L'integrazione di Xero con Perk automatizza il flusso di dati per la gestione delle spese tra Perk e Xero. Importa i dati anagrafici (conti, categorie di monitoraggio, aliquote fiscali, contatti) da Xero a Perk ed esporta le spese approvate e le note di credito da Perk a Xero. Il flusso di approvazione delle spese rimane interamente all'interno di Perk.

Ruolo: Gli amministratori dell'account possono eseguire attività di configurazione.

Per configurare l'integrazione, consulta la sezione Configurare l'integrazione di Xero per le spese relative ai benefit aziendali. Per errori di esportazione e importazione, consulta la sezione Risoluzione dei problemi relativi all'integrazione di Xero per le spese relative ai benefit aziendali.

Cosa fa l'integrazione

L'integrazione di Xero con Perk mantiene sincronizzati i dati relativi alle spese tra i due sistemi, consentendo al team finanziario di lavorare con un'unica fonte affidabile. Perk preleva i dati di riferimento da Xero e li reinserisce, mentre il flusso di approvazione delle spese rimane interamente all'interno di Perk.

• Importa (da Xero a Perk): piano dei conti, categorie di monitoraggio, aliquote fiscali e contatti.
• Esporta (Perk to Xero): spese approvate e note di credito. La registrazione in Xero dipende da come è stata pagata la spesa:
  • Spese pagate privatamente (rimborsabili): fatture approvate.
  • Note di credito pagate privatamente: crediti fornitori approvati.
  • Carta aziendale e spese di viaggio: Spese bancarie.
  • Carta aziendale e note di credito di viaggio: Ricezione di transazioni bancarie.

È possibile collegare un solo tenant Xero per ogni azienda Perk (entità legale). Le connessioni vengono effettuate per singola azienda, pertanto un account (entità di livello superiore) con diverse aziende esegue una configurazione separata per ciascuna di esse.

Come Perk e Xero mappano i dati

Una categoria di spesa è il campo in cui una spesa viene codificata in Perk. Un oggetto di costo è un valore che i dipendenti scelgono quando codificano una spesa; determina l'allocazione dei costi e il percorso di approvazione. Un campo personalizzato memorizza una classificazione secondaria della spesa.

L'integrazione richiede le seguenti autorizzazioni in Xero:

• Leggi: Account, Informazioni aziendali, Contatti, Articoli, Allegati, Categorie di tracciamento, Aliquote fiscali.
• Scrivere: Fatture, Conti, Allegati, Spese, Note di credito ai fornitori.

Se desideri maggiori dettagli tecnici su come viene mappato ciascun campo in Perk, consulta la sezione "Scambio di dati (mappatura tecnica dei campi)" alla fine di questo articolo.

Come funziona la sincronizzazione

Dopo la prima importazione, Xero e Perk rimangono sincronizzati quasi in tempo reale. Le modifiche apportate in Xero vengono trasmesse a Perk tramite webhook, solitamente in pochi secondi. Una riconciliazione notturna alle 00:00 UTC individua eventuali anomalie non rilevate dai webhook. Ogni sincronizzazione è una sincronizzazione incrementale: considera solo i record modificati in Xero. Le spese vengono esportate in Xero in tempo reale, tramite un trigger manuale o automatico.

Poiché la sincronizzazione è basata sulle modifiche incrementali, una modifica che non viene registrata in Xero non viene rilevata. Ad esempio: l'aggiunta di un utente Perk il cui contatto Xero esiste già non verrà associata, perché non è stata apportata alcuna modifica al contatto. Consultare la sezione "Aggiunta di nuovi dipendenti dopo la configurazione" nell'articolo sulla configurazione.

Buono a sapersi

• I dati Xero eliminati o archiviati non vengono rilevati. L'eliminazione o l'archiviazione di un account o di una categoria di monitoraggio in Xero non disattiva la categoria di spesa, l'oggetto di costo o il campo personalizzato corrispondenti in Perk. Disattivarli manualmente. Una spesa registrata su un account eliminato in Xero non viene esportata. Le eliminazioni delle aliquote fiscali vengono rilevate.
• I record creati manualmente non hanno un collegamento con Xero. Le categorie di spesa, gli oggetti di costo e i campi personalizzati creati manualmente in Perk non vengono abbinati in modo inverso. Le esportazioni che utilizzano una categoria o un oggetto di costo manuale non vanno a buon fine; il valore di un campo personalizzato manuale viene omesso dall'esportazione.
• Le spese con carta e di viaggio vengono registrate come non riconciliate. Xero crea sempre le transazioni bancarie di Spend Money come non riconciliate e solo le app nella sua categoria API "conversione" (migrazione una tantum) possono impostare IsReconciled. Xero inoltre non espone i dati degli estratti conto bancari non riconciliati tramite la sua API pubblica. Riconcilia queste transazioni manualmente in Xero. Questo è il comportamento previsto di Xero, non una lacuna di integrazione.
• Fatture dei fornitori. L'esportazione delle fatture dei fornitori di Perk in Xero non è supportata.

Scambio di dati (mappatura dei campi tecnici)

Dati principali (da Xero a Perk)

Utenti

Gli utenti di Perk si sincronizzano con i contatti di Xero. L'utente deve prima essere presente in Perk. L'indirizzo email è l'identificativo univoco e deve essere identico in entrambi i sistemi. Se l'indirizzo email di un contatto Xero cambia, aggiornalo anche in Perk.

Aliquote fiscali

Le aliquote fiscali di Perk si sincronizzano con le aliquote fiscali di Xero. Per le aliquote selezionate (sincronizzate automaticamente), la sincronizzazione aggiorna nome, aliquota e stato alla successiva esecuzione.

Carte aziendali

Le carte aziendali Perk si sincronizzano con gli account Xero di tipo Banca e di tipo Carta di credito. La carta deve prima essere registrata in Perk. Dopo la configurazione, solo le modifiche di stato sull'account della carta di credito Xero vengono aggiornate in Perk.

Oggetti di costo (categorie di monitoraggio)

Una categoria di monitoraggio mappata come oggetto di costo viene sincronizzata con un oggetto di costo Perk. Le categorie attive vengono importate come attive, quelle archiviate come inattive. Ogni opzione viene importata come valore di un oggetto di costo; le nuove opzioni sotto una categoria mappata vengono importate alla successiva sincronizzazione.

Campi personalizzati (categorie di monitoraggio)

Una categoria di tracciamento mappata come campo personalizzato crea un nuovo campo personalizzato Perk con il suo nome. Ogni opzione viene importata come valore.

Categorie di spesa (conti)

Gli account Xero corrispondono alle categorie di spesa di Perk. Puoi scegliere quali account importare durante la configurazione. Solo gli account attivi vengono importati alla prima sincronizzazione. Un account rinominato viene aggiornato alla sincronizzazione successiva. L'esportazione utilizza un ID interno, non il codice ERP.

Esporta (Vantaggio per Xero)

Spese pagate privatamente

Le spese rimborsabili vengono esportate come fatture approvate. Le note di credito vengono esportate come note di credito fornitore approvate.

Transazioni con carta

Le transazioni con carta aziendale vengono esportate come transazioni bancarie Spesa. Le note di credito della carta vengono esportate come Ricezione.

Spese di viaggio

Esportazione delle spese di viaggio come transazioni bancarie Spendi denaro. Esportazione delle note di credito di viaggio come Ricevi denaro. Stessi campi delle transazioni con carta, ad eccezione del conto:

Valuta e tasse

A seconda della strategia di contabilizzazione impostata nelle impostazioni aziendali, Perk esporta ogni spesa nella valuta aziendale, nella valuta della ricevuta originale o nella valuta dell'utente. Perk invia l'aliquota fiscale selezionata e Xero calcola l'imposta.