È possibile configurare Perk per creare automaticamente le spese di viaggio a partire da un viaggio prenotato, evitando ai viaggiatori di doverle creare manualmente in Perk per l'invio delle spese. Questo consente ai viaggiatori di raggruppare le spese di viaggio con altre spese come taxi, pasti, ecc.

Creazione di spese di viaggio dalle prenotazioni di viaggio

Quando la prenotazione dei tuoi voli (e hotel) su Perk viene confermata, viene creata una nuova spesa di viaggio. Se hai configurato il tuo account per approvare le prenotazioni di viaggio, le spese di viaggio vengono create solo dopo l'approvazione del viaggio.

Le spese di viaggio vengono create in stato di bozza in tempo reale e assegnati alla persona o alle persone indicate come viaggiatori nella prenotazione. Se il viaggio include più viaggiatori, viene creato un viaggio per ogni viaggiatore identificato.

Se la tua azienda lo consente dipendenti per gestire le spese di viaggio, quindi anche le spese di viaggio sono incluse nelle spese di viaggio. I dipendenti possono scegliere di inviare le spese di viaggio prima di inviare le spese di viaggio O inviare l'intera spesa del viaggio dopo il viaggio.

Se le spese di viaggio sono gestite dal responsabile delle spese di viaggio, quindi le spese di viaggio non vengono importate nella spesa di viaggio. Perk crea una spesa di viaggio vuota per il dipendente

Nota: Se hai configurato le impostazioni di prenotazione del viaggio in modo da assegnare le fatture al viaggiatore anziché all'elaboratore delle spese di viaggio e nel viaggio sono elencati più viaggiatori, le spese di viaggio vengono incluse nelle spese di viaggio del primo viaggiatore.

Se hai impostato l'azienda per generare automaticamente le indennità giornaliere per i viaggiquando in Perk viene creata una spesa di viaggio in base a un viaggio prenotato, Perk genera automaticamente le indennità giornaliere corrispondenti per ogni giorno del viaggio.

Impostazione di Perk per creare spese di viaggio dalle prenotazioni di viaggio

È possibile stabilire se le spese di viaggio vengono create in Perk a livello aziendale (persona giuridica).

Per abilitare questa funzione:

1. Vai a Impostazioni > Impostazioni spese > Prenotazioni di viaggio.
2. Seleziona la casella di controllo Gestisci le spese di prenotazione del viaggio per viaggio.

Gestione delle spese di viaggio create automaticamente dalle prenotazioni di viaggio

Poiché le spese di viaggio vengono create in stato di bozza, i dipendenti sono responsabili dell'inclusione di eventuali spese aggiuntive richieste (ad esempio ricevute del taxi, pasti, ecc.) prima presentazione delle spese di viaggio per l'approvazione.

Attenzione: Eventuali aggiornamenti al viaggio prenotato non si rifletteranno nelle spese di viaggio. Ad esempio, se si annulla una prenotazione di viaggio, è necessario eliminare manualmente le spese di viaggio. Allo stesso modo, se si modificano le date di prenotazione o si aggiungono costi aggiuntivi, è necessario modificare manualmente le spese di viaggio.

Se i dipendenti eliminano accidentalmente le spese di viaggio in Perk, devono crearle manualmente e allegarle nuovamente. Quando si elimina una spesa di viaggio, vengono eliminate solo le spese generate automaticamente (ad esempio, diaria giornaliera e chilometraggio). Altre spese, come le spese di viaggio, vengono trattate come singole e possono essere aggiunte manualmente alla spesa di viaggio.

Mentre gli elaboratori delle spese di viaggio possono riassegnare le spese di viaggio ad altre persone, le spese di viaggio non possono essere riassegnateLa spesa del viaggio deve essere eliminata.