L'integrazione di Xero per le spese Perk Automatizza il flusso di dati relativi alla gestione delle spese tra Perk e Xero. In breve, Perk estrae i dati di riferimento da Xero (conti, categorie di monitoraggio, aliquote fiscali e contatti) e reinserisce le spese completate come fatture approvate, note di credito fornitore o transazioni bancarie, a seconda di come è stata effettuata la spesa. Il flusso di approvazione rimane sempre all'interno di Perk.

Cosa fa l'integrazione

L'integrazione di Xero con Perk per la gestione delle spese mantiene i dati sincronizzati tra i due sistemi, consentendo al team finanziario di lavorare con un'unica fonte affidabile. Perk preleva i dati di riferimento da Xero e li reinserisce, mentre il flusso di approvazione delle spese rimane interamente all'interno di Perk.

Per quanto riguarda l'importazione, Perk importa il piano dei conti, le categorie di monitoraggio, le aliquote fiscali e i contatti di Xero. Per quanto riguarda l'esportazione, Perk invia a Xero le spese approvate e le note di credito. Le modalità di esportazione di una spesa dipendono da come è stata pagata:

• Le spese pagate privatamente (rimborsabili) vengono esportate come fatture approvate.
• Le note di credito pagate privatamente vengono esportate come note di credito fornitore.
• Esportazione delle spese relative a carte aziendali e viaggi come transazioni bancarie di spesa.
• Esportazione di note di credito aziendali e di viaggio come transazioni bancarie di ricezione denaro.

È possibile collegare un solo tenant Xero per ogni azienda Perk (entità legale). Le connessioni vengono effettuate per singola azienda, pertanto un account (l'entità di livello superiore) con diverse aziende esegue una configurazione separata per ciascuna di esse.

Nota: In questo articolo, "account Perk" indica l'entità cliente di livello superiore in Perk. "Account Xero" o "conto GL" indica invece un conto nel piano dei conti di Xero. Si tratta di due entità diverse, pertanto la terminologia viene specificata in ogni occasione.

Come Perk e Xero mappano i dati

La modalità di esportazione di una spesa in Xero dipende dal metodo di pagamento utilizzato:

L'integrazione richiede le seguenti autorizzazioni in Xero:

Leggi: Account, Informazioni aziendali, Contatti, Articoli, Allegati, Categorie di tracciamento, Aliquote fiscali.

• Scrivere: Fatture, Conti, Allegati, Spese, Note di credito ai fornitori.
• Per la mappatura completa campo per campo di ciò che Perk invia a Xero in fase di esportazione, vedere Scambio di dati tra Xero e Perk.

Buono a sapersi

È utile conoscere in anticipo alcuni comportamenti per poter stabilire le giuste aspettative.

Sincronizza visibilità. Dopo la configurazione, Perk mostra un singolo banner informativo che conferma l'avvio dell'importazione: non sono ancora presenti un registro di sincronizzazione, un indicatore di avanzamento o una notifica di completamento. Se una sincronizzazione non va a buon fine, in genere lo si nota quando un'esportazione fallisce. È prevista una dashboard di sincronizzazione per una versione futura.

• Selezione dell'aliquota fiscale. Perk seleziona automaticamente tutte le aliquote fiscali di Xero. Esamina l'elenco e deseleziona quelle che non ti servono, in particolare le aliquote di vendita (OUTPUT), che sono destinate alle fatture e non alle spese.
• Verifica del conto bancario. Perk non verifica l'esistenza di un conto bancario Xero durante la configurazione. Per le spese con carta di credito e per i viaggi è necessario che sia presente un conto bancario Xero prima dell'esportazione, altrimenti l'esportazione fallisce in fase di esecuzione.
• I dati Xero eliminati non vengono rilevati. Se elimini o archivi un account o una categoria di monitoraggio in Xero, Perk non lo rileva, quindi la categoria di spesa, l'oggetto di costo o il campo personalizzato corrispondenti rimangono attivi finché non li disattivi manualmente. Le eliminazioni delle aliquote fiscali vengono rilevate e disattivate automaticamente. Una spesa registrata su un account che è stato eliminato in Xero non viene esportata.
• Creazione di campi personalizzati. Associando una categoria di monitoraggio a un campo personalizzato, viene creato un nuovo campo personalizzato Perk con lo stesso nome della categoria.
• Fatture dei fornitori. L'esportazione delle fatture dei fornitori di Perk in Xero non è supportata.
• Contatti corrispondenti. Un nuovo utente di Perk il cui contatto Xero esiste già potrebbe non essere abbinato automaticamente finché non si modifica un campo nel contatto Xero. Consultare la sezione "Aggiunta di nuovi dipendenti dopo la configurazione" in "Configurazione dell'integrazione Xero per le spese di Perk".
• Per le istruzioni di configurazione, vedere Configura l'integrazione di Xero per le spese relative ai benefit aziendali.Per informazioni sulla risoluzione dei problemi e sugli errori relativi all'esportazione, consultare Errori e risoluzione dei problemi di esportazione nell'integrazione con Xero.