È possibile impostare campi personalizzati per raccogliere informazioni aggiuntive durante la prenotazione di un viaggio, l'invio di una spesa o l'elaborazione di una fattura per l'allocazione dei costi. Le informazioni in questo campo possono essere utilizzate per monitorare e classificare i costi o per attivare un flusso di approvazione specifico.

Solo gli amministratori dell'account possono creare questi campi personalizzati. Tuttavia, gli utenti possono visualizzarli al momento del pagamento, nel modulo di invio delle spese e nel modulo di fatturazione.

A seconda del ruolo, possono aggiungere informazioni a questi campi. Ad esempio, i dipendenti possono aggiungere informazioni a un campo personalizzato al momento del pagamento quando prenotano un viaggio e i travel manager possono modificarlo se necessario. Per le spese, i mittenti possono selezionare un'opzione per il campo personalizzato e i revisori finanziari possono modificarlo se necessario.

Quando imposti un campo personalizzato per prenotazioni di viaggio, spese e fatture, puoi sceglierne l'utilizzo. Ad esempio, puoi decidere di aggiungere un campo personalizzato al checkout per memorizzare preferenze di viaggio, spiegazioni per tariffe selezionate o richieste speciali. In questo caso, puoi impostare il campo personalizzato esclusivamente per i viaggi. Questo campo non apparirà in nessuna delle spese che gli utenti potrebbero inviare.

È possibile impostare campi personalizzati utilizzabili da tutti in tutte le aziende oppure limitarli a specifiche aziende. Solo gli utenti di quelle aziende potranno visualizzare il campo personalizzato e inserire un valore. È possibile scegliere se il campo sia facoltativo o obbligatorio.

I campi personalizzati vengono visualizzati in ordine alfabetico nel checkout, per spese e fatture. Allo stesso modo, le opzioni dei campi sono ordinate alfabeticamente. Non è possibile impostare l'ordine manualmente.

Nota: se in precedenza utilizzavi le etichette, ora puoi utilizzare i campi personalizzati. Per ulteriori informazioni, consulta Migrazione delle etichette nei campi personalizzati .

Campi personalizzati per l'allocazione dei costi

È possibile utilizzare campi personalizzati per rispecchiare eventuali dimensioni finanziarie aggiuntive impostate nel sistema finanziario per monitorare l'assegnazione dei costi.

Ad esempio, potresti voler che i dipendenti aggiungano un nome specifico per un evento in modo da poter monitorare tutte le spese derivanti da quell'evento. In questo caso, aggiungi un campo personalizzato per viaggi e spese, così i dipendenti potranno specificare l'evento al momento della prenotazione e aggiungere queste informazioni quando caricano le spese associate. In questo modo, sarà più semplice monitorare tutti i costi relativi a quell'evento.

Quando si imposta un campo personalizzato per l'allocazione dei costi, è possibile specificare un ID univoco per facilitare l'identificazione del concetto durante l'esportazione di spese o fatture in un sistema di terze parti. È possibile limitare il campo personalizzato a specifiche categorie di spese o fatture e persino associarlo esclusivamente a specifici oggetti di costo, in modo da poter raccogliere informazioni aggiuntive oltre a quelle fornite dall'oggetto di costo.

Ad esempio, potresti voler impostare un oggetto di costo, Sales Enablement, ma poi creare un campo personalizzato, Project , per classificare ulteriormente la spesa. In questo modo, puoi assegnare le spese all'oggetto di costo Sales Enablement , raccogliendo al contempo informazioni dettagliate sul progetto in cui è stata sostenuta la spesa, per una migliore rendicontazione.

Nota : il numero di campi personalizzati che puoi creare dipende dal tuo piano. Per ulteriori informazioni, consulta pagina dei prezzi dei piani Perk .

Formati di risposta e opzioni per i campi personalizzati

Puoi stabilire in modo flessibile come gli utenti inseriscono le informazioni nel campo personalizzato. Perk ti consente di creare tre tipi di risposta:

• Selezione singola : gli utenti possono selezionare una sola opzione da un elenco. Questo formato si applica a viaggi, spese e fatture. È possibile determinare il codice ERP da utilizzare per esportare le informazioni nel sistema finanziario e contabile. È anche possibile scegliere un approvatore specifico, se necessario. Per ulteriori informazioni, consultare Utilizzo di campi personalizzati per l'approvazione di spese e fatture .
   
• Selezione multipla : gli utenti possono selezionare una o più opzioni da un elenco. È possibile creare tutte le opzioni necessarie. I campi personalizzati di selezione possono essere utilizzati per tenere traccia di reparti, uffici, motivi di viaggio e codici di progetto o cliente. Questo formato si applica solo ai campi personalizzati di viaggio.
  
  Puoi scegliere di consentire agli utenti di aggiungere le proprie opzioni, se necessario. In questo modo, gli utenti visualizzeranno tutte le opzioni predefinite dei campi nell'elenco, insieme all'opzione per creare una nuova risposta. Una volta aggiunta una nuova risposta, gli altri utenti potranno selezionarla durante la compilazione del campo personalizzato.
   
• Testo libero : gli utenti possono scrivere qualsiasi cosa desiderino. Questo formato può essere utilizzato per tracciare identificatori da altri sistemi, memorizzare preferenze di viaggio, registrare spiegazioni per tariffe selezionate, acquisire richieste speciali o registrare restrizioni alimentari. Questo formato si applica solo ai campi personalizzati di viaggio.

Suggerimento: è possibile creare campi personalizzati a selezione singola per spese e fatture per raccogliere informazioni che non vengono utilizzate per l'allocazione dei costi.

Esistono tre modi per creare opzioni di campo per i campi personalizzati a selezione singola e multipla, a seconda di dove vengono utilizzati:

• Aggiungere le opzioni singolarmente (tutte).
• Carica in blocco utilizzando un file CSV (tutti).
• Fornitura tramite uno strumento di terze parti.

È possibile modificare o archiviare le opzioni dei campi in qualsiasi momento. Per i campi personalizzati forniti tramite un sistema di terze parti, il sistema di origine determina il tipo di campo personalizzato creato. Ad esempio, per le integrazioni di spesa con un sistema finanziario e contabile o un ERP, è possibile creare solo i campi personalizzati utilizzati per l'allocazione dei costi.

È possibile modificare il tipo di campo personalizzato in qualsiasi momento, passando da selezione singola a testo libero, da selezione singola a selezione multipla, da selezione multipla a testo libero o da testo libero a selezione multipla. Tuttavia, se è stato creato un campo personalizzato a selezione multipla e gli utenti hanno inserito più valori, non è possibile convertirlo in un campo a selezione singola.

Attenzione: Non è possibile utilizzare campi personalizzati a selezione multipla per spese o fatture. Se hai creato un campo personalizzato a selezione multipla, non puoi convertirlo in un campo a selezione singola. Devi creare un nuovo campo personalizzato.

Utilizzo di campi personalizzati per l'approvazione di spese e fatture

Nelle spese e nelle fatture, è possibile utilizzare i valori inviati come parte di un campo personalizzato per determinare un flusso di approvazione personalizzato per quella spesa o fattura.

Ad esempio, potresti voler assegnare tutte le spese per un progetto specifico a una determinata persona. In questo caso, imposti un campo personalizzato "Progetto" con i valori "Progetto Alpha" e "Progetto Beta". Nelle impostazioni di ciascun valore, imposti Alex Gomez come approvatore per il Progetto Alpha e Ana Smith per il Progetto Beta.

È possibile impostare un flusso di lavoro personalizzato utilizzando il progettista del flusso di lavoro che include un nodo per assegnare un approvatore in base al valore del campo personalizzato Progetto se presente.

Quando le persone inviano le spese all'oggetto di costo Sales Enablement e selezionano Project Alpha come progetto, la spesa può essere inoltrata ad Alex Gomez per l'approvazione anziché utilizzare il proprietario dell'oggetto di costo Sales Enablement come approvatore.

Impostazione di un campo personalizzato per prenotazioni, spese e fatture

Nota: a seconda delle impostazioni del tuo account, potresti visualizzare o meno tutte queste impostazioni.

1. Vai a Impostazioni > Gestione costi > Campi personalizzati .
2. Fare clic su Aggiungi campo .
3. Seleziona Prenotazioni di viaggio, spese e fatture .
   
   
    
4. In Nome campo e descrizione , inserisci:
   • Nome: L'etichetta visualizzata al momento del pagamento, della spesa o della fattura.
   • Descrizione: Questo aiuta gli utenti a compilare correttamente il campo.
   • In Aziende , scegli se raccogliere queste informazioni personalizzate per tutte le aziende o solo per alcune specifiche. Se selezioni aziende specifiche, il campo personalizzato verrà visualizzato solo per le persone che appartengono a quell'azienda.
   • In Utilizzo , scegli dove desideri utilizzare il campo personalizzato: viaggi, spese o fatture. Potresti visualizzare o meno tutte queste opzioni a seconda del tuo account.
   • Se hai selezionato spese o fatture e vuoi monitorare i costi utilizzando il campo personalizzato, seleziona Usa per l'allocazione dei costi e inserisci un ID univoco che può essere utilizzato per identificare il tipo di costo quando si esportano le spese in un sistema di terze parti, come un ERP.
5. In Impostazioni , scegli:
   • Se il campo personalizzato è obbligatorio nelle prenotazioni di viaggio, se hai selezionato l'utilizzo del viaggio, o nelle spese e nelle fatture, se hai selezionato una di queste opzioni nel passaggio precedente.
   • Se il campo personalizzato viene utilizzato per l'allocazione dei costi, scegliere se limitarne l'utilizzo a una categoria o a un oggetto di costo specifico . Il campo personalizzato viene visualizzato solo quando questa categoria o oggetto di costo è selezionato per una spesa o una fattura.
6. Nel formato Risposta , determina il formato delle informazioni che possono essere immesse nel campo personalizzato:
   • Selezione singola : è possibile selezionare solo un valore di campo tra i valori di campo consentiti.
   • Selezione multipla : è possibile selezionare più valori tra quelli consentiti nei campi. Per consentire agli utenti di aggiungere altri valori, selezionare Consenti agli utenti di aggiungere i propri valori di campo (solo per prenotazioni di viaggio) .
   • Testo libero : è possibile inserire qualsiasi testo che corrisponda alle impostazioni del campo. Specificare un numero minimo e massimo di caratteri e determinare il tipo di caratteri che possono essere utilizzati: maiuscole o minuscole, numeri o caratteri speciali. Per caratteri speciali si intendono tutti i caratteri diversi da 0 a 9, az, AZ o spazi.
7. A seconda del formato della risposta, determina eventuali Valori di campo applicabili. Per istruzioni, consulta Aggiunta di valori di campo per un campo personalizzato .
8. Fai clic su Salva.

Suggerimento: puoi creare più campi personalizzati con lo stesso nome visualizzato, ma limitarli a specifiche aziende, in modo da poter determinare il codice ERP corretto per esportare le informazioni nel sistema finanziario.

Ad esempio, è possibile creare due campi personalizzati denominati "Progetto" e limitarne uno alla persona giuridica spagnola e l'altro a quella tedesca. In questo modo è possibile esportare correttamente i codici progetto per quella società.

Aggiunta di valori di campo per un campo personalizzato

È possibile aggiungere opzioni durante la creazione di un nuovo campo personalizzato o dopo la creazione del campo. A seconda del formato della risposta , le informazioni richieste potrebbero variare.

Per tutti i formati di risposta, è necessario specificare un nome valore e un nome visualizzato. Il nome visualizzato viene mostrato agli utenti quando cliccano sul campo personalizzato. Il nome valore viene utilizzato se le informazioni personalizzate vengono esportate in un sistema di terze parti.

Per campi personalizzati a selezione singola per spese e fatture che intendi utilizzare per l'allocazione dei costi, devi anche determinare il codice ERP specifico per garantire che le informazioni possano essere esportate nel tuo sistema finanziario e contabile.

È anche possibile scegliere un approvatore specifico per le spese o le fatture inviate con quel valore nel campo personalizzato. Per ulteriori informazioni, consultare Utilizzo dei campi personalizzati per l'approvazione di spese e fatture .

È possibile rimuovere i valori dei campi in qualsiasi momento. Eventuali risposte già registrate nelle spese esistenti

Aggiungere le opzioni singolarmente

1. Vai a Impostazioni > Gestione costi > Campi personalizzati .
2. Nel campo personalizzato a cui vuoi aggiungere opzioni, fai clic sui tre puntini e seleziona Modifica .

3. In Valori campo , fai clic su Aggiungi nuovo:

   Nome valore : Valore che viene esportato su sistemi di terze parti, se necessario.

   Nome visualizzato : etichetta visualizzata dagli utenti come opzione nelle risposte a selezione singola e multipla.

   Codice ERP : ID univoco utilizzato per identificare l'opzione in un sistema di terze parti. Si applica solo se il campo personalizzato viene utilizzato per l'allocazione dei costi.

   Approvatori per le spese : seleziona la persona o le persone che devono approvare la spesa o la fattura. Si applica solo se il campo personalizzato viene utilizzato per l'allocazione dei costi.

4. Clic Salva.
5. Aggiungi tutti i valori necessari e fai clic su Salva per mantenere le modifiche.

Utilizzo del caricamento di un file CSV

Per caricare in blocco più opzioni di campo, puoi utilizzare un file CSV. I valori devono essere separati da un punto e virgola ( ; ). Il nome deve contenere al massimo 100 caratteri e non deve contenere barre ( / ), caratteri di nuova riga ( \ \n ) o punti e virgola ( ; ).

Le opzioni di campo con nomi con più di 100 caratteri o caratteri proibiti non possono essere importate e causano il fallimento dell'importazione. Se si specificano degli approvatori per ciascun valore e l'indirizzo email dell'approvatore non esiste in Perk, viene visualizzato un messaggio di errore.

1. Crea un file CSV con i nomi delle opzioni in un'unica colonna.
2. Nella prima riga della colonna, devi inserire il testo nome . Non modificare la prima riga del modello CSV; è necessaria per importare i dati .
3. Vai a Impostazioni > Gestione costi > Campi personalizzati .
4. Nel campo personalizzato a cui vuoi aggiungere opzioni, fai clic sui tre puntini e seleziona Modifica .
5. In Opzioni campo , fai clic su Importa da CSV .
6. Trascina e rilascia o seleziona il file CSV e fai clic su Importa .
7. Clic Salva.