Questo articolo ti aiuta a scegliere e configurare il tipo di processo di approvazione dei viaggi più adatto alla tua azienda. Consultalo quando sei pronto a creare o modificare le modalità di approvazione dei viaggi prima della prenotazione.
Esistono due tipi di procedura di approvazione del viaggio:
- Nessuna approvazione necessaria — È possibile prenotare viaggi senza approvazione; è comunque possibile inviare notifiche quando vengono prenotati viaggi.
- Approvazione necessaria — Alcuni tipi di viaggio richiedono l'approvazione prima di essere prenotati. È possibile utilizzare regole di approvazione a uno o due passaggi (due persone approvano, in sequenza o in parallelo).
Suggerimento: Puoi anche impostare un processo di approvazione predefinito che si applica a livello di account per tutti i dipendenti dell'azienda che non sono assegnati a un altro processo. Per impostarne uno, vedi Imposta un processo di approvazione predefinito per i viaggi.
Prima di iniziare:
- Se non sono processi di approvazione assegnati a qualcuno, non è necessaria alcuna approvazione per prenotare viaggi o apportare modifiche.
- Se a qualcuno vengono assegnati più processi di approvazione, viene applicato il processo più restrittivo (creato manualmente, poi automatizzato, infine predefinito).
Per saperne di più su come funzionano i processi e le regole di approvazione, consultare Processi di approvazione dei viaggi in Perk.
Non è necessaria alcuna approvazione
Le procedure "senza approvazione" consentono ai viaggiatori di prenotare viaggi o apportare modifiche senza approvazione. È possibile scegliere di ricevere notifiche quando vengono prenotati nuovi viaggi. Vedi Imposta una procedura di viaggio che non richieda approvazione.
È necessaria l'approvazione
I processi “Richiedi approvazione” consentono di impostare regole di approvazione per determinati viaggiatori e di decidere quando è necessaria l'approvazione (ad esempio, solo al di fuori delle policy, per oggetti di costo specifici). Per configurarne uno, vedere Imposta una procedura di "approvazione necessaria" per i viaggi.
Suggerimento: Per inviare le richieste di approvazione direttamente al responsabile di un viaggiatore, vedere Assegnare un responsabile di linea come approvatore.
Disponibile solo per gli account Pro
Se hai bisogno di un ulteriore livello di approvazione, puoi impostare un secondo approvatore in modo che due persone debbano approvare prima che un viaggio venga prenotato. Ad esempio, puoi scegliere un approvazione sequenziale (ovvero il primo approvatore, poi il secondo) o approvazione parallela (ovvero entrambi approvano, qualsiasi ordine).
Tuttavia, tieni presente che più livelli di approvazione comportano tempi di approvazione più lunghi; pertanto, le opzioni di viaggio selezionate potrebbero esaurirsi o subire un aumento di prezzo. Se desideri questa opzione, contatta il tuo Account Manager.