Le aziende gestiscono quotidianamente numerose fatture. Eventuali ritardi o incomprensioni possono portare a errori costosi, rapporti tesi con i fornitori e interruzioni del flusso di cassa. Per garantire una comunicazione rapida ed efficace, Perk consente di scambiare messaggi interni sulle fatture. all'interno dell'app web.
I messaggi delle fatture vengono visualizzati in un pannello separato e comprimibile nella vista dei dettagli della fattura. È possibile accedere al pannello cliccando sull'icona dei messaggi nella Barra degli strumenti Azione.
Differenza tra la messaggistica della fattura e il campo Osservazioni/Commenti
Tutte le informazioni aggiunte tramite la messaggistica delle fatture vengono trattate come commenti interni e conservate solo durante l'elaborazione della fattura in Perk. I commenti non vengono esportati quando la fattura viene esportata. È comunque possibile visualizzarli in Perk.
Il campo Osservazione/Commento nell'intestazione della fattura viene utilizzato per aggiungere commenti che potrebbero essere rilevanti per l'elaborazione finanziaria della fattura. Testo inserito nel Osservazione / Commento il campo è registrato nel Scheda Cronologia quando la fattura viene salvata e non può essere modificata. Questi commenti possono essere successivamente esportati nel sistema finanziario per essere inclusi nella registrazione contabile (se supportata).
Aggiungere un messaggio
Per aggiungere un messaggio a una fattura, inserisci il commento nella casella di testo e fai clic su Inviare.
Il messaggio di fattura viene visualizzato con data, ora e nome della persona che ha inserito il commento. In caso di errore, hai fino a 7 secondi per rimuovere il messaggio cliccando su Disfare.
Taggare altri utenti
È possibile taggare qualsiasi utente dell'organizzazione inserendo il simbolo chiocciola (@) e il nome dell'utente. Gli utenti possono appartenere alla stessa azienda in cui viene elaborata la fattura e ad altre aziende dell'organizzazione.
Quando tagghi un utente in un messaggio e fai clic Inviare, verrà inviata un'e-mail all'utente per informarlo. L'e-mail contiene il messaggio, il numero di fattura e il nome del fornitore. Contiene anche un link che consente di accedere direttamente alla fattura specifica. La lingua dell'e-mail è determinata dalla lingua impostata nel profilo dell'utente.
A seconda del tuo ruolo e delle impostazioni di fatturazione, potresti essere in grado di modificare la fattura o meno. Tuttavia, puoi visualizzare tutti i messaggi aggiunti.
Attenzione: Se clicchi sul collegamento e-mail dal tuo dispositivo mobile, verrai reindirizzato all'app web nel browser del tuo dispositivo mobile, anziché all'app mobile Perk.
Visualizzazione dei messaggi di fattura
Puoi vedere se una fattura contiene messaggi nella tabella di panoramica delle fatture e nella barra degli strumenti Azione. Inoltre, puoi filtrare le fatture in base al messaggio che contiene o agli utenti menzionati, aiutandoti a individuare le fatture che necessitano di intervento.
La tabella di panoramica delle fatture contiene un'icona di messaggio per indicare che alla fattura sono associati uno o più messaggi.
Nella visualizzazione dettagliata della fattura, l'icona del messaggio viene visualizzata con un punto blu se la fattura contiene dei messaggi.