Una policy per i dipendenti determina le impostazioni rese disponibili a un gruppo di dipendenti. Una policy per i dipendenti determina:

• categorie: le categorie che le persone possono selezionare.
• regole di spesa: le regole di spesa utilizzate per calcolare le spese per quelle persone.
• indennità giornaliere: indennità giornaliere applicabili a livello globale (indipendentemente dagli attraversamenti delle frontiere)
• chilometraggio: tariffe chilometriche applicabili a livello globale (indipendentemente dal contachilometri del dipendente)

Può essere utilizzato in aziende in cui le politiche aziendali prevedono regole diverse per i diversi gruppi di lavoro. Ad esempio, indennità giornaliere calcolate in modo diverso per i dirigenti rispetto ai singoli collaboratori, o indennità chilometriche che variano a seconda dell'appartenenza del dipendente a un reparto o a un altro (ad esempio, Vendite rispetto ad Acquisti).

Attenzione: Se si aggiunge una nuova tariffa giornaliera, categoria, regola di spesa o tariffa chilometrica, è necessario ricordarsi di assegnarla alla politica dei dipendenti. In caso contrario, non verrà applicato ai dipendenti nonostante sia attivo.

Abilitare le policy dei dipendenti

Le policy vengono abilitate a livello aziendale e si applicano a tutti i dipendenti associati a tale azienda.

Nota: Puoi scegliere se utilizzare le policy dei dipendenti nella tua azienda. Tuttavia, quando le abiliti, devi selezionarne uno per ogni persona.

1. Vai a Impostazioni > Account > Aziende, seleziona un'azienda, quindi scorri verso il basso e fai clic Visualizza le impostazioni di spesa.
2. In Conformità, seleziona la casella di controllo Abilitare le policy dei dipendenti.

IL Politiche per i dipendenti ora è possibile accedere alla configurazione tramite Impostazioni > Impostazioni spese.

Determinare una politica predefinita per i dipendenti

Una volta abilitate le policy dei dipendenti, a tutti deve essere assegnata una policy. Ciò significa che dovere fornire un ID valido della policy del dipendente quando si importano persone da soluzioni di terze parti (o tramite l'API Perk). Alcune soluzioni potrebbero non fornire queste informazioni. Pertanto, come soluzione alternativa, è possibile assegnare una policy dipendente predefinita, da utilizzare quando l'integrazione non include una policy dipendente per la persona.

Attenzione: Se importi persone da un'altra soluzione, assicurati di assegnare una policy predefinita. In caso contrario, le persone verranno create con uno stato inattivo. Prima di poter selezionare una policy predefinita, devi avere ha creato una politica.

Per impostare una policy predefinita:

1. Vai a Impostazioni > Account > Aziendee seleziona Visualizza le impostazioni di spesa.
2. In Conformità, seleziona la policy del dipendente che vuoi utilizzare per impostazione predefinita quando non viene fornito l'ID della policy.
3. Fai clic su Salva.

Aggiungi una nuova politica per i dipendenti

In Impostazioni > Impostazioni spese > Criteri dipendenti, puoi visualizzare tutte le policy aziendali relative ai dipendenti. Puoi associare a una policy tutte le categorie, le regole di spesa, le tariffe chilometriche, le tariffe giornaliere e i tag che desideri.

Le policy per i dipendenti vengono create a livello aziendale. Se si desidera applicare una policy simile a più aziende, è necessario creare policy per i dipendenti separate (e le relative categorie e regole di spesa) per ciascuna. È possibile scaricare la configurazione specifica di una policy cliccando su Scaricamento icona.

Per impostazione predefinita, vengono visualizzate le policy attive per l'azienda. Tuttavia, è possibile scegliere se visualizzare policy attive, inattive o in bozza. Stato elenco a discesa.

Prima di iniziare a creare una policy, assicurati di aver impostato tutti i categorie, regole di spesa, tariffe chilometriche, tariffe giornaliere E tag prima, poiché questi elementi sono obbligatori per la policy. Se si aggiungono nuove categorie, regole di spesa, tariffe chilometriche, tariffe giornaliere o tag dopo aver creato la policy per i dipendenti, è necessario assicurarsi di associarli in seguito. In caso contrario, gli utenti non saranno in grado di visualizzarli e utilizzarli, anche se sono attivi.

Se è necessario modificare i dettagli di una policy, fare clic sulla policy e modificare le impostazioni applicabili. Una volta creata, è possibile non è possibile eliminare una policyLe policy vengono gestite a fini di controllo. È possibile disattivare una policy in base alle proprie esigenze cliccando su Disattivare icona.

1. Seleziona l'azienda
2. Clic + Aggiungi nuova politicaIn alternativa, puoi importare più policy contemporaneamente.
3. Inserire la configurazione della policy.
4. Clic Salva per mantenere una bozza o Attivare per rendere la politica disponibile per la selezione.

Importare le politiche dei dipendenti

Per importare più policy contemporaneamente, fare clic su Importa file nell'angolo in alto a destra dello schermo. Apparirà una finestra in cui potrai scaricare un file CSV di esempio.

Il file CSV contiene gli stessi campi di quello per la creazione manuale di una policy, con un campo ID aggiuntivo per l'identificativo univoco della policy. Non è necessario inserire un ID, poiché viene generato automaticamente durante l'importazione.

Perk supporta file CSV con codifica UTF-8, UTF-16 e ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1).

Dopo aver inserito tutti i dati richiesti nel file CSV, fare clic su Importa file nell'angolo in alto a destra dello schermo e seleziona l'entità aziendale a cui desideri applicare le modifiche. Fai clic Scegli file per caricare il file CSV o utilizzare la funzione drag-and-drop per trascinare il file direttamente nel campo. Per completare il processo, fare clic su Avvia l'importazione.

Una volta completata l'importazione, puoi scaricare un report che ti aiuterà a risolvere eventuali errori.

Assegnare una politica sui dipendenti a una persona

Per applicare le regole a un gruppo di persone, è necessario selezionare una policy nel profilo personale.

Per fare ciò:

1. Vai a Persone
2. Fare clic su un dipendente.
3. Vai al Organizzazione scheda.
4. Nella sezione Politiche e approvazioni, in Politica dei dipendenti selezionare la polizza per la persona.
5. Clic Salva.