L'integrazione di Xero per le spese Perk Automatizza il flusso di dati relativi alla gestione delle spese tra Perk e Xero. Utilizza questo articolo per collegare Perk a Xero e configurare l'integrazione con Xero per le spese di Perk, dai prerequisiti fino alla disattivazione dell'integrazione, qualora ne avessi bisogno.

Prima di iniziare

È necessario un ruolo di amministratore dell'account con i diritti per configurare utenti, aliquote fiscali, oggetti di costo, categorie di spesa e integrazioni.

Poiché l'integrazione non può creare utenti in Perk, crea i tuoi utenti nella pagina Persone di Perk prima della configurazione, ciascuno con l'indirizzo email corretto. L'indirizzo email deve corrispondere esattamente all'indirizzo email del contatto Xero corrispondente. Deve esistere almeno un utente Perk attivo prima di poter completare la configurazione.

Suggerimento: Se utilizzi un sistema HRIS, collegalo a Perk prima di configurare Xero. I nuovi dipendenti verranno quindi importati automaticamente in Perk, senza che tu debba aggiungerli manualmente.

Attenzione: Le spese effettuate con carta di credito vengono registrate come "Transazioni bancarie" e richiedono un conto bancario in Xero. È necessario configurarne uno prima di utilizzare l'esportazione: Perk non verifica questa informazione durante la configurazione, quindi l'esportazione fallirà in fase di esecuzione se il conto non è presente.

Attenzione: Anche le spese di viaggio vengono registrate come transazioni bancarie di spesa e necessitano di un conto bancario in Xero. Perk non lo verifica durante la configurazione, quindi configuralo prima per evitare errori di esportazione in fase di esecuzione. Le spese di viaggio necessitano anche di un conto di trasferimento: vedi Impostazione delle impostazioni di esportazione sotto.

Collegamento di Perk a Xero

1. In Perk, vai su Impostazioni > Integrazioni, quindi apri la scheda Integrazioni ERP.
2. Trova la scheda Xero e fai clic su Avvia configurazione/Gestisci.
   
   
    
3. Seleziona l'azienda a cui connetterti dal menu a tendina. L'azienda a cui sei assegnato è selezionata per impostazione predefinita; scegline una diversa se necessario. Devi selezionare un'azienda per continuare.
   
   
    
4. Fai clic su AbilitaSi apre una finestra di autenticazione Xero.
   
    
5. Accedi a Xero e fai clic su Consenti l'accesso per concedere a Perk le autorizzazioni necessarie.
6. Controlla l'hub Xero dopo l'autenticazione. Lo stato indica "Configurazione incompleta"perché le impostazioni di importazione ed esportazione devono ancora essere configurate.
   
   

Nota: Se chiudi la finestra di autenticazione di Xero prima di aver completato la procedura, Perk visualizza un avviso. Confermando l'uscita, la connessione verrà annullata, ma la selezione dell'azienda rimarrà invariata, consentendoti di riprendere da dove avevi interrotto.

Configurazione delle impostazioni di importazione

Configurare le impostazioni di importazione indica all'integrazione di Xero per le spese di Perk quali dati di Xero importare in Perk. È possibile completare una procedura guidata in quattro passaggi dalla scheda Impostazioni di importazione facendo clic su Configura importazione.

Attenzione: Completa tutti e quattro i passaggi in un'unica sessione. Le impostazioni vengono salvate solo quando fai clic su "Completa la configurazione" nell'ultimo passaggio. Se esci prima di aver completato la procedura, perderai i progressi.

Passaggio 1 — Conti

Scegli quali conti Xero importare come categorie di spesa. I conti sono raggruppati per tipologia e hai due modalità di selezione:

• Seleziona la casella di controllo a livello di tipologia per importare tutti gli account correnti di quella tipologia e importare automaticamente tutti gli account attivi che verranno aggiunti in seguito a quella tipologia.
• Seleziona i singoli account per importare solo quelli. I nuovi account aggiunti in seguito a quella tipologia non verranno importati automaticamente: dovrai aggiungerli manualmente dalle impostazioni di importazione.

Il tipo di spesa è selezionato per impostazione predefinita. Tutti gli altri tipi sono deselezionati. È necessario selezionare almeno un conto, quindi è indispensabile aver configurato almeno un conto spese in Xero prima di poter completare la configurazione.

Attenzione: L'esportazione di una spesa che utilizza una categoria di spesa creata manualmente non andrà a buon fine. È ancora possibile creare categorie manualmente, ma per le spese utilizzare solo le categorie di spesa importate da Xero.

Passaggio 2 — Monitoraggio delle categorie

Per ogni categoria di monitoraggio di Xero, scegli come importarla:

• Come oggetti di costo — i dipendenti selezionano questi dati quando codificano una spesa e Perk li utilizza per l'allocazione dei costi e l'iter di approvazione.
• Come campo personalizzato — memorizzato come campo personalizzato nella spesa per la classificazione secondaria.

La mappatura a un campo personalizzato crea un nuovo campo personalizzato Perk con il nome della categoria Xero. Puoi anche scegliere di non importare affatto una categoria (saltarla). Per ogni categoria importata, scegli quali valori delle opzioni includere: sono tutti selezionati per impostazione predefinita e almeno uno deve rimanere selezionato. Xero supporta fino a due categorie di monitoraggio.

Attenzione: Qui si imposta la mappatura (oggetto di costo o campo personalizzato), che non può essere modificata dopo la configurazione. È comunque possibile modificare in seguito quali valori delle opzioni importare, ma per modificare la mappatura stessa è necessario contattare l'assistenza.

Suggerimento: Almeno una categoria di monitoraggio deve essere mappata come oggetto di costo: gli oggetti di costo sono necessari per il flusso di approvazione di Perk, quindi non è possibile completare la configurazione senza di essi.

Attenzione: L'esportazione di una spesa che utilizza un oggetto di costo creato manualmente non andrà a buon fine. È comunque possibile creare oggetti di costo manualmente, ma per le spese è necessario utilizzare solo oggetti di costo importati da Xero.

Fase 3 — Aliquote fiscali

Esamina e seleziona le aliquote fiscali da importare. Tutte le aliquote sono preselezionate per impostazione predefinita. L'elenco mostra il nome di ciascuna aliquota, la percentuale e il codice IVA. Le nuove aliquote fiscali attive aggiunte successivamente a Xero vengono sempre importate automaticamente ed è possibile deselezionarle in seguito dalle impostazioni di importazione.

Attenzione: Perk non rileva né filtra automaticamente le aliquote IVA relative alle vendite. Le aliquote con codice IVA OUTPUT sono relative alle vendite: si applicano alle fatture, non alle spese. Se un dipendente seleziona un'aliquota di tipo OUTPUT per una spesa, l'esportazione non andrà a buon fine. Prima di procedere, rivedi l'elenco e deseleziona tutte le aliquote di tipo OUTPUT.

Se la tua organizzazione Xero non prevede aliquote fiscali, puoi comunque continuare. Le spese verranno esportate senza l'applicazione di imposte.

Passo 4 — Contatti

Perk associa gli utenti Perk ai contatti Xero tramite e-mail. Questo passaggio mostra quanti utenti Perk sono attivi, così puoi assicurarti che le stesse persone siano presenti come contatti in Xero. In questa fase non viene effettuato alcun abbinamento: Perk associa gli utenti durante la sincronizzazione (dopo la prima importazione) e a ogni sincronizzazione successiva.

Nota: Solo gli utenti Perk esistenti possono associare un contatto Xero e deve esistere almeno un utente Perk attivo per completare la configurazione.

Completamento della configurazione

Nell'ultimo passaggio, fai clic su "Completa la configurazione" per salvare le impostazioni e mettere in coda la prima importazione. Il momento in cui verrà eseguita la prima importazione dipende dalla sincronizzazione iniziale dei dati di Xero, ovvero il prelievo una tantum dei dati di Xero che si avvia al momento della connessione. Se la sincronizzazione iniziale è ancora in corso quando fai clic su "Completa la configurazione", la prima importazione inizierà non appena la sincronizzazione sarà terminata; se la sincronizzazione è già terminata, la prima importazione verrà eseguita alla successiva sincronizzazione notturna. In entrambi i casi, potrebbero essere necessarie alcune ore prima che i dati importati vengano visualizzati.

Nota: Non viene visualizzata alcuna notifica di completamento a schermo. L'hub di Xero mostra un singolo banner informativo che conferma l'avvio dell'importazione. Attendi qualche ora, quindi controlla le categorie di spesa, gli oggetti di costo e le aliquote fiscali in Perk.

Impostazione delle impostazioni di esportazione

Configurare le impostazioni di esportazione controlla come l'integrazione di Xero per le spese Perk invia le spese completate a Xero. Puoi gestire queste impostazioni nella scheda Impostazioni di esportazione nell'hub di Xero.

Le opzioni di invio dei documenti si applicano a tutte le tipologie di spesa e non possono variare a seconda della tipologia. Il programma non impone restrizioni sui tipi di file: i documenti vengono inviati a Xero così come sono e vengono rimossi dai nomi dei file solo i caratteri che Xero rifiuta.

Suggerimento: È inoltre possibile attivare l'esportazione degli allegati in Impostazioni > Account > Aziende > Visualizza impostazioni di spesa > Impostazioni di esportazione dei dati. Questa opzione esporta i documenti come file ZIP a cui è possibile accedere dal registro delle esportazioni. Questo file ZIP è destinato ai propri archivi e non viene inviato a Xero: solo le opzioni di invio dei documenti sopra indicate controllano quali documenti vengono inviati a Xero.

Per impostare le esportazioni automatiche:

1. Fai clic su Configura nella scheda Esportazione automatica delle spese.
2. Scegli una frequenza: oraria, giornaliera, settimanale o mensile.
3. Seleziona l'utente Perk con cui viene eseguita l'esportazione. Questo utente verrà visualizzato nel registro delle attività.

L'esportazione automatica è un'unica configurazione che si applica a tutti i tipi di spesa. Se non si configura l'esportazione automatica, le spese vengono esportate solo quando un utente del reparto Finanza fa clic su Esporta in Finanza > Esporta.

I requisiti per l'esportazione dipendono dalla modalità di pagamento delle spese:

• Esportazione delle spese pagate privatamente senza alcuna configurazione aggiuntiva.
• Le spese di viaggio vengono esportate come transazioni bancarie di spesa. Richiedono un conto di trasferimento. È possibile impostare questa opzione in Impostazioni > Impostazioni spese > Prenotazioni di viaggio, indicando a Perk su quale conto bancario Xero effettuare i pagamenti. È inoltre necessario che sia configurato un conto bancario in Xero. Perk non verifica il conto bancario Xero, pertanto la sua assenza causerà errori durante l'esportazione.
• Le spese effettuate con la carta vengono esportate nel conto bancario Xero della carta aziendale mappata (il conto carta di credito Xero); la carta aziendale corrispondente deve essere presente sia in Perk che in Xero.

Come funziona la sincronizzazione dopo la configurazione

Dopo la prima importazione, l'integrazione di Xero per le spese di Perk esegue una sincronizzazione giornaliera per importare le modifiche da Xero a Perk. Ogni esecuzione è una sincronizzazione incrementale: considera solo i record modificati in Xero dall'ultima esecuzione, non l'intero set di dati. Le modifiche vengono propagate alla successiva esecuzione giornaliera. La tabella seguente mostra il comportamento di ciascun tipo di dato.

Poiché la sincronizzazione è basata sulle modifiche incrementali, una modifica che non viene registrata in Xero non verrà rilevata. Ad esempio, l'aggiunta di un utente Perk il cui contatto Xero esiste già non verrà associata, perché non è stata apportata alcuna modifica al contatto Xero. Per la soluzione, consultare la sezione "Aggiunta di nuovi dipendenti dopo la configurazione".

matrice di comportamento di sincronizzazione

Lo stesso comportamento viene suddiviso in fasi di debug e implementazione.

Modifica delle impostazioni dopo la configurazione

È possibile rivedere le impostazioni di importazione > Modifica in qualsiasi momento. È possibile modificare gli account, i valori delle opzioni delle categorie di monitoraggio e le aliquote fiscali da importare. Non è possibile modificare la mappatura di una categoria di monitoraggio (oggetto di costo o campo personalizzato) dopo la configurazione, poiché è permanente (contattare l'assistenza se è necessario modificarla). Le modifiche vengono salvate immediatamente, ma i nuovi dati vengono trasferiti solo alla successiva sincronizzazione giornaliera.

Nota: Le risorse eliminate in Xero non vengono visualizzate negli elenchi di selezione Modifica, perché Perk preleva l'elenco corrente direttamente da Xero.

Aggiunta di nuovi dipendenti dopo la configurazione

La sincronizzazione rivaluta un contatto Xero solo quando si verifica una modifica in Xero. L'ordine consigliato è aggiungere prima il dipendente a Perk, quindi creare il contatto Xero corrispondente: la sincronizzazione successiva li aggiornerà automaticamente.

Se il contatto Xero esisteva già, l'aggiunta di un nuovo utente Perk non attiverà la corrispondenza, perché non è cambiato nulla in Xero. Per forzare la corrispondenza, apri il contatto in Xero, modifica un campo qualsiasi (un numero di telefono o una nota) e salva. La sincronizzazione successiva li abbinerà automaticamente.

Attenzione: L'indirizzo email deve essere esattamente identico su entrambi i lati. Le modifiche all'indirizzo email non vengono sincronizzate, quindi se un indirizzo email cambia è necessario aggiornare manualmente sia Perk che Xero.

Attenzione: Ogni contatto Xero deve avere un indirizzo email univoco. L'email è la chiave di abbinamento per entrambe le parti, quindi se due contatti Xero condividono lo stesso indirizzo email, l'utente Perk sbagliato, o lo stesso utente ripetutamente, potrebbe essere aggiornato.

Configurazioni multi-aziendali

Le connessioni Xero vengono create per ogni azienda Perk. Ogni azienda ha la propria organizzazione Xero, le proprie selezioni e le proprie mappature delle categorie di monitoraggio. Utilizza il selettore di entità nella parte superiore dell'hub Xero per cambiare azienda ed eseguire nuovamente la configurazione. La configurazione viene eseguita da zero per ogni azienda: le impostazioni precedenti non vengono trasferite.

Disabilitazione dell'integrazione

Disattivando l'integrazione di Xero per le spese relative ai benefit aziendali, la connessione a Xero verrà interrotta per una singola azienda. Le altre aziende collegate a Xero non saranno interessate e le impostazioni di importazione verranno mantenute.

1. Accedi all'hub di Xero.
2. Seleziona l'azienda dal menu a tendina.
3. Fai clic su DisabilitaViene visualizzata una richiesta di conferma.
4. Conferma la disconnessione di Xero per quell'azienda.

Confermando, Xero viene disconnesso solo per quella azienda e la scheda Xero torna a "Non abilitato"Per quell'azienda. Le impostazioni di importazione rimangono memorizzate nell'azienda, anche dopo la disconnessione e la riconnessione. Quindi, se in seguito ricolleghi la stessa organizzazione Xero, non dovrai configurare nuovamente le importazioni da zero."

Nota: Ricollegare la stessa azienda a un'organizzazione Xero diversa è un caso a parte. Se cambi organizzazione, rivedi le impostazioni di importazione, poiché le selezioni salvate fanno riferimento ai dati dell'organizzazione precedente.

Per saperne di più su questa integrazione, consultare Integrazione di Xero per la gestione delle spesePer capire come vengono scambiati i dati tra Xero e Perk, vedere Scambio di dati tra Xero e Perk.

Per informazioni sulla risoluzione dei problemi e sulle questioni relative all'esportazione, vedere Errori e risoluzione dei problemi di esportazione nell'integrazione con Xero.