mail associée à son profil.

Qui paie et qui peut voir quoi

Les frais de voyage des enfants en déplacement professionnel sont pris en charge par l'entreprise. Perk facture chaque réservation à l'entreprise, et sa procédure de réservation standard ainsi que les règles d'approbation habituelles du voyageur s'appliquent.

Cette fonctionnalité n'ajoute ni rôles ni autorisations. Les autorisations de gestion de profils et les règles de visibilité existantes pour les profils Aucun accès restent applicables. Les administrateurs de compte ajoutent des enfants à l'ensemble du compte, les administrateurs d'entreprise les ajoutent au sein de leur entreprise et les responsables de personnel les ajoutent au sein des personnes ou entreprises qu'ils gèrent. Les gestionnaires de voyages peuvent effectuer des réservations pour les enfants des personnes qu'ils gèrent. Perk ne demande aucune preuve de responsabilité parentale ni aucun document de consentement.

Comment fonctionnent l'âge et les prix

Pour les voyages d'affaires avec enfants, la date de naissance de l'enfant est utilisée afin de calculer le tarif approprié. Perk a besoin de cette date pour que toute recherche puisse être effectuée. Perk la combine ensuite avec les dates de voyage pour afficher le tarif adulte ou enfant correspondant.

L'âge minimum requis est de 2 ans. Perk n'accepte pas les dates de naissance qui rendent l'enfant plus jeune que 2 ans, et les nourrissons de moins de 2 ans ne sont pas pris en charge. Si la date est trop récente, Perk affiche l'erreur « L'utilisateur doit avoir au moins 2 ans ».

Réservation sans adulte

Pour les voyages d'affaires, la réservation d'un enfant ne nécessite pas la présence d'un adulte sur la même réservation. Cependant, Perk déconseille de réserver un enfant seul. Dans la mesure du possible, réservez les billets pour enfants accompagnés d'un adulte. Les compagnies aériennes et autres prestataires peuvent appliquer leurs propres règles concernant les enfants voyageant seuls ; ces règles restent en vigueur.

Que se passe-t-il lorsque vous désactivez ce réglage ?

Désactiver l'option « Autoriser les enfants lors des voyages d'affaires » empêche les nouvelles réservations d'enfants, mais conserve celles existantes. L'avantage n'est pas archivé et les profils des enfants restent visibles sur la page « Personnes ».

Lorsque le réglage est désactivé :

• Les administrateurs et les gestionnaires ne peuvent pas créer de nouveaux enfants, car le bouton Voyageur a 15 ans ou moins n'apparaît plus.
• Il est impossible d'ajouter un enfant à un voyage.
• Personne ne peut rechercher ni vérifier un voyage incluant un enfant. Retirer l'enfant du voyage reste possible.
• Les réservations confirmées et les voyages déjà programmés ne sont pas concernés.

Lorsqu'un administrateur réactive ce paramètre, les enfants peuvent à nouveau être réservés.

En quoi cela diffère-t-il d'un voyage personnel ?

L’option « Enfants en voyage d’affaires » est distincte de la rubrique « Famille et amis » dans la section « Voyages personnels ». L’option « Enfants en voyage d’affaires » concerne les voyages professionnels, et les frais sont pris en charge par l’entreprise. L’option « Voyages personnels » concerne les voyages personnels, et les frais sont à la charge du voyageur. Pour la version personnelle, consultez la page « Réserver un voyage pour un enfant ».