Per impostazione predefinita, dipendenti e addetti all'elaborazione delle fatture devono inviare manualmente tutte le fatture per avviare il processo di approvazione e revisione, anche per le fatture prive di avvisi o errori. Tuttavia, potrebbero verificarsi situazioni in cui si desidera automatizzare il processo di invio. Ad esempio, se si è configurato Perk per elaborare le fatture dei fornitori via e-mail e si scopre che le fatture per un fornitore specifico vengono sempre codificate correttamente da Perk senza alcun intervento.

È possibile configurare Perk in modo che invii automaticamente le fatture che non contengono avvisi, errori o dati obbligatori mancanti per l'approvazione e la revisione quando vengono caricate, il che significa che gli elaboratori di fatture possono concentrarsi su altre fatture che richiedono un intervento manuale.

È possibile configurare le regole di invio automatico a livello di azienda e fornitore, determinando il tipo di fattura (documenti non-ordine d'acquisto, fattura non-ordine d'acquisto, nota di accredito non-ordine d'acquisto, tutti i documenti-ordine, fattura-ordine d'acquisto, nota di accredito-ordine d'acquisto) e la soglia dell'importo totale della fattura al di sotto della quale il documento viene inviato automaticamente.

Le regole di invio automatico si applicano a tutti i documenti (fatture digitali ed elettroniche, ovvero documenti sorgente PDF e XML) ricevuti in Perk, indipendentemente dal fatto che siano stati caricati manualmente, inviati via e-mail o caricati tramite API.

L'azione viene registrata nella cronologia delle fatture con l'utente Perk Bot, così puoi vedere quali fatture sono state inviate automaticamente e quali sono state inviate manualmente da un mittente o da un elaboratore di fatture.

Se una fattura non può essere inviata automaticamente per vari motivi (ad esempio, impossibile rilevare il fornitore, informazioni mancanti o è stata attivata una notifica), la fattura viene lasciata in Nuovo stato in modo che l'elaboratore delle fatture possa risolvere eventuali problemi che hanno impedito l'invio automatico.

Le fatture possono essere inviate automaticamente solo al momento del caricamento iniziale. Se è necessario selezionare manualmente il fornitore o modificare altri dati, è necessario inviarli manualmente.

Abilita l'invio automatico per l'azienda

Per inviare automaticamente tutte le fatture caricate e codificate correttamente in Perk, ovvero senza notifiche o campi obbligatori mancanti, vai a Impostazioni > Fatture fornitore > Impostazioni fattura e accendere Abilita l'invio automatico delle fatture.

Una volta abilitato, Perk invia tutte le fatture, indipendentemente dal fornitore, a condizione che non contengano errori o avvisi e che Perk AI sia riuscita a estrarre correttamente tutte le informazioni richieste dalla fattura.

È possibile scegliere i tipi di documenti che verranno inviati automaticamente (ad esempio fatture non-PO, note di accredito non-PO, fatture-PO e note di accredito-PO).

Inoltre, è possibile determinare una soglia (Importo massimo consentito) fino al quale Perk invia automaticamente la fattura. Ad esempio, se si inserisce 10.000, le fatture con un importo totale fino a 10.000 EUR vengono inviate automaticamente. Se l'importo della fattura è 10.000,01, il mittente o l'elaboratore della fattura devono inviare manualmente la fattura.

IL Importo massimo consentito è impostato nella valuta dell'azienda (e rispetta la precisione decimale di tale valuta). Se una fattura in valuta estera viene caricata su Perk, il sistema converte l'importo totale della fattura nella valuta aziendale e determina se la fattura può essere inviata automaticamente in base a tale importo.

Tutte le impostazioni di invio automatico configurate a livello aziendale possono essere sovrascritte da impostazioni specifiche per un fornitoreIn altre parole, se si imposta un limite massimo diverso per il tipo di documento per un fornitore o se si desidera forzare l'invio manuale di tutte le fatture per un fornitore specifico, è possibile determinarlo a livello di fornitore.

Abilita l'invio automatico per un fornitore

Puoi configurare se le fatture devono essere inviate automaticamente per un fornitore specifico nelle impostazioni del fornitore. Vai a Fatture > Elaboratore fatture > Fornitori.

Seleziona un fornitore dall'elenco, quindi vai a Impostazioni scheda.

Ci sono tre possibili opzioni:

• Utilizza le impostazioni aziendali predefinite: Prende le impostazioni per l'azienda.
• Utilizza impostazioni personalizzate: Determinare il comportamento desiderato per questo fornitore. Vedere Configura i tipi di documento da inviare automaticamente.

• Disabilita per questo fornitore: Disattiva l'invio automatico. Tutte le fatture devono essere inviate manualmente dai mittenti o dagli elaboratori di fatture cliccando su Invia sulla fattura.

  

Attenzione: Al momento, è possibile impostare l'invio automatico solo per un fornitore specifico. Non è possibile configurare Perk per l'invio automatico di tutte le fatture caricate per un'azienda.
Se si sceglie l'opzione di impostazione predefinita dell'azienda, le fatture non verranno inviate automaticamente.

Configurare i tipi di documento da inviare automaticamente

Per determinare il comportamento specifico del fornitore, selezionare Utilizza impostazioni personalizzateSelezionando questa opzione, è possibile scegliere il tipo di fattura da inviare automaticamente. È possibile selezionare il tipo di documento generale (non-ordine d'acquisto o ordine d'acquisto) e quindi il tipo specifico. Ad esempio, è possibile scegliere di inviare automaticamente solo le fatture ordine d'acquisto, mentre le fatture non-ordine d'acquisto e le note di accredito ordine d'acquisto devono essere inviate manualmente.

Per ogni tipo di documento selezionato, è possibile immettere la soglia (Importo massimo consentito) al di sotto del quale il documento viene inviato automaticamente da Perk.