Questo articolo illustra la configurazione dell'integrazione di Xero per le spese di Perk: preparazione di Perk e Xero, connessione, impostazioni di importazione ed esportazione e modifiche successive. Per informazioni su cosa fa l'integrazione e su come vengono mappati i dati, consulta Integrare Xero con Perk per le spese. Per problemi di esportazione e importazione non riusciti, consulta Risoluzione dei problemi di integrazione di Xero per le spese di Perk.

Ruolo: Gli amministratori dell'account possono svolgere questa attività.

Prima di iniziare

Impostare queste basi in anticipo evita errori di esportazione in seguito. È necessario un ruolo di amministratore dell'account Perk con le autorizzazioni per configurare utenti, aliquote fiscali, oggetti di costo, categorie di spesa e integrazioni.

Poiché l'integrazione non può creare utenti in Perk, crea i tuoi utenti nella pagina Persone di Perk prima della configurazione, ciascuno con un indirizzo email che corrisponda esattamente all'indirizzo email del contatto Xero corrispondente. Deve esistere almeno un utente Perk attivo prima di poter completare la configurazione. Devi inoltre avere almeno un conto spese in Xero.

Collegamento di Perk a Xero

Collegare Perk a Xero è il punto di partenza per l'integrazione. Si seleziona l'azienda da collegare, quindi si autorizza Perk in Xero tramite OAuth.

1. In Perk, vai su Impostazioni > Integrazioni, quindi apri la scheda Integrazioni ERP.

2. Trova la scheda Xero e fai clic su Avvia configurazione/Gestisci.

   

3. Seleziona l'azienda a cui connetterti dal menu a tendina. L'azienda a cui sei assegnato è selezionata per impostazione predefinita; scegline una diversa se necessario. Devi selezionare un'azienda per continuare.

   

4. Fai clic su Abilita. Si aprirà una finestra di autenticazione Xero.

   

5. Accedi a Xero e fai clic su Consenti accesso per concedere a Perk le autorizzazioni necessarie.

6. Dopo l'autenticazione, si torna alla configurazione dell'integrazione con Xero. Lo stato visualizzato è Configurazione incompleta perché le impostazioni di importazione ed esportazione devono ancora essere configurate.

   

Configurazione delle impostazioni di importazione

Configurare le impostazioni di importazione indica all'integrazione di Xero per le spese di Perk quali dati di Xero importare in Perk. È possibile completare una procedura guidata in quattro passaggi dalla scheda Impostazioni di importazione facendo clic su Configura importazione.

Passaggio 1. Conti

Scegli quali conti Xero importare come categorie di spesa. I conti sono raggruppati per tipologia e hai due modalità di selezione:

• Seleziona l'opzione "Tutto" per importare tutti gli account correnti di quel tipo e importare automaticamente anche gli account attivi che verranno aggiunti in seguito a quel tipo.
• Seleziona i singoli account per importare solo quelli. I nuovi account aggiunti in seguito a quella tipologia non vengono importati automaticamente: dovrai aggiungerli manualmente dalle Impostazioni di importazione.

Il tipo di spesa è selezionato per impostazione predefinita. Tutti gli altri tipi sono deselezionati. È necessario selezionare almeno un conto, quindi è indispensabile aver configurato almeno un conto spese in Xero prima di poter completare la configurazione.

Passaggio 2. Monitoraggio delle categorie

Per ogni categoria di monitoraggio di Xero, scegli come importarla:

• Come oggetti di costo: i dipendenti li selezionano quando codificano una spesa e Perk li utilizza per l'allocazione dei costi e l'iter di approvazione.
• Come campo personalizzato — memorizzato come campo personalizzato sulla spesa per la classificazione secondaria.

La mappatura a un campo personalizzato crea un nuovo campo personalizzato Perk con il nome della categoria Xero. Puoi anche saltare una categoria e non importarla. Per ogni categoria che importi, scegli quali valori delle opzioni includere: sono tutti selezionati per impostazione predefinita e almeno uno deve rimanere selezionato. Xero supporta fino a due categorie di monitoraggio.

È possibile saltare tutte le categorie di monitoraggio. Se non ne viene importata nessuna, nulla viene mappato agli oggetti di costo e l'impostazione Escludi oggetti di costo dall'esportazione è abilitata in Impostazioni > Account > Aziende > Impostazioni di spesa > Esportazione dati e configurazione ERP.

Fase 3. Aliquote fiscali

Esamina e seleziona le aliquote fiscali da importare. Tutte le aliquote sono preselezionate per impostazione predefinita. L'elenco mostra il nome di ciascuna aliquota, la percentuale e il codice IVA. Le nuove aliquote fiscali attive aggiunte successivamente a Xero vengono sempre importate automaticamente ed è possibile deselezionarle in seguito dalle impostazioni di importazione.

Se la tua organizzazione Xero non prevede aliquote fiscali, puoi comunque continuare. Le spese verranno esportate senza l'applicazione di imposte.

Passaggio 4. Contatti

Perk associa gli utenti di Perk ai contatti Xero tramite e-mail. Questo passaggio mostra quanti utenti di Perk non hanno ancora un contatto Xero corrispondente. Quando tutti gli utenti sono stati associati, viene mostrato il numero di utenti attivi in ​​Perk. In entrambi i casi, assicurati che le stesse persone siano presenti come contatti in Xero. In questa fase non viene effettuata alcuna associazione: Perk associa gli utenti durante la sincronizzazione (dopo la prima importazione) e a ogni sincronizzazione successiva.

Nota: Solo gli utenti Perk esistenti possono associare un contatto Xero e deve esistere almeno un utente Perk attivo per completare la configurazione.

Completamento della configurazione

Nell'ultimo passaggio, fai clic su Completa la configurazione per salvare le impostazioni e mettere in coda la prima importazione. Il momento in cui verrà eseguita la prima importazione dipende dalla sincronizzazione iniziale dei dati di Xero, ovvero il prelievo una tantum dei dati di Xero che si avvia al momento della connessione. Se la sincronizzazione iniziale è ancora in corso quando fai clic su Completa la configurazione, la prima importazione inizierà non appena la sincronizzazione sarà terminata; se la sincronizzazione è già terminata, la prima importazione verrà eseguita alla successiva sincronizzazione notturna. In entrambi i casi, potrebbero essere necessarie alcune ore prima che i dati importati vengano visualizzati.

Impostazione delle impostazioni di esportazione

Configurare le impostazioni di esportazione controlla come l'integrazione di Xero per le spese Perk invia le spese completate a Xero. Puoi gestire queste impostazioni nella scheda Impostazioni di esportazione nella configurazione di Xero.

Le opzioni di invio dei documenti si applicano a tutte le tipologie di spesa e non possono variare a seconda della tipologia. Il programma non impone restrizioni sui tipi di file: i documenti vengono inviati a Xero così come sono e vengono rimossi dai nomi dei file solo i caratteri che Xero rifiuta.

Per impostare le esportazioni automatiche:

1. Fai clic su Configura nella scheda Esportazione automatica delle spese.
2. Scegli una frequenza: oraria, giornaliera, settimanale o mensile.
3. Seleziona l'utente Perk con cui viene eseguita l'esportazione. Questo utente verrà visualizzato nel registro delle attività.

L'esportazione automatica è un'unica configurazione che si applica a tutti i tipi di spesa. Se non si configura l'esportazione automatica, le spese vengono esportate solo quando un utente del reparto Finanza fa clic su Esporta in Finanza > Esporta.

I requisiti per l'esportazione dipendono dalla modalità di pagamento delle spese:

• Esportazione delle spese pagate privatamente senza alcuna configurazione aggiuntiva.
• Le spese di viaggio vengono esportate come transazioni bancarie di Spend Money. Richiedono l'impostazione di un conto di trasferimento in Impostazioni > Impostazioni spese > Prenotazioni di viaggio, che indica a Perk su quale conto bancario Xero effettuare la transazione. È inoltre necessario che sia configurato un conto bancario in Xero. Perk non convalida il conto bancario Xero, pertanto la sua assenza causa l'errore di esportazione in fase di esecuzione. Queste transazioni vengono registrate in Xero come non riconciliate (vedi la panoramica per i motivi).
• Le spese effettuate con la carta vengono esportate nel conto bancario Xero della carta aziendale mappata (il conto carta di credito Xero); la carta aziendale corrispondente deve essere presente sia in Perk che in Xero. Queste spese vengono inoltre registrate in Xero come non riconciliate (per maggiori informazioni, consultare la panoramica).

Modifica delle impostazioni dopo la configurazione

È possibile rivedere le impostazioni di importazione in qualsiasi momento. È possibile modificare gli account, i valori delle opzioni delle categorie di monitoraggio e le aliquote fiscali da importare. Non è possibile modificare la mappatura di una categoria di monitoraggio (oggetto di costo o campo personalizzato) dopo la configurazione, poiché è permanente (contattare l'assistenza clienti in caso di necessità di modifica). Le modifiche vengono salvate immediatamente. I nuovi dati vengono quindi importati tramite webhook o, al più tardi, durante la riconciliazione notturna alle 00:00 UTC.

Nota: Le risorse eliminate in Xero non vengono visualizzate negli elenchi di selezione Modifica, perché Perk preleva l'elenco corrente direttamente da Xero.

Aggiunta di nuovi dipendenti dopo la configurazione

La sincronizzazione rivaluta un contatto Xero solo quando si verifica una modifica in Xero. L'ordine consigliato è aggiungere prima il dipendente a Perk, quindi creare il contatto Xero corrispondente: la sincronizzazione successiva li aggiornerà automaticamente.

Se il contatto Xero esisteva già, l'aggiunta di un nuovo utente Perk non attiverà la corrispondenza, perché non è cambiato nulla in Xero. Per forzare la corrispondenza, apri il contatto in Xero, modifica un campo qualsiasi (un numero di telefono o una nota) e salva. La sincronizzazione successiva li abbinerà automaticamente.

Configurazioni multi-aziendali

Le connessioni Xero vengono create per ogni azienda Perk. Ogni azienda ha la propria organizzazione Xero, le proprie selezioni e le proprie mappature delle categorie di monitoraggio. Utilizza il selettore di entità nella parte superiore della configurazione di Xero per cambiare azienda ed eseguire nuovamente la configurazione. La configurazione viene eseguita da zero per ogni azienda: le impostazioni precedenti non vengono trasferite.

Disabilitazione dell'integrazione

Disattivando l'integrazione di Xero per le spese relative ai Perk aziendali, la connessione a Xero verrà interrotta per una singola azienda. Le altre aziende collegate a Xero non saranno interessate e le impostazioni di importazione verranno mantenute.

1. Vai alla configurazione di Xero (Impostazioni > Integrazioni > Xero).
2. Seleziona l'azienda dal menu a tendina.
3. Fai clic su Disabilita. Apparirà una richiesta di conferma.
4. Conferma la disconnessione di Xero per quell'azienda.

Confermando, la disconnessione da Xero avviene solo per quell'azienda e la scheda Xero torna allo stato Non abilitato per quell'azienda. Le impostazioni di importazione rimangono attive per l'azienda (salvano anche dopo la disconnessione e la riconnessione), quindi se in seguito si ricollega la stessa organizzazione Xero, non è necessario configurare nuovamente le importazioni da zero.