L'integrazione di Perk con Oracle NetSuite collega Perk al sistema ERP NetSuite di un'azienda, consentendo il trasferimento automatico dei dati di spesa tra i due sistemi. Questo articolo spiega il funzionamento dell'integrazione, la mappatura e il flusso dei dati tra Perk e NetSuite e il comportamento di ciascun tipo di record, dai dipendenti alle carte aziendali, una volta stabilita la connessione. Leggilo per comprendere i concetti alla base dell'integrazione.
Panoramica
L'integrazione di Perk con Oracle NetSuite automatizza la gestione delle spese collegando Perk al sistema ERP NetSuite dell'azienda. Elimina l'inserimento manuale dei dati, garantisce l'accuratezza del monitoraggio finanziario e semplifica l'elaborazione delle spese in tutta l'azienda. L'integrazione supporta l'elaborazione automatica dei flussi di lavoro relativi a viaggi e spese ed è progettata come una soluzione gestita e scalabile: sincronizza automaticamente le spese con i registri contabili nativi di NetSuite per la finanza e le paghe ed è in grado di gestire requisiti e casi d'uso complessi.
L'integrazione offre alle aziende diversi vantaggi concreti:
- Nessun inserimento manuale dei dati relativi alle spese.
- I dati anagrafici, ovvero dipendenti, categorie, codici fiscali e altri dati di riferimento, rimangono automaticamente coerenti tra i due sistemi.
- I flussi di lavoro di approvazione vengono eseguiti in Perk e si sincronizzano automaticamente, in modo che le approvazioni non vengano mai duplicate in NetSuite.
- Lo scambio di dati in tempo reale garantisce la coerenza e la precisione di entrambi i sistemi.
- Supporto per più filiali NetSuite tramite la piattaforma multi-entità (OneWorld).
- Supporto per più valute con tassi di cambio automatici.
- Supporto per le configurazioni Legacy Tax e SuiteTax.
Quali dati vengono trasferiti tra Perk e NetSuite?
I dati vengono scambiati tra Perk e NetSuite in entrambe le direzioni e la tempistica dipende dal tipo di record: alcuni dati vengono sincronizzati in tempo reale, altri secondo una pianificazione e altri ancora solo quando qualcuno ne attiva manualmente la sincronizzazione.
NetSuite invia a Perk i seguenti dati anagrafici: dipendenti, categorie di spesa, oggetti di costo (creati a partire dalle classificazioni di NetSuite, come reparti, classi, sedi, segmenti personalizzati, progetti o clienti), campi personalizzati e tag (dimensioni di classificazione aggiuntive, create nello stesso modo degli oggetti di costo), codici fiscali e schede aziendali create in NetSuite.
Perk invia a NetSuite i seguenti dati transazionali: spese approvate (pagate dall'azienda, pagate privatamente e spese di viaggio) e carte aziendali create in Perk.
I due sistemi si scambiano questi dati tramite endpoint API REST sicuri, utilizzando l'autenticazione basata su token OAuth 1.0 per mantenere la connessione protetta.
Come i dati di Perk e NetSuite si mappano tra loro
Ogni oggetto NetSuite ha un oggetto corrispondente in Perk, e comprendere questa mappatura semplifica il tracciamento del percorso di un record tra i due sistemi.
| Oggetto NetSuite | Oggetto vantaggio | A cosa serve |
|---|---|---|
| Dipendente | Utente | Gestione degli utenti |
| Classificazione (reparto, classe, ubicazione, segmento personalizzato, progetto o cliente) | Oggetto di costo | Gestione degli oggetti di costo e dell'allocazione dei costi |
| Classificazione (reparto, classe, ubicazione, segmento personalizzato, progetto o cliente) | Campo personalizzato | Gestione della classificazione e delle dimensioni secondarie |
| Carta aziendale | Carta aziendale | Gestione delle carte aziendali |
| Codice fiscale | Importo dell'imposta | Gestione delle aliquote fiscali |
| Categoria di spesa | Categoria di spesa | Gestione delle categorie di spesa |
Gestione dei dipendenti e altri dati anagrafici
I dati master costituiscono la base su cui si fonda l'integrazione: dipendenti, categorie, oggetti di costo, aliquote fiscali, schede aziendali e campi personalizzati vengono sincronizzati tra Perk e NetSuite in modi diversi.
Dipendenti
Un utente deve sincronizzare i propri dati prima di poter esportare le spese da Perk a NetSuite. L'integrazione sincronizza ciascun dipendente con la stessa entità legale di Perk a cui appartiene la filiale in NetSuite e memorizza l'ID interno di NetSuite per il dipendente nel campo "Account (ERP)" di Perk. L'indirizzo email di ciascun utente deve essere univoco in entrambi i sistemi, poiché l'indirizzo email è la chiave di corrispondenza: gli indirizzi email che utilizzano il prefisso "+" (ad esempio, nome+tag@esempio.com) non sono supportati. Solo i dipendenti che appartengono a filiali collegate a Perk, ovvero filiali con un ID di entità legale già configurato, possono sincronizzare i dati.
La strategia di sincronizzazione utilizzata da un'azienda dipende da come gestisce gli utenti in Perk:
- Invio dipendente: per le aziende in cui NetSuite crea e gestisce i dipendenti e questi devono essere registrati in Perk. NetSuite invia i dati del dipendente e Perk restituisce a NetSuite il nuovo ID utente Perk.
- Recupera l'ID Perk tramite email: per le aziende in cui gli utenti sono già presenti in Perk, ad esempio, creati tramite SCIM o manualmente, e necessitano di essere collegati al loro record dipendente in NetSuite. L'abbinamento avviene tramite indirizzo email.
- Recupera l'ID del vantaggio tramite ID dipendente: stesso caso d'uso del recupero tramite email, ma la corrispondenza avviene tramite l'ID dipendente di NetSuite.
La sincronizzazione può essere eseguita record per record in tempo reale oppure in blocco tramite importazione CSV in NetSuite.
Categorie
In Perk, le categorie sono i conti utilizzati per registrare le spese e ciascuna è collegata a un conto del libro mastro generale in NetSuite. Le categorie si sincronizzano singolarmente e in tempo reale. Una categoria abilitata per una sola filiale di NetSuite si sincronizza solo con l'entità legale Perk di tale filiale.
Oggetti di costo
In Perk, gli oggetti di costo sono strutture gerarchiche che assegnano i costi a dimensioni come reparti, progetti o clienti. L'integrazione consente a un'azienda di scegliere quale classificazione di NetSuite fungerà da oggetto di costo (reparti, classi, sedi, segmenti personalizzati, progetti o clienti) e crea automaticamente una tabella di oggetti di costo dedicata, collegata a tale classificazione.
L'integrazione crea e gestisce oggetti di costo per ogni entità legale e li limita automaticamente alle filiali in cui è abilitata la classificazione scelta. Le relazioni padre-figlio, in particolare le gerarchie dipartimentali, vengono trasferite da NetSuite alla struttura degli oggetti di costo di Perk. Un'azienda può impostare responsabili dell'approvazione e limiti di approvazione per ogni oggetto di costo in NetSuite, ma il responsabile dell'approvazione deve essere già sincronizzato con Perk prima che chiunque possa selezionarlo.
La sincronizzazione degli oggetti di costo avviene in due fasi: prima NetSuite li crea a partire dalla classificazione scelta, poi li sincronizza con Perk.
Aliquote fiscali
L'integrazione supporta sia Legacy Tax che SuiteTax. Sono disponibili per la sincronizzazione solo i codici fiscali collegati a una registrazione fiscale attiva (nexus) per una filiale connessa; i gruppi di codici fiscali non sono supportati, solo i singoli codici fiscali. I codici fiscali vengono sincronizzati singolarmente e in tempo reale.
Carte aziendali
Per esportare le transazioni di una carta aziendale, è necessario mapparla da Perk a NetSuite. Ogni carta deve essere associata a un titolare attivo e sincronizzato con Perk. La sincronizzazione può essere eseguita manualmente o con cadenza giornaliera e l'integrazione rileva automaticamente le carte Perk non ancora sincronizzate con NetSuite. L'esportazione di una transazione non è possibile finché il campo "Numero creditore (ERP)" della carta in Perk non contiene l'ID interno NetSuite corrispondente.
campi_personalizzati_utente
I campi personalizzati in Perk, creati a partire dalle classificazioni di NetSuite nello stesso modo degli oggetti di costo, aggiungono un secondo livello di classificazione alle spese, fornendo report più dettagliati rispetto all'oggetto di costo principale. Un'azienda può utilizzare contemporaneamente diverse classificazioni come campi personalizzati. Affinché le esportazioni funzionino, il codice del campo personalizzato in Perk deve corrispondere all'ID interno del record corrispondente in NetSuite. Come gli oggetti di costo, i campi personalizzati vengono creati e gestiti per ogni entità legale e l'integrazione li limita automaticamente alle filiali in cui è abilitata la classificazione di origine.
Processi aziendali supportati
L'integrazione copre i processi di spesa principali che la maggior parte dei team finanziari deve gestire quotidianamente.
| processo aziendale | Cosa copre |
|---|---|
| Rimborso spese | Prenotazione e rimborso delle spese sostenute dai dipendenti |
| Codifica contabile e allocazione dei conti | Collegamento delle categorie di spesa ai conti del libro mastro |
| Allocazione dei costi e dimensioni | Assegnazione della spesa a oggetti di costo e campi personalizzati |
| Gestione delle transazioni con carta di credito | Abbinamento e contabilizzazione delle transazioni con carta aziendale |
| Carte di abbonamento | Gestione delle spese ricorrenti effettuate con carta |
| Ammortamento | Ripartizione dei costi nel tempo |
| gestione dell'IVA | Applicazione di codici e aliquote fiscali tramite Legacy Tax o SuiteTax |
Come vengono registrate le spese in NetSuite
Una volta approvato in Perk, un elemento viene inviato a NetSuite in un formato che corrisponde alla struttura del record sottostante in Perk. Una nota spese di Perk diventa una nota spese di NetSuite. Perk utilizza i viaggi come contenitori per più spese, quindi quando un viaggio viene esportato, ogni singola spesa al suo interno diventa una riga a sé stante e, se una singola spesa si suddivide tra categorie o oggetti di costo, vengono create anche in questo caso più righe.
Una spesa di viaggio (una prenotazione importata in Perk da un'integrazione di viaggio, già pagata e tracciata separatamente dalle note spese) diventa una singola registrazione contabile per ogni spesa di viaggio, ulteriormente suddivisa in più righe se riguarda diverse categorie o oggetti di costo.
Ogni transazione effettuata con la carta aziendale diventa anche una registrazione contabile: la riga di addebito utilizza il conto spese della transazione, mentre la riga di accredito utilizza il conto della carta configurato al momento della sincronizzazione con NetSuite. Una transazione suddivisa tra categorie o oggetti di costo crea più righe di registrazione contabile e le note di credito vengono esportate come importi negativi su tali righe.
| Tipo di spesa | Record NetSuite | Come è strutturato |
|---|---|---|
| Spese vive | Rendiconto spese | Una riga di nota spese per ogni spesa, utilizzando il conto della categoria; il dipendente è il creditore |
| Diarie | Rendiconto spese | Una riga di nota spese per ogni voce di indennità giornaliera, con l'importo calcolato in base alla tariffa giornaliera applicabile anziché una ricevuta. |
| Spese di chilometraggio | Rendiconto spese | Una riga nella nota spese per ogni voce di chilometraggio, con l'importo calcolato in base alla tariffa chilometrica. |
| Spese della carta | Voce del diario | Una linea di addebito per ogni spesa, utilizzando il conto della categoria, bilanciata da una linea di credito sul conto NetSuite della carta. |
| Prenotazioni di viaggio | Voce del diario | Una riga di addebito per ogni spesa, utilizzando il conto della categoria, bilanciata da una riga di accredito sul conto di trasferimento del fornitore di viaggi configurato. |
Architettura e sicurezza
L'integrazione collega Perk e NetSuite tramite endpoint API REST sicuri, utilizzando l'autenticazione basata su token OAuth 1.0, in modo che la comunicazione rimanga crittografata utilizzando chiavi e token consumer emessi da NetSuite. Perk memorizza queste credenziali nelle proprie impostazioni di integrazione e un'azienda può revocarle o rinnovarle da NetSuite in qualsiasi momento.
Il flusso di dati è bidirezionale: i dati master fluiscono da NetSuite a Perk, e i dati transazionali fluiscono da Perk a NetSuite, con una sincronizzazione in tempo reale, programmata o attivata manualmente a seconda del tipo di record.
La configurazione dell'integrazione installa un SuiteBundle di NetSuite che include un ruolo personalizzato "Integrazione Yokoy", configurato con solo le autorizzazioni minime necessarie all'integrazione, secondo un approccio di minimo privilegio. Gli amministratori dell'account mantengono il controllo durante l'intero processo: possono gestire le impostazioni di NetSuite e i dati anagrafici direttamente dall'interfaccia utente di NetSuite e decidere quando aggiornare il bundle di integrazione man mano che sono disponibili nuove versioni. I registri delle versioni sono visibili direttamente nella nuova app di configurazione di Yokoy all'interno di NetSuite.
Limitazioni e personalizzazioni
L'integrazione supporta le funzionalità standard di NetSuite, create allo stesso modo per ogni cliente. Campi personalizzati, flussi di lavoro o script presenti nell'account NetSuite di un'azienda non sono garantiti per funzionare con l'integrazione e potrebbero richiedere una configurazione aggiuntiva per essere compatibili. Poiché l'integrazione è una soluzione standardizzata, non include deviazioni specifiche del cliente rispetto alle sue funzionalità principali: questo vale sia per l'ambiente di test (Sandbox) che per quello di produzione, e il processo di configurazione è identico in entrambi gli ambienti.