Gli oggetti di costo consentono di raggruppare, monitorare e gestire i costi di viaggio per lo stesso reparto o progetto. Per ulteriori informazioni, consultare Oggetti di costo in viaggio .

È possibile creare un oggetto di costo per una società specifica oppure utilizzare l'oggetto di costo per tutte le società del proprio account. assegnare l'oggetto costo come oggetto costo predefinito a persone specifiche e scegliere se renderlo visibile a tutti in azienda o accessibile solo a utenti specifici.

Nota : se si prevede di utilizzare l'oggetto di costo anche per spese e fatture, vedere Impostare oggetti di costo per spese e fatture .

Quando crei un nuovo oggetto di costo, puoi scegliere dove vuoi utilizzare l'oggetto di costo, quali aziende possono utilizzarlo, selezionare le persone che possono accedere all'oggetto di costo quando prenotano il loro viaggio, e selezionare un responsabile preferito per l'approvazione dei viaggi assegnati a questo oggetto di costo.

Aggiunta di un nuovo oggetto di costo per le prenotazioni di viaggio

1. Vai a Impostazioni > Gestione dei costi > Oggetti di costo.
2. Clic Aggiungi oggetto di costo.
3. Nella sezione Nome e utilizzo :
   • Inserisci un Nome oggetto costo chiaro, ad esempio Budget di viaggio Progetto X.
   • Seleziona un Oggetto di costo padre se hai bisogno di una struttura gerarchica. (Facoltativo) Per ulteriori informazioni, consulta Oggetti di costo su Perk .
4. Seleziona le aziende applicabili. Puoi rendere questo oggetto di costo disponibile per tutte le aziende presenti nell'account o solo per alcune aziende specifiche.
5. In Utilizzo , seleziona Viaggio .

6. In Persone assegnate, seleziona tutte le persone che devono utilizzare questo come oggetto di costo predefinito. Gli oggetti di costo predefiniti vengono selezionati automaticamente per i viaggiatori al momento del pagamento della prenotazione di un viaggio.

   Suggerimento: puoi anche assegnare l'oggetto di costo predefinito per le persone come azione di massa nella pagina Persone .

7. In Accesso agli oggetti di costo, scegli se gli utenti possono visualizzare e selezionare l'oggetto di costo selezionando Consenti ad altri di utilizzare questo oggetto di costo. Se scegli "Tutti", chiunque potrà cercare e selezionare l'oggetto di costo durante la creazione di una spesa o di una fattura. Se scegli "Solo le persone selezionate", solo le persone da te selezionate potranno accedere e selezionare l'oggetto di costo.
   
   
    

8. In Approvazione, selezionare un responsabile dell'approvazione appropriato per questo oggetto di costo. La persona selezionata qui approverà tutte le richieste di approvazione.

   
    

   Suggerimento: Questo è altamente raccomandato nel caso in cui si desideri impostare un processo di approvazione per responsabile dell'oggetto di costo.

9. Clic Salva.

Se la tua azienda utilizza anche Perk per l'elaborazione delle spese e delle fatture, potresti visualizzare le opzioni per utilizzare questo oggetto di costo per spese e fatture selezionando Spese o Fatture nella visibilità del campo. Ciò significa che se questo oggetto di costo è selezionato nella prenotazione di viaggio, tutte le spese di prenotazione di viaggio vengono automaticamente codificate con l'oggetto di costo corretto per i revisori finanziari.

Attenzione: Se si utilizza un'integrazione HR e si aggiunge una nuova persona a Perk con un oggetto di costo inesistente sulla piattaforma, verrà creato automaticamente un nuovo oggetto di costo.

Assegnazione di oggetti di costo predefiniti

1. Quando si assegna una voce di costo come predefinita per una persona, la voce di costo viene automaticamente selezionata nella fase di pagamento quando si prenota un viaggio. La persona può anche visualizzare altre voci di costo, a seconda della loro visibilità.

   Per assegnare un oggetto di costo predefinito:

   1. Vai al Pagina Persone.
   2. Selezionare la persona o le persone a cui si desidera assegnare l'oggetto di costo.

   3. Nella sezione azioni rapide, fare clic su Modifica oggetto di costo.

      

   4. Sotto Assegna un oggetto di costo, seleziona il nuovo oggetto di costo.

      

   Assegnazione di un viaggio a un oggetto di costo

   Per assegnare un viaggio a un oggetto di costo prima del pagamento:

   1. Una volta terminata la selezione del viaggio, clicca su Continua .
   2. Nella pagina Pagamento , in Fattura a , seleziona l'azienda a cui desideri fatturare il viaggio.
   3. In Paga con , seleziona il profilo di pagamento su cui desideri che venga fatturato il viaggio.
   4. In Reporting , aggiungi l'oggetto Costo e i valori per tutti i campi personalizzati.
   5. Fare clic su Conferma pagamento o Richiedi approvazione .

   A seconda delle impostazioni della tua azienda, potresti vedere solo alcune delle opzioni disponibili.

   Nota: non è possibile modificare l'oggetto di costo di un viaggio dopo la conferma della prenotazione. Se si utilizza Perk per elaborare le spese, un revisore finanziario può apportare modifiche in un secondo momento.

   Rendere obbligatori gli oggetti di costo per tutte le prenotazioni di viaggio

1. Per rendere obbligatori gli oggetti di costo per tutti i viaggi:

   1. Vai a Impostazioni > Gestione dei costi > Oggetti di costo.
   2. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Impostazioni .
   3. Seleziona Rendi obbligatori gli oggetti di costo per tutte le prenotazioni di viaggio .

   

   Una volta abilitati, tutti i viaggi devono avere un oggetto di costo prima che la prenotazione possa essere finalizzata.

   Prima di applicare questa impostazione, assicurati che a tutti sia assegnato un oggetto di costo oppure seleziona Rendi tutti gli oggetti di costo visibili a tutti per consentire loro di scegliere tra qualsiasi oggetto di costo.