È possibile configurare Perk per importare automaticamente i dati master per l'elaborazione di spese e fatture tramite SFTP. Per caricare i file di importazione, è necessario:
È possibile importare questi tipi di oggetti utilizzando il formato di importazione standard Perk (CSV):
Una volta completata la configurazione iniziale della connessione SFTP per consentire l'accesso al server SFTP di Perk, è necessario determinare come Perk debba elaborare i file caricati nella directory protetta. È necessario impostare una configurazione per ogni tipo di oggetto dati separatamente. Vengono considerate solo le configurazioni attive. Se si imposta la configurazione come inattiva, Perk ignora questi file durante il processo di importazione.
Ogni volta che un nuovo file viene aggiunto al server SFTP, Perk verifica se è presente una configurazione attiva che ne determina la modalità di elaborazione. Se viene rilevata una configurazione attiva, il file viene immediatamente elaborato, caricato e, una volta elaborato correttamente, spostato nella cartella di archivio. Se non viene rilevata alcuna configurazione attiva, il file rimane sul server senza essere elaborato.
Nota: Si prega di notare che il server SFTP viene ricostruito ogni giorno alle 20:00 UTC circa. Questo processo richiede circa 5 minuti. Potrebbe quindi non essere possibile connettersi durante questo intervallo di tempo.
Attenzione: Questa funzione non supporta qualsiasi configurazione esistente per le importazioni di file Perk o file di importazione personalizzatiSe è necessario modificare la configurazione di importazione esistente per i formati di file standard Perk o la configurazione di importazione per i formati di file personalizzati, contatta Perk.
Aggiunta di una configurazione di importazione SFTP
Si imposta la configurazione di importazione in Impostazioni > Strumenti per sviluppatori > Strumenti di spesa, Importazione SFTP scheda.
Nota: Devi aver precedentemente impostare la connessione SFTP prima di poter impostare la configurazione di importazione. Tieni presente che l'impostazione della connessione SFTP iniziale richiede fino a 24 orePer specificare la configurazione per un tipo specifico di oggetto dati, fare clic su + Aggiungi importazione SFTP.
File sorgente
È necessario determinare la cartella in cui si trova il file e il modello del nome del file.
In Cartella, seleziona la cartella di origine in cui carichi il file da importare. La configurazione recupera i nomi di tutte le sottocartelle del to_yokoy cartella nel server SFTP.
Nel modello del nome del file, inserisci un'espressione RegEx che può essere utilizzata per identificare il nome del file. Ad esempio, usa categorie[.]csv per i file denominati categorie.csvÈ possibile utilizzare anche modelli di denominazione più complessi.
Esempio di modelli accettati:
categoriecategorie.csvcategorie[.]csvcategorie_.*csvcategoria_importazione_azienda1_\d{8}[.]csv
Tieni presente che il pattern deve essere univoco all'interno dell'organizzazione. Se imposti più di una configurazione con un pattern che potrebbe essere utilizzato in egual modo per identificare lo stesso file, Perk non sarà in grado di determinare quale configurazione utilizzare per elaborare i file e interromperà il processo.
Ad esempio, se si impostano due configurazioni per utilizzare un modello di nome file di categoria.*csv E categoria[.]csv, Perk non è in grado di determinare quale utilizzare per importare un file denominato categoria.csv.
Sebbene i file vengano elaborati ogni volta che vengono aggiunti alla directory protetta SFTP, si consiglia di far sì che il nome del file sia univoco tra i caricamenti, aggiungendo un timestamp o una data per garantirne la tracciabilità.
Mancia: Prova la tua espressione RegEx usando regex101.com per garantire che il modello del file sia corretto.
Importa lavoro
In Tipo di raccolta dati, seleziona il tipo di oggetto dati incluso nel file. Puoi scegliere tra:
- Categorie di spesa
- Categorie di fattura (se l'elaborazione delle fatture è abilitata)
- Fornitori (se l'elaborazione delle fatture è abilitata)
È possibile scaricare un esempio del file di importazione da utilizzare nel modulo.
Mappatura aziendale
Infine, prima di poter salvare la configurazione, è necessario determinare l'azienda o le aziende in cui verranno importati i dati.
Se il file contiene dati per una società o si desidera importare gli stessi dati in più società, ovvero creare gli stessi oggetti di costo o categorie in tutte le società selezionate, selezionare le società corrispondenti nel Azienda campo.
Se il file contiene dati per più aziende in un unico file (ad esempio dati separati per aziende separate), allora dovresti attivare Abilita la suddivisione dei dati.
In questo caso è necessario specificare:
-
Nome della colonna per la suddivisione dei dati: inserisci il nome della colonna che Perk può utilizzare per determinare a quale azienda si applicano i dati, ad esempio
Nome dell'azienda -
Valore diviso: specificare il valore indicato nel file che identifica l'azienda, ad esempio
aziendaES. - Azienda: seleziona la società Perk da associare al valore di suddivisione, ad esempio Società A - entità spagnola.
È possibile aggiungere tutti i valori necessari per coprire tutti i requisiti. Le righe che non contengono alcun valore o che contengono un valore che non è stato specificato e mappato a un'azienda nella configurazione vengono ignorate.
Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori, puoi:
- Salva come inattivo: la configurazione viene mantenuta ma non presa in considerazione quando il file viene caricato.
- Salva come attivo: la configurazione viene conservata e utilizzata da Perk per elaborare i file caricati sul server SFTP.
Visualizzazione e modifica delle configurazioni SFTP
Nella panoramica della scheda Importazione SFTP puoi vedere tutte le configurazioni impostate per l'organizzazione.
Nella tabella vengono visualizzate le aziende interessate dall'importazione, il tipo di dati, il modello di nome file utilizzato, dove il file deve essere caricato all'interno del server SFTP e l'ultima volta che è stata modificata la configurazione.
Puoi modificare qualsiasi impostazione cliccando ModificareÈ possibile attivare o disattivare qualsiasi importazione di file a seconda delle necessità facendo clic sull'interruttore a levetta in Stato colonna.
Tieni presente che quando disattivi o attivi una configurazione, la configurazione è solo considerato per i file appena caricatiSe sul server SFTP sono già presenti file non elaborati, questi non verranno elaborati. È necessario scaricare e caricare nuovamente i file affinché venga avviato il processo di importazione.