Perk crea automaticamente le spese di viaggio direttamente dalla prenotazione, consentendoti di elaborare tutte le spese relative al viaggio in un'unica soluzione.
È possibile scegliere di presentare le spese di viaggio (ovvero voli e prenotazioni alberghiere prepagate) in anticipo oppure attendere la fine del viaggio per presentare tutte le spese in un'unica soluzione.
A seconda della configurazione aziendale, le spese di viaggio vengono approvate allo stesso modo delle altre spese. Se si sceglie di presentare la richiesta di rimborso spese di viaggio prima della partenza, i responsabili e gli addetti all'approvazione visualizzeranno tali spese come singole spese e saranno informati che si riferiscono a una spesa di viaggio.
Inviare solo le spese di viaggio
Se una spesa di viaggio include spese di viaggio, è possibile scegliere di inviare tali spese di viaggio in anticipo rispetto alla data del viaggio a fini contabili. In altre parole, se la data di fine del viaggio è futura, solo le spese di viaggio selezionate vengono inviate per approvazione, revisione ed esportazione. Tuttavia, queste spese di viaggio vengono comunque visualizzate e tracciate come parte della spesa di viaggio, anziché essere elaborate come spese separate.
Mentre la spesa di viaggio inviata potrebbe avere uno stato come In approvazione/In revisione/Pronta per l'esportazione o Esportata, le altre spese di viaggio hanno uno stato di Bozza (o Pronta) finché non vengono inviate.
Ad esempio, Alex Smith prenota un volo per Barcellona nel giugno 2025, con partenza dal 22 al 24 luglio. Il reparto Finanza e Contabilità richiede che la prenotazione del volo venga elaborata nel mese di giugno anziché attendere fino a luglio. Alex invia solo la spesa per il volo, lasciando aperta la voce relativa alle spese di viaggio, in modo da poter aggiungere altre spese come i costi di trasporto e le indennità giornaliere. Il reparto Finanza e Contabilità può constatare che la spesa di viaggio si riferisce al viaggio a Zurigo previsto per luglio, ma può comunque elaborare la spesa per il volo di conseguenza. Dopo il viaggio di Alex a luglio, il reparto Finanza e Contabilità può visualizzare tutte le spese relative a quel viaggio, incluso il volo, e calcolare il costo totale del viaggio.
Solo le spese di viaggio possono essere presentate in anticipo. Altre spese, come ad esempio le indennità giornaliere, devono essere presentate dopo il viaggio.
Invia l'intero viaggio
È possibile scegliere di inviare la nota spese di viaggio e tutte le spese incluse nel viaggio, siano esse spese di viaggio o altre spese come diarie, spese basate su ricevute, ecc. Ciò significa che la nota spese di viaggio, così come qualsiasi altra spesa eventualmente inclusa nel viaggio, viene inviata per approvazione, revisione ed esportazione. Lo stato complessivo del viaggio assume il valore più basso, ovvero se una delle spese è In revisione, ma tutte le altre sono Pronte per l'esportazione, il viaggio viene considerato In revisione.