Potresti voler aggiungere ulteriori informazioni alle tue spese, alle richieste di rimborso chilometrico e alle indennità giornaliere per giustificare la spesa. Puoi farlo allegando documenti giustificativi. I documenti giustificativi sono sempre facoltativi. Perk non esegue alcun controllo per verificare che gli utenti abbiano caricato un documento.

Puoi esportare questi documenti giustificativi e le ricevute durante l'esportazione delle spese. Inoltre, a seconda dell'integrazione, potresti essere in grado di inviarle al tuo sistema finanziario, in aggiunta al file della ricevuta originale (se applicabile).

Perk ti permette di caricare i seguenti tipi di file:

• PDF
• Formato JPEG
• PNG
• XML

Per impostazione predefinita, è possibile caricare solo file PDF e immagini. Tuttavia, gli amministratori possono scegliere di consentire alle persone di caricare file XML.

Puoi caricare fino a tre documenti per spesa, con una dimensione massima del file di 5 MB. Per confermare il caricamento, bisogna risparmiare la spesaIn caso contrario, tutti i documenti caricati andranno persi.

Caricamento dei documenti giustificativi

I dipendenti possono allegare documenti giustificativi alle spese (ricevuta, senza ricevuta, indennità giornaliera e chilometraggio) per fornire la prova della richiesta o altre informazioni correlate che potrebbero essere rilevanti.

I revisori finanziari possono caricare o eliminare i documenti giustificativi solo se sono concesse autorizzazioni aggiuntive per modificare spese, indennità giornaliere e chilometraggioIn caso contrario, potranno visualizzare solo i documenti giustificativi.

Esportazione degli allegati

Dipendenti, responsabili delle approvazioni e revisori finanziari possono scaricare gli allegati relativi alla spesa in qualsiasi momento cliccando sul nome del file.

A seconda dell'integrazione, è possibile esportare i documenti giustificativi insieme ai dati delle spese. Gli allegati delle spese esportati sono accessibili in tre modi:

• Esporta registro: Se Esporta allegati è stato abilitato, gli allegati vengono compilati in un file compresso per tutte le spese esportate e possono essere scaricati dal registro delle esportazioni.
• API Yokoy: nello specifico Allegati spese endpoint. La risposta restituisce un URL di reindirizzamento da cui è possibile scaricare l'allegato. Il link scade dopo 15 minuti per motivi di sicurezza.
• Integrazione di vantaggi e terze parti: Alcune integrazioni importano questi allegati direttamente nel sistema di terze parti. Verifica la tua integrazione specifica.

File ZIP contenente tutti i documenti giustificativi per le spese esportate