Una policy di viaggio definisce cosa è considerato "conforme alla policy" per voli, hotel, auto a noleggio, treni e spese correlate su Perk. Fornisce ai viaggiatori indicazioni chiare su cosa possono prenotare e consente al team finanziario di effettuare controlli automatici di conformità per ogni prenotazione.

Utilizza questo articolo per comprendere le impostazioni disponibili per ogni tipo di viaggio e come interagiscono tra loro, in modo da poter decidere come configurare la tua policy.

Politiche di viaggio in Perk

Una policy di viaggio è l'insieme di regole che Perk utilizza per stabilire se una prenotazione è conforme o meno alle policy. È possibile configurare un set di regole diverso per ogni categoria di viaggio (voli, hotel, auto e treni), nonché linee guida per le spese durante il viaggio, come taxi e pasti. Insieme, queste regole offrono ai viaggiatori aspettative chiare prima della prenotazione e consentono al reparto finanziario di effettuare controlli di conformità automatici e coerenti, senza la necessità di revisionare manualmente ogni singolo viaggio.

È possibile creare una policy di viaggio predefinita, quindi aggiungere altre policy per viaggiatori specifici. Se a un viaggiatore non è assegnata una policy specifica, Perk applica la policy predefinita. Quando qualcuno prenota un viaggio, Perk mostra se la prenotazione è conforme o meno alla policy. Per impostazione predefinita, i viaggiatori vengono avvisati ma non viene impedito loro di prenotare viaggi non conformi alla policy. Per inoltrare i viaggi non conformi alla policy per la revisione, impostare una procedura di approvazione dei viaggi.

Perk ti offre modelli predefiniti per rendere la tua polizza attiva in pochi minuti, con ogni impostazione completamente modificabile in seguito. Puoi scegliere tra:

• Polizza standard (consigliata) — il punto di partenza più popolare per i nuovi clienti, con budget bilanciati e senza restrizioni di tempo per la prenotazione.
• Politiche rigorose — budget più ristretti e finestre di prenotazione obbligatorie, per le organizzazioni che desiderano un maggiore controllo dei costi.
• Crea il tuo — per le squadre che conoscono già le regole e vogliono impostare voli, hotel, auto e treni da zero.

Ad esempio, ecco un confronto tra i modelli Standard e Rigoroso in base ad alcune impostazioni chiave. Queste cifre sono esempi illustrativi, non valori predefiniti fissi: è possibile modificarli tutti dopo aver iniziato da un modello.

Troverai queste impostazioni in Impostazioni > Gestione viaggi > Politiche di viaggio.

Nota: Il tuo specialista di implementazione ti illustrerà la posizione di ciascun campo nella tua configurazione e ti aiuterà a configurarla in base alle tue esigenze operative.

Impostazioni delle politiche di volo

Le regole di volo in Perk controllano quali tariffe sono prenotabili di default e quali devono essere approvate, in base a classe, orario, rotta e prezzo. Puoi impostare:

• Restrizioni sulla classe di cabina, come ad esempio la limitazione delle prenotazioni alla classe economica per impostazione predefinita.
• Una possibilità di viaggiare in una classe di cabina superiore per i voli più lunghi, ad esempio consentendo l'accesso alla business class una volta superata una determinata soglia di durata del volo (ad esempio, 6 ore).
• Un limite massimo per i voli di sola andata, che definisce quanto dovrebbe costare un volo di sola andata.
• Finestre di prenotazione, che stabiliscono il numero minimo di giorni prima della partenza entro cui è necessario prenotare un volo.
• Budget dinamici o massimi, applicando una percentuale di differenza fissa in base alla tariffa più economica o alla tariffa mediana nei risultati di ricerca.
• Eccezioni basate sulla tratta, che stabiliscono un limite di prezzo specifico tra due destinazioni, come ad esempio un'indennità maggiore per la tratta Dubai-Londra rispetto alla politica generale.
• Eccezioni per i voli nazionali, che prevedono l'applicazione di un limite di prezzo separato, in genere inferiore, per i viaggi all'interno del paese, anziché del budget generale per i voli internazionali.
• Tariffe aziendali, quindi le tariffe delle compagnie aeree con cui hai negoziato accordi sono escluse dai limiti di budget.

Impostazioni delle politiche dell'hotel

Le regole per gli hotel in Perk controllano quali strutture sono prenotabili di default, in base a qualità, tempistica e costo, con la possibilità di adattare il budget in base al mercato. È possibile impostare:

• Un limite massimo di valutazione in stelle consentito.
• Finestre di prenotazione per indicare con quanto anticipo è necessario prenotare un hotel.
• Budget dinamico o massimo, basato sulla tariffa mediana nei risultati di ricerca. Il metodo dell'opzione più economica utilizzato per i voli non si applica agli hotel.
• Eccezioni di budget impostate per città o per paese, che consentono un limite massimo di spesa notturna diverso dal budget massimo complessivo, ad esempio un'indennità maggiore per Dubai rispetto a un mercato con costi inferiori.
• Tariffe aziendali, quindi le tariffe delle catene alberghiere con cui hai negoziato degli accordi sono escluse dai limiti di budget.

Impostazioni delle policy per le auto

Le regole relative alle auto in Perk ti consentono di impostare:

• Budget giornalieri per il noleggio auto.
• Finestre di prenotazione per sapere con quanto anticipo è necessario prenotare un'auto.
• Tipologia di auto, che comprende auto piccole, medie, grandi, di lusso e un livello di aggiornamento "opzioni élite" all'interno di ciascuna tipologia.
• Tariffe aziendali, quindi le tariffe dei fornitori di autonoleggio con cui hai negoziato degli accordi sono escluse dai limiti di budget.

Impostazioni delle politiche di addestramento

Le regole di addestramento in Perk ti consentono di impostare:

• Budget dinamici o massimi per le tariffe dei treni.
• Restrizioni di classe di cabina per i treni.
• Tariffe aziendali, quindi le tariffe delle compagnie ferroviarie con cui hai negoziato degli accordi sono escluse dai limiti di budget.

Spesa durante il viaggio

Perk ti permette anche di dare istruzioni ai viaggiatori su come gestire le spese durante il viaggio, come taxi e pasti.

Nota: Le indicazioni durante il viaggio sono a scopo informativo. Non vengono visualizzate durante la procedura di prenotazione, quindi i viaggiatori le consultano separatamente anziché al momento della prenotazione.

Creazione di una politica di viaggio

Per creare una politica di viaggio:

1. Vai a Impostazioni > Gestione viaggi > Politiche di viaggio.
2. Fare clic su Nuova politica di viaggio .
3. Inserisci un nome per la policy e fai clic su Crea policy di viaggio .
4. Nella nuova politica di viaggio, seleziona il tipo di viaggio che desideri aggiornare e fai clic su Modifica .
5. Seleziona Budget predefinito, Eccezioni di budget e Impostazioni avanzate.
6. Clic Salva le modifiche.

Una volta creata una policy, assegna i viaggiatori ad essa.

Assegnazione dei viaggiatori a una politica di viaggio

Per assegnare i viaggiatori a una policy di viaggio:

1. Vai alla pagina Persone.
2. Cerca la persona e seleziona il suo nome.
3. Vai alla scheda Organizzazione e, sotto Politiche e approvazioni, seleziona Modifica.
4. Nella sezione Politica di viaggio, cerca o seleziona la politica dall'elenco.
5. Seleziona Salva.

Modificare una politica di viaggio

È possibile modificare una policy di viaggio in qualsiasi momento. Per modificare una policy di viaggio:

1. Vai a Impostazioni > Gestione viaggi>Politiche di viaggio.
2. Nella policy che desideri modificare, seleziona il tipo di viaggio e seleziona Modifica.
3. Aggiorna le impostazioni e seleziona Salva modifiche.